Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα έχουν γίνει τόσο συνηθισμένα, ώστε έχει λίγη νόημα να φανταστούμε σύγχρονες εναλλακτικές λύσεις που βασίζονται αποκλειστικά σε χειρόγραφα βιβλία και παλιά σχολικά μηχανήματα. Αλλά είναι εύκολο να εξαρτάτε υπερβολικά από την αυτοματοποιημένη λογιστική. Προτού εμβαθύνετε βαθύτερα σε τεχνολογικές λύσεις, εξετάστε τις πιθανές παγίδες που επιτρέπουν σε μια μηχανή και ένα πρόγραμμα λογισμικού να αποθηκεύουν όλα τα δεδομένα σας και να υπολογίζουν βασικές αριθμητικές σχέσεις.
Ποιότητα των πληροφοριών
Η ποιότητα των πληροφοριών που παρέχει ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα εξαρτάται από την ποιότητα των πληροφοριών που εισάγετε. Μπορείτε να εισαγάγετε κάθε έλεγχο, απόδειξη και τιμολόγιο σε QuickBooks, αλλά εάν δεν έχετε ρυθμίσει το λογαριασμό λογαριασμού QuickBooks σας ώστε να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τις περιπλοκές της επιχείρησής σας, οι προσπάθειές σας θα αποφέρουν μόνο μερικές ή άσχετες πληροφορίες. Για παράδειγμα, αν η επιχείρησή σας λειτουργεί με πολλαπλούς τύπους λογαριασμών, όπως ηλεκτρονικούς λιανοπωλητές, θυρίδες για τούβλα και κονίαμα και απευθείας πωλήσεις σε πελάτες, τα λογιστικά σας στοιχεία δεν θα έχουν ιδιαίτερη σημασία εκτός αν παρακολουθείτε αυτές τις κατηγορίες χωριστά.
Το Ανθρώπινο Στοιχείο
Αν και τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα χρησιμοποιούν την τεχνολογία για τον υπολογισμό των ποσών και την αποθήκευση πληροφοριών, τα δεδομένα αυτά πρέπει να εισαχθούν από τους ανθρώπους και αυτοί οι άνθρωποι πρέπει να εκπαιδευτούν. Το εκπαιδευτικό προσωπικό σε προγράμματα λογισμικού μπορεί να είναι δαπανηρό και οι γνώσεις πρέπει να ενημερώνονται τακτικά επειδή τα λογιστικά συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών αλλάζουν, μερικές φορές κάθε χρόνο. Τα λάθη συμβαίνουν σε πολλά στάδια της καμπύλης μάθησης και ένα μηχανογραφημένο σύστημα με τύπους που χτίζουν το ένα το άλλο είναι πιθανό να συνθέσει φαινομενικά απλά σφάλματα, καθιστώντας ακόμη πιο δύσκολη την εύρεση του προβλήματος ενός προβλήματος.
Τεχνολογικές δαπάνες
Σχεδόν κάθε πτυχή ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος είναι δαπανηρή. Οι υπολογιστές είναι εκθετικά ακριβότεροι από τους λογαριασμούς χαρτιού και το λογισμικό που απαιτείται για τα λογιστικά σας στοιχεία προσθέτει ένα επιπλέον κόστος το οποίο συχνά πρέπει να ανανεώνεται ή να ενημερώνεται κάθε χρόνο. Ίσως χρειαστεί να πληρώσετε χρήματα για επισκευές, ή να προσλάβετε επαγγελματίες για εκπαίδευση, προσαρμοσμένο λογισμικό ή για να ξεδιπλώσετε ιδιαίτερα πολύπλοκα ατυχήματα.
Ασφάλεια και μονιμότητα
Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα είναι ευάλωτα σε θέματα ασφάλειας στον κυβερνοχώρο. Τα συστήματα που βασίζονται σε σύννεφα αποθηκεύουν τις πληροφορίες της επιχείρησής σας από απόσταση, όπου μπορούν να διαμαρτυρηθούν. Το σύστημά σας ενδέχεται να μολυνθεί από ιό που καταστρέφει ή καταστρέφει πληροφορίες. Οι υπολογιστές συντρίβονται επίσης περιοδικά, οπότε αν δεν είστε ιδιαίτερα επιμελής για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων, μπορεί να χάσετε πολλές ώρες εργασίας. Έτσι, ενώ τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα οργανώνουν πληροφορίες και κάνουν υπολογισμούς γρήγορα και αποτελεσματικά, μπορεί να δημιουργήσουν μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Η κατώτατη γραμμή είναι ότι δεν μπορούν ποτέ να σταθούν πλήρως για την άμεση γνώση των συστημάτων ή την άμεση εξοικείωση με τις λεπτομέρειες της λειτουργίας σας.
