Οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας είναι απαραίτητες για να διασφαλιστεί η ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης. Εξασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν τα συνήθη καθήκοντα με τον ίδιο τρόπο και ότι η εταιρεία είναι συνεπής και ακριβής. Επιπλέον, οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας εξασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι εκτελούν την εργασία τους με ασφάλεια και σωστά. Απαιτούνται δεξιότητες επικοινωνίας για την αποτελεσματική εφαρμογή τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας. Το μέγεθος της επιχείρησής σας και οι διαδικασίες που θέλετε να εφαρμόσετε θα καθορίσουν τον τρόπο επικοινωνίας τους με τους υπαλλήλους σας.
Αξιολογήστε το κοινό-στόχο για αυτές τις διαδικασίες λειτουργίας. Εάν οι διαδικασίες ισχύουν για μια μικρή ομάδα ανθρώπων, μια ομαδική συνάντηση λειτουργεί καλύτερα. εάν ισχύουν για ολόκληρη την εταιρεία και είναι μια μεγάλη εταιρεία, ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα ενημερωτικό δελτίο μπορεί να πάρει τη λέξη πιο γρήγορα. Εναλλακτικά, οργανώστε μια συνάντηση με διευθυντές και διευθυντικά στελέχη και ενημερώστε τους για τις νέες διαδικασίες. Ζητήστε τους να ενημερώσουν τις ομάδες και τις υπηρεσίες τους για τις νέες διαδικασίες.
Να είστε σύντομος. Εξηγήστε τι είναι οι νέες διαδικασίες λειτουργίας και πώς διαφέρουν από τις παλαιές. Εξηγήστε τον σκοπό της εφαρμογής των νέων διαδικασιών. Περιγράψτε πώς οι νέες διαδικασίες θα βελτιώσουν την επιχείρηση και πώς θα επηρεάσει τους εργαζομένους. Για παράδειγμα, μπορεί να διαρκέσει μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους ή να επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται.
Διοργανώστε συνεδρίες κατάρτισης ή συνεδρίες one-on-one εάν οι διαδικασίες είναι περίπλοκες. Αξίζει να βρεθεί ο καιρός να σιγουρευτεί ότι ο καθένας κατανοεί πλήρως τις νέες διαδικασίες.
Ενημερώστε τους υπαλλήλους πώς να ακολουθήσετε τις διαδικασίες, μην ρωτάτε. Ενημερώστε ότι εσείς ή άλλοι διαχειριστές θα παρακολουθείτε την ικανότητά τους να εφαρμόζουν τις διαδικασίες. Δώστε τους κίνητρα για την αντιμετώπιση των νέων διαδικασιών, υπενθυμίζοντάς τους ότι οι νέες διαδικασίες θα βελτιώσουν την ικανότητά τους να κάνουν τη δουλειά τους.
Ζητήστε πληροφορίες σχετικά με τις νέες διαδικασίες. Συχνά, εφαρμόζονται διαδικασίες για τη βελτίωση μιας πτυχής της λειτουργίας. Κανείς δεν είναι πιο εξοικειωμένος με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της διαδικασίας από εκείνους που το χρησιμοποιούν άμεσα. Πάρτε τα σχόλιά τους για να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία είναι αποτελεσματική.
Κάνετε τις οδηγίες προσιτές. Δημοσιεύστε τις διαδικασίες στον εσωτερικό ιστό, στείλτε υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δώστε ένα αντίγραφο για τους υπαλλήλους.
