Οι αναφορές κατάστασης του έργου αποτελούν έγγραφα ελέγχου για όσους προσπαθούν να διαχειριστούν ένα έργο, είτε πρόκειται για εργασία ενός ατόμου είτε για εργασία εκατοντάδων ατόμων σε πολλαπλές τοποθεσίες. Η έκθεση για την κατάσταση του έργου χρησιμεύει ως συνοπτική περίληψη της προόδου ενός έργου, της αναμενόμενης ημερομηνίας ολοκλήρωσης του και των δράσεων που έχουν αναληφθεί μετά την κατάρτιση της τελευταίας έκθεσης σχετικά με την κατάσταση του έργου. Βοηθά τους διαχειριστές να συνεχίσουν τις εργασίες τους και να εντοπίζουν τα προβλήματα αρκετά νωρίς ώστε να παράγουν ουσιαστικές λύσεις.
Περίληψη έργου
Μια αναφορά κατάστασης έργου αρχίζει συνήθως με μια σύντομη περιγραφή των σημαντικών στοιχείων του έργου. Αυτή η παράγραφος ή μπλοκ προσδιορίζει το όνομα του έργου, την ημερομηνία της έκθεσης, ποιος είναι υπεύθυνος για το έργο ή το τμήμα διαχείρισής του και μια δήλωση του στόχου του έργου. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες επικοινωνίας, όπως αριθμούς τηλεφώνου ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των βασικών μελών της ομάδας έργου. Αυτή η ενότητα είναι απίθανο να αλλάξει πολύ κατά τη διάρκεια του έργου και συχνά αντιγράφεται από μια αναφορά κατάστασης στην άλλη μόνο με την ημερομηνία που ενημερώνεται.
Παραδοτέα
Μια ενότητα που περιγράφει τα παραδοτέα του έργου είναι το κλειδί για μια αναφορά κατάστασης έργου. Αυτή η ενότητα θα πρέπει να απαριθμεί τα παραδοτέα και να δίνει την τρέχουσα κατάστασή τους σε μία ή δύο λέξεις. Για παράδειγμα, ένα φύλλο έργου εκτόξευσης προϊόντος μπορεί να έχει τέτοια παραδοτέα όπως διαφήμιση εκτύπωσης, συμβαλλόμενο μέρος εκτόξευσης πωλητή, εμφάνιση καταστήματος εμπορικών εκθέσεων και δημιουργίες τιμοκαταλόγου. Δίπλα σε κάθε παραδοτέο, ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να γράψει τέτοια πράγματα όπως "πλήρης" ή "παραγγελιά" ή "στον εκτυπωτή". Αυτό χρησιμεύει ως περίληψη του έργου με τις πιο λεπτομερείς εργασίες που αναφέρονται στην ενότητα χρονικού πλαισίου.
Χρονοδιαγράμματα
Το χρονοδιάγραμμα εργασιών είναι το στοιχείο μιας έκθεσης σχετικά με την κατάσταση του έργου, η οποία λαμβάνει συχνά τον μεγαλύτερο έλεγχο. Αυτή η ενότητα θα πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν από την τελευταία αναφορά κατάστασης έργου, τις εργασίες που πρέπει να γίνουν στην επόμενη περίοδο και τις ημερομηνίες που αναμένεται να ολοκληρωθούν οι εργασίες. Πολλές αναφορές κατάστασης έργου παρουσιάζουν αυτό σε ένα δίκτυο με ημερομηνίες που δίνονται για αναμενόμενη ολοκλήρωση και πραγματική ολοκλήρωση. Πολλοί διαχειριστές έργων επιλέγουν να χρωματίσουν τον κώδικα αυτού του τμήματος με διαφορετικά χρώματα που αντιπροσωπεύουν εργασίες που έχουν προγραμματιστεί, πριν από το χρονοδιάγραμμα, μετά το χρονοδιάγραμμα, ολοκληρώθηκαν ή βρίσκονται σε αναμονή.
Σημειώσεις, συστάσεις και επεξηγήσεις
Η έκθεση κατάστασης έργου πρέπει επίσης να απαριθμεί οποιεσδήποτε κόκκινες σημαίες, αιτήματα αλλαγής ή προκλήσεις που αντιμετωπίζει το έργο. Αυτό είναι ένα μέρος όπου μπορείτε να δείτε πού θα χρειαστούν πρόσθετοι πόροι ή πότε θα αλλάξουν οι ημερομηνίες παράδοσης. Αυτή η ενότητα μπορεί επίσης να αναφέρει πώς τα απροσδόκητα συμβάντα έχουν επηρεάσει το έργο, όπως προβλήματα λογισμικού, καθυστερημένη παράδοση από έναν προμηθευτή ή ελαττωματικά αναλώσιμα. Μερικοί διαχειριστές έργων θα διαχωρίσουν αυτήν την ενότητα από την αναφορά και θα την απαριθμήσουν σε ένα διακριτό έγγραφο που θα επισυνάψουν στην αναφορά κατάστασης έργου.
