Η επεξεργασία μισθοδοσίας είναι μια λεπτομερής εργασία που απαιτεί σταθερές μαθηματικές και δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων. Ο εργοδότης ή το προσωπικό μισθοδοσίας πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι μισθοί όλων των εργαζομένων είναι ακριβείς και έγκαιρες. Σε πολλές περιπτώσεις, πρέπει να αλληλεπιδρούν με τους διευθυντές και τους εποπτικούς φορείς για να διασφαλίσουν ότι όλοι μέσα στην εταιρεία κατανοούν τις διαδικασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας. Για την αποτελεσματική εκπλήρωση των καθηκόντων τους, το προσωπικό μισθοδοσίας θα πρέπει να σχεδιάσει ένα βελτιωμένο σύστημα μισθοδοσίας, το οποίο περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των κρίσιμων πληροφοριών μισθοδοσίας.
Τεκμηρίωση διαδικασιών μισθοδοσίας
Ρυθμίσεις ρολογιού και χρόνου καρτών εγγράφων. Πολλές εταιρείες με ωρομίσθιοι απαιτούν από αυτούς να χτυπήσουν ένα χρονόμετρο. άλλοι απαιτούν από αυτούς να συμπληρώσουν μια κάρτα χρόνου. Οι ωρομίσθιοι υπάλληλοι που λαμβάνουν βασίζονται στις ώρες που απεικονίζονται στις κάρτες χρόνου τους. επομένως, οι τυχόν αλλαγές ρολογιού ή κάρτας χρόνου που εφαρμόζονται, πρέπει να αναφέρονται γραπτώς σε όλους τους υπαλλήλους. Μπορείτε είτε να στείλετε ένα σημείωμα στους διαχειριστές / επιβλέποντες είτε μπορείτε να τους παραδώσετε μια τυπωμένη έκδοση των αλλαγών. Οι διαχειριστές / επόπτες είναι υπεύθυνοι για τη μεταβίβαση οποιωνδήποτε αναγκαίων αλλαγών στους υπαλλήλους τους.
Εκτυπώστε ένα ετήσιο ημερολόγιο μισθοδοσίας. Πριν από το τέλος κάθε έτους, ελέγξτε προσεκτικά τις ημερομηνίες του επόμενου έτους για να καθορίσετε τις ημερομηνίες επεξεργασίας μισθοδοσίας που θα εμφανιστούν. Σημειώστε τις αργίες, τις αργίες και τις άλλες εταιρικές αργίες. Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρώματα για να επισημάνετε τις ημερομηνίες υποβολής για αλλαγές χρόνου και μισθοδοσίας, καθώς και τις πραγματικές ημερομηνίες πληρωμής. Μια επαγγελματική εταιρεία εκτύπωσης μπορεί να σας βοηθήσει στην εκτύπωση αυτών των ημερολογίων. Διανέμουν το ημερολόγιο μισθοδοσίας σε όλους τους διευθυντές / επόπτες.
Διατηρήστε ένα πρότυπο φυλλάδιο επεξεργασίας μισθοδοσίας για το τμήμα μισθοδοσίας. Το φυλλάδιο πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βήματα επεξεργασίας μισθοδοσίας. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας έχει ένα πρόγραμμα διάρκειας δύο εβδομάδων, διαμορφώστε το φυλλάδιο και δηλώνει ακριβώς πώς συμβαίνει η επεξεργασία της μισθοδοσίας διάρκειας δύο εβδομάδων από την αρχή της περιόδου πληρωμής μέχρι το τέλος. Αυτό το βήμα είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό όταν εκπαιδεύετε νέο προσωπικό μισθοδοσίας.
Συμπεριλάβετε τη διαδικασία επεξεργασίας αναφορών και ελέγχου στο βιβλιάριο επεξεργασίας μισθοδοσίας. Μετά την εκτύπωση των μισθών ή τη μετάδοση του αρχείου άμεσης κατάθεσης στην τράπεζα, η διαδικασία μισθοδοσίας εξακολουθεί να μην είναι πλήρης. Εγγράψτε αυτά τα βήματα, όπως την εκτύπωση και την καταχώρηση των μητρώων μισθοδοσίας και των φορολογικών εκθέσεων, καθώς και τα ονόματα των ατόμων που θα παραδώσετε τις πληρωμές / αμοιβές. Καθώς οι πληροφορίες αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου, ενημερώστε το φυλλάδιο και βεβαιωθείτε ότι όλοι στο τμήμα μισθοδοσίας έχουν ένα αντίγραφο.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος του προσωπικού μισθοδοσίας καταλαβαίνει το ρόλο του. Έγγραφα και να τους δώσει ένα αντίγραφο των ειδικών καθηκόντων τους για να εξασφαλίσουν ότι κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας μισθοδοσίας γνωρίζουν τις ευθύνες τους.
