Η σύνταξη μιας εσωτερικής επιστολής επιχειρήσεων περιλαμβάνει την κατανόηση του κοινού σας και την εστίαση σε ένα συγκεκριμένο στόχο. Ανεξάρτητα από το θέμα, οι εκτιμήσεις του κοινού και του τόνος είναι ζωτικής σημασίας για την αποφυγή συγκρούσεων, σύγχυσης και παραπληροφόρησης. Για να εξασφαλίσετε την επιτυχία, ακολουθήστε μια δομή, συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες και διορθώστε προσεκτικά. Μπορεί συχνά να βοηθήσει να δώσετε στον εαυτό σας χρόνο μεταξύ της σύνταξης της επιστολής και της τελικής αναθεώρησης για να διατηρηθεί η αντικειμενικότητα και να παραχθεί το πιο αποτελεσματικό κομμάτι της γραφής. Επομένως, ο προσεκτικός σχεδιασμός και η διαχείριση του χρόνου είναι και οι δύο σημαντικές πτυχές της διαδικασίας γραφής.
Δημιουργήστε ένα σωστό χαιρετισμό
Δημιουργήστε ένα σωστό χαιρετισμό για να ανοίξετε το γράμμα με τον κατάλληλο τόνο. Χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ", "Χαιρετισμούς" ή "Καλημέρα / απόγευμα" για να ανοίξετε την επιστολή και να δείξετε σεβασμό και ενσυναίσθηση για τον αναγνώστη. Για παράδειγμα: "Αγαπητοί συνάδελφοι".
Δημιουργήστε μια εισαγωγή. Στην εισαγωγή, να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το θέμα της επιστολής, ώστε ο αναγνώστης να κατανοεί τι να περιμένει. Η εισαγωγή σας μπορεί να μοιάζει με αυτό:
Πολλοί από εσάς αναρωτιέστε πότε θα ολοκληρωθεί η κατασκευή στο νέο γκαράζ μας στάθμευσης. Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω ότι η κατασκευή προβλέπεται να ολοκληρωθεί από την πρώτη εβδομάδα του Απριλίου.
Γράψτε μια αποτελεσματική παράγραφο σώματος και οργανώστε την οπτικά για να κρατήσετε τον αναγνώστη εμπλεκόμενο.
Η παράγραφος του σώματος περιέχει τις περισσότερες πληροφορίες, οπότε η οργάνωση είναι ιδιαίτερα σημαντική. Χρησιμοποιήστε σημεία με κουκκίδες, έντονα κείμενα ή άλλες τεχνικές για να επισημάνετε κρίσιμες πληροφορίες.
Κλείστε την επιστολή με τέλος καλής θέλησης. Αυτό συνεπάγεται τη δημιουργία ενός σωστού τόνος με τον αναγνώστη, ευχαριστώντας τους για το χρόνο τους. Περιλαμβάνει επίσης τη συμπερίληψη των απαραίτητων πληροφοριών σε περίπτωση που ο αναγνώστης έχει περισσότερες ερωτήσεις. Για παράδειγμα:
Σας ευχαριστούμε για το χρόνο και την υπομονή σας. Αν έχετε περαιτέρω απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τη διεύθυνση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται παρακάτω.
Εκτυπώστε το γράμμα και διορθώστε το για σφάλματα. Βρείτε τυχόν ορθογραφικά λάθη, στίγματα στίξης ή γραμματικά λάθη. Χρησιμοποιήστε το λεξικό και τον θησαυρό για να αναθεωρήσετε αδέξια λόγια ή παθητική φωνή και για να αποφύγετε την επανάληψη.
Συμβουλές
-
Όταν γράφετε εσωτερικά, θυμηθείτε ότι το έγγραφό σας μπορεί να φαίνεται και να διαβάζεται από οποιονδήποτε στην εταιρεία. Επομένως, διατηρήστε τις πληροφορίες ισορροπημένες, αντικειμενικές, προσιτές και ουδέτερες από πλευράς φύλου.
Προειδοποίηση
Ακόμα κι αν γνωρίζετε καλά τους συνεργάτες σας ή τους συναδέλφους σας, αποφύγετε έναν ανεπίσημο ή διακριτικό τόνο στο γράψιμο. Η παραγωγή ενός εγγράφου με μακροζωία είναι σημαντική στη γραπτή επικοινωνία και οι περιστασιακές λέξεις και φράσεις εύκολα παρερμηνεύονται.
