Οι θυμωμένες επιχειρηματικές επιστολές γράφονται από δυσαρεστημένους καταναλωτές ή υπαλλήλους που αναζητούν κάποιο είδος αλλαγής ή οικονομικής αμοιβής. Ο κύριος όγκος μιας θυμωμένης επιστολής, κοινώς ονομαζόμενης επιστολής καταγγελίας, περιλαμβάνει την ανασκόπηση των γεγονότων και των γεγονότων που οδηγούν στη δυσαρέσκεια. Εάν ο συγγραφέας επιστολών θέλει πραγματικά να εμπλακεί στην επιχείρηση σε μια εποικοδομητική συζήτηση, η επιστολή πρέπει να παραμείνει επαγγελματική καθ 'όλη τη διάρκεια.
Χρήση των πραγματικών δηλώσεων
Βάλτε στοιχεία στην επιστολή, όχι υποθέσεις ή απόψεις. Δηλώστε τι δημιούργησε απογοήτευση, θυμό ή αγωνία. Χρησιμοποιήστε στοιχεία που περιγράφουν τις λεπτομέρειες του τι συνέβη σε χρονολογική σειρά. Ενώ δηλώνετε τα γεγονότα, μην μεταδώσετε απόψεις ή συναισθήματα. Η επιστολή είναι πιο επαγγελματική και επομένως πιο αποτελεσματική, με τα συναισθήματα να παραμένουν όσο το δυνατόν περισσότερο.
Για παράδειγμα, "Υπάρχει χρέωση για τον λογαριασμό μου αεροπορικής εταιρείας για τρεις ελεγμένες σακούλες. Το εισιτήριό μου σημειώνει μόνο μία ελεγμένη τσάντα". Αυτές οι δηλώσεις είναι πραγματικές επειδή είναι αποδεδειγμένες με την τεκμηρίωση του λογαριασμού και του εισιτηρίου.
Μόλις αναφερθούν τα γεγονότα, εξηγήστε γιατί αυτό προκάλεσε θυμό και απογοήτευση. Αποφύγετε την κλήση ονομάτων, τις λεηλασίες και τις καταγγελίες. Για παράδειγμα, "Κλέβετε τα χρήματά μου με αυτές τις παράνομες χρεώσεις", αυξάνει μόνο το ζήτημα. Η απόδειξη της κλοπής είναι πολύ πιο δύσκολη από το να ζητάς από μια εταιρεία να αναλάβει την ευθύνη για ένα λάθος και θέτει αυτόματα την εταιρία στην άμυνα.
Σαφής και συνοπτική
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι διαχειριστές και τα τμήματα εξυπηρέτησης πελατών δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν ένα μυθιστόρημα. Παρόλο που είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι τα σχετικά γεγονότα μεταφέρονται, η διατήρηση των πραγμάτων σαφείς και συνοπτικές κρατάει τον αναγνώστη δεσμευμένο. Σκεφτείτε την επιστολή καταγγελίας ως περίληψη ενός πειράματος επιστήμης. υπάρχουν πολλές πληροφορίες που πηγαίνουν στο πείραμα και συνοψίζονται με συνοπτικό συμπέρασμα στο τέλος. Μια επιστολή καταγγελίας κάνει το ίδιο για να συνοψίσουμε τα γεγονότα και να δηλώσουμε την συναισθηματική δυσκολία.
Ένα παράδειγμα για το πώς να δηλώσετε το θυμό σας είναι: "Είμαι βέβαιος ότι μπορείτε να εκτιμήσετε την απογοήτευση που γνώρισε η οικογένειά μου όταν συνειδητοποιήσαμε τι συνέβαινε". Αυτή η προσέγγιση επιδιώκει μια αντίδραση αντίδρασης και όχι μια αμυντική.
Αίτηση για δράση
Λίγοι άνθρωποι γράφουν μια επιστολή απλά για να εξαερώσουν. η δράση και η επίλυση είναι συνήθως οι τελικοί στόχοι. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που έχει πρόβλημα με υποτιμητικά σχόλια από έναν συνάδελφο πιθανότατα θέλει να δει αλλαγές στην πολιτική της εταιρείας και πειθαρχικό πρωτόκολλο. Ένα παράδειγμα μιας επιστολής του καταναλωτή μπορεί να είναι όταν ένας επισκέπτης του ξενοδοχείου χρεώνεται λανθασμένα για διάφορες παροχές. μια γρήγορη επιστροφή είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα.
Αυτές οι επιθυμίες και το αίτημα για δράση αναφέρονται σαφώς στο τέλος του κύριου σώματος λίγο πριν το κλείσιμο. Ορισμένα γράμματα δηλώνουν επίσης τα επιθυμητά ψηφίσματα στην αρχή του γράμματος και στη συνέχεια τα επαναλαμβάνουν στο τέλος. Κρατήστε τα αιτήματα δράσης ευγενικά και συνοπτικά όπως και το υπόλοιπο γράμμα. Κάντε την επιθυμητή ανάλυση σαφής, ώστε ο αναγνώστης να κατανοεί τις προσδοκίες - αυτό δεν εγγυάται τίποτα, αλλά ξεκινά τη συζήτηση.
Για παράδειγμα, "Με βάση τα γεγονότα που σημειώσαμε παραπάνω, παρακαλούμε να δώσετε πλήρη επιστροφή όλων των εσφαλμένων χρεώσεων εντός των επόμενων δύο εργάσιμων ημερών." Ο αναγνώστης γνωρίζει τι θέλετε.
Ευγενική κλείσιμο και πληροφορίες επικοινωνίας
Κλείστε την επιστολή, ευχαριστώντας τον αναγνώστη για να αφιερώσετε χρόνο για να αναθεωρήσετε τα πάντα και να κατανοήσετε τα συναισθήματα που εμπλέκονται. Χρησιμοποιήστε ένα τυπικό κλείσιμο όπως "Ευχαριστούμε" ή "Χαιρετισμοί", ακολουθούμενο από το τυπωμένο σας όνομα και στοιχεία επικοινωνίας. Επαναλάβετε την επιστολή για ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη και ρίξτε μια ειλικρινή ματιά στον τόνο, για να διασφαλίσετε ότι παραμένει επαγγελματίας.
Σημειώστε τυχόν περιβλήματα με το γράμμα πληκτρολογώντας "Περιβλήματα", κάτω από τις πληροφορίες επαφών που διαχωρίζουν τα δύο μπλοκ με ένα κενό γραμμής. Τα σχετικά καταλύματα περιλαμβάνουν αποδείξεις, αλληλογραφία, φωτογραφίες ή άλλα έντυπα που υποστηρίζουν την περίπτωσή σας.
