Η σύγχρονη τεχνολογία γραφείου καθιστά την προϋπόθεση του ίδιου του γραφείου λιγότερο σημαντική, καθώς η κάλυψη της πρόσβασης στο Internet και η απόδοση βελτιώνονται. Το σύγχρονο περιβάλλον γραφείου είναι περισσότερο για το τι μπορείτε να κάνετε σε αντίθεση με το πού το κάνετε. Η νέα τεχνολογία αλλάζει το πεδίο εφαρμογής αυτού που θεωρείται γραφείο. Τα γραφεία αναπόφευκτα υιοθετούν νεότερες τεχνολογίες που κάνουν περισσότερη δουλειά με λιγότερους ανθρώπους και υπάρχει πίεση να διατηρηθεί μια σύγχρονη επαγγελματική εικόνα με την παραμονή στην κορυφή των τελευταίων τεχνολογικών τάσεων.
Εξοικονόμηση χρόνου μέσω αποδοτικότητας και αυτοματισμού
Χρησιμοποιώντας σύγχρονη τεχνολογία γραφείου, οι εργαζόμενοι δαπανούν λιγότερο χρόνο σε καθήκοντα ρουτίνας, γεγονός που τους απαλλάσσει για πρόσθετα έργα. Οι καταλαβαίνω εργαζόμενοι σε υπολογιστές διερευνούν τις πρακτικές αυτοματοποίησης υπολογιστών, μειώνοντας τον χρόνο που αφιερώνεται σε συχνές, επαναλαμβανόμενες εργασίες. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι εξοικονομούν χρόνο με τη μορφοποίηση εγγράφων χρησιμοποιώντας πρότυπα. Κάποιος μπορεί να βελτιώσει εκθετικά την αποτελεσματικότητα, μοιράζοντας ένα πρότυπο με άλλους εργαζόμενους μέσω της πρόσβασης σε απομακρυσμένο διακομιστή, αποθήκευσης νέφους και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από οπουδήποτε υπάρχει κυψελοειδής κάλυψη. Υπηρεσίες όπως το Google Drive, το iCloud και το Microsoft Azure είναι πρακτικές λύσεις για την οργάνωση και την κοινή χρήση συχνά χρησιμοποιημένων προτύπων, κοινόχρηστων υπολογιστικών φύλλων και εγγράφων που σχετίζονται με την εργασία. Η οργανωμένη κοινή χρήση σύννεφων εξαλείφει την ανάγκη για έναν ενδιάμεσο άτομο που μοιράζεται δεδομένα.
Η τοποθεσία είναι άσχετη. Οι αποταμιεύσεις μοιράζονται
Οι εργασίες που αφορούν έναν εργαζόμενο που κάθεται σε ένα τερματικό υπολογιστή όλη την ημέρα συνήθως δεν χρειάζεται να γίνονται σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία. Οι νέες τεχνολογίες επικοινωνίας όχι μόνο καθιστούν δυνατή την εργασία από το σπίτι και τον δρόμο, αλλά απρόσκοπτα. Αν κάνετε τη δουλειά σας σε ένα φορητό υπολογιστή, μπορείτε να το κάνετε το ίδιο από το γραφείο σας ή το τραπέζι σε ένα δωμάτιο ξενοδοχείου. Ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό συνεισφέρει προνόμια για τον εργοδότη και τον εργαζόμενο. Σύμφωνα με την Business Week, οι επιχειρήσεις εξοικονομούν πάνω από 8.000 δολάρια ετησίως για κάθε εργαζόμενο τηλεργασίας. Οι ευκαιρίες τηλεμεταφοράς διευρύνουν την υποψήφια ομάδα επιχείρησης επειδή η τοποθεσία δεν είναι μεγάλη υπόθεση. Οι υπάλληλοι τηλεργασίας μπορούν να εξοικονομήσουν σημαντικά έξοδα μεταφοράς, εξοικονομούν χρόνο κάθε μέρα χωρίς να μετακινούνται και έχουν ευκολότερο χρόνο να ζυγίζουν την οικογενειακή ζωή.
Επιλογές επικοινωνίας συνεχίζουν να μεγαλώνουν
Οι καθυστερημένες συνομιλίες με βίντεο σε pixel στην αίθουσα συσκέψεων είναι κάτι το παρελθόν: οι συνδέσεις ευρυζωνικών και κινητών διαδικτύου είναι αρκετά γρήγορες για να χειρίζονται ταυτόχρονες ροές βίντεο χωρίς να προσδένονται άνθρωποι σε φυσικές τοποθεσίες. Οι υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης όπως το Skype δουλεύουν εξαιρετικά για τη διεξαγωγή συναντήσεων χωρίς να έχουν συμμετέχοντες στο ίδιο κτίριο. Τα κοινωνικά μέσα είναι μια εναλλακτική διαδρομή για την επικοινωνία των πελατών: η ισχυρή παρουσία των κοινωνικών μέσων μπορεί να προχωρήσει αρκετά προς την κατεύθυνση της ενίσχυσης της κατώτατης γραμμής. Επιπλέον, η τεχνολογία όπως το VoIP κόβει το κόστος εξαλείφοντας την ανάγκη για σταθερά τηλέφωνα. Η προσκόλληση στην παλιά τεχνολογία για πολύ καιρό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα. Για παράδειγμα, η υπηρεσία παραγγελίας τροφίμων GrubHub έπληξε τα εστιατόριά της, τα οποία εξακολουθούσαν να δέχονται παραγγελίες σε συσκευές φαξ.
Πρακτική εφεδρεία δεδομένων
Οι πυρκαγιές γραφείων, οι σεισμοί και οι αποτυχίες στο σκληρό δίσκο μπορούν να προκαλέσουν όλεθρο στα αρχεία ενός γραφείου. Η εφεδρεία δεδομένων μέσω υπηρεσιών cloud και απομακρυσμένης αποθήκευσης μπορεί να εξοικονομήσει μια επιχείρηση με πολλή θλίψη και χρήματα. Η αποθήκευση δεδομένων σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή καθιστά επίσης πρακτικό για τους εργαζόμενους να μοιράζονται τεράστιες ποσότητες πληροφοριών ανεξάρτητα από την τοποθεσία. Για παράδειγμα, οι επαγγελματίες του τομέα της ιατρικής μπορούν να χρησιμοποιήσουν τεράστιες βάσεις δεδομένων για το ιστορικό ασθενών για να μελετήσουν ασθένειες και να αναπτύξουν νέες θεραπείες. Οι βάσεις δεδομένων σύννεφων και διακομιστών μπορούν επίσης να εξοικονομήσουν χρήματα για επιχειρήσεις με την ενοποίηση προϊόντων και υπηρεσιών.
