Το σύνολο των οικονομικών καταστάσεων της εταιρείας σας περιλαμβάνει έναν ισολογισμό, μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και μια κατάσταση ταμειακών ροών. Σε συνδυασμό, απαντούν σε βασικά ερωτήματα σχετικά με την οικονομική σας υγεία. Η εταιρεία σας μεταφέρει υπερβολικό χρέος; Πόσο κερδοφόρα είναι; Πόσα μετρητά διαθέτετε; Τα πέντε στοιχεία των σημαντικότερων οικονομικών καταστάσεων είναι τα περιουσιακά στοιχεία, οι υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα και τα έξοδα.
Τα πέντε στοιχεία που ορίζονται
Τα πέντε μεγάλα είναι τα βασικά στοιχεία της οικονομικής θέσης της επιχείρησής σας. Μαζί δείχνουν πόσο καλά κάνει η εταιρεία σας.
Τα περιουσιακά στοιχεία είναι οτιδήποτε κατέχει η επιχείρησή σας, η οποία θα παράγει οικονομικό όφελος μέσω πολλαπλών λογιστικών περιόδων, για παράδειγμα. κτίρια, εξοπλισμό κατασκευής, διπλώματα ευρεσιτεχνίας, μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς και γη. Τα περιουσιακά στοιχεία διαφέρουν από, για παράδειγμα, την ηλεκτρική ενέργεια, η οποία παράγει οικονομικά οφέλη, αλλά χρησιμοποιείτε αμέσως. Ο λογαριασμός εξόφλησής σας είναι δαπάνη και όχι περιουσιακό στοιχείο. Τα αναλώσιμα μπορούν να πάνε με κάθε τρόπο. Οι προμήθειες είναι περιουσιακά στοιχεία μέχρι να χρησιμοποιηθούν και ένα έξοδο όταν χρησιμοποιούνται.
Οι υποχρεώσεις είναι οτιδήποτε είστε υποχρεωμένοι να πληρώσετε σε ένα πρόσωπο, επιχείρηση ή κυβέρνηση. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί, οι πληρωτέοι φόροι και οι πληρωτέοι μισθοί είναι όλες οι υποχρεώσεις. Σε αντίθεση με τις δαπάνες που αφαιρούνται από το εισόδημά σας στις οικονομικές καταστάσεις, οι υποχρεώσεις αφαιρούνται από τη συνολική αξία των στοιχείων ενεργητικού σας. Αυτό που απομένει είναι η ισότητα των ιδιοκτητών.
Η λογιστική ορίζει την ισότητα με διάφορους τρόπους. Ιδιότης των ιδίων κεφαλαίων είναι το ποσό που οι ιδιοκτήτες επενδύουν σε μια εταιρεία, συν τα κέρδη εις νέον, τα χρήματα τα οποία η επιχείρηση πραγματοποιεί και δεν δαπανά ή διανέμει ως μερίσματα. Το Equity ορίζεται επίσης ως μέρος της εξίσωσης του ισολογισμού: αφαιρέστε τις συνολικές υποχρεώσεις από τη συνολική αξία των περιουσιακών στοιχείων και βλέπετε τι αξίζει το μετοχικό κεφάλαιο. Εάν η εταιρεία έχει μεγάλο χρέος ή τα περιουσιακά της στοιχεία χάνουν αξία, τα ίδια κεφάλαια στον ισολογισμό μπορεί να είναι μικρότερα από τους συνεισφέροντες.
Τα έσοδα είναι το εισόδημα που παράγει η εταιρεία κατά την περίοδο που καλύπτεται από τη δήλωση. Τα λειτουργικά έσοδα προέρχονται από την εταιρεία που πωλεί αγαθά ή υπηρεσίες. Τα μη λειτουργικά έσοδα προέρχονται από άλλες πηγές, όπως οι τόκοι δανείων ή η απόδοση των επενδύσεων. Αν η λογιστική σας λειτουργεί σε ταμειακή βάση, αναφέρετε τα έσοδα όταν πληρώσετε. Αν χρησιμοποιείτε τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, καταγράφονται τα έσοδα όταν τα κερδίζετε. Εάν, ας πούμε, κάνετε μια δουλειά $ 1.000 για έναν πελάτη με πίστωση, καταγράφετε τα $ 1.000 μόλις ολοκληρωθεί η εργασία.
Μια δαπάνη, η πλευρά των εσόδων, είναι τα χρήματα που δαπανούν για να βγάλουν λεφτά. Η ενοικίαση, οι παροχές υπηρεσιών και οι μισθοί είναι όλα τα έξοδα. Οι αποσβέσεις, που είναι η απώλεια αξίας του περιουσιακού στοιχείου καθώς μεγαλώνει, είναι επίσης ένα έξοδο. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι μια κατηγορία δαπανών που καλύπτει τις δαπάνες που σχετίζονται με την παροχή των αντικειμένων ή υπηρεσιών που πωλείτε, όπως εργασία, υλικά και χρεωστικές ώρες. Εάν χρησιμοποιείτε την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων, αναφέρετε τα έξοδα μόλις χρωστάσετε τα χρήματα, όχι όταν πληρώνετε το λογαριασμό. η ταμειακή βάση αναφέρει το έξοδο όταν καταβάλλεται ο λογαριασμός.
Στοιχεία Οικονομικής Θέσης
Τα πέντε στοιχεία των οικονομικών καταστάσεων αλληλεπιδρούν και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Τα έσοδα και τα έξοδα είναι, παραδείγματος χάρη, τα στοιχεία της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων. Όταν προετοιμάζετε μια τριμηνιαία δήλωση, στην κορυφή της δήλωσης εμφανίζονται τα καθαρά έσοδά σας από τις πωλήσεις. Από αυτό το σύνολο, αφαιρείτε τα έξοδα, στη συνέχεια προσθέτετε μη λειτουργικά έσοδα και αφαιρείτε μη λειτουργικά έξοδα. Το αποτέλεσμα αυτού του υπολογισμού είναι το καθαρό σας εισόδημα, το οποίο σας λέει πόσο κερδοφόρα ήταν η εταιρεία σας για εκείνη την περίοδο. Τα έσοδά σας υπερέβησαν τα έξοδά σας; Με πόσο; Τα έσοδα από εργασίες ήταν πιο σημαντικά από τα έσοδα που δεν λειτουργούσαν; Αυτές οι ερωτήσεις απαντώνται καθώς ελέγχετε την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Ωστόσο, τα έσοδα που αναφέρθηκαν στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων ενδέχεται να μην έχουν εισπραχθεί ή να μην έχουν καταβληθεί δαπάνες. Σε αυτό το σημείο εισέρχεται μια κατάσταση ταμειακών ροών. Σε αντίθεση με την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, η κατάσταση ταμειακών ροών επικεντρώνεται μόνο στα χρήματα που αλλάζουν χρήματα. Για παράδειγμα, οι πληρωμές πελατών επηρεάζουν τις ταμειακές ροές, και αντιστρόφως, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί δεν είναι. Ένας τρόπος δημιουργίας της κατάστασης ταμειακών ροών είναι να λάβετε την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και να εξαλείψετε τυχόν έσοδα που δεν έχετε εισπράξει και δαπάνες που δεν έχετε πληρώσει. Εάν εκτελείτε την επιχείρησή σας χρησιμοποιώντας ταμειακή λογιστική, δεν χρειάζεστε ξεχωριστή κατάσταση ταμειακών ροών.
Τα έσοδα επηρεάζουν επίσης τον ισολογισμό. Ας υποθέσουμε ότι εισάγετε 475.000 δολάρια για το τρίμηνο, με έξοδα $ 250.000. Το καθαρό εισόδημα των 225.000 δολαρίων προστίθεται στα περιουσιακά σας στοιχεία και καταχωρείται σε εισπρακτέους λογαριασμούς ή σε μετρητά, ανάλογα με τον τρόπο πληρωμής. Καθώς η αξία των περιουσιακών στοιχείων αυξάνεται, το ίδιο ισχύει και για τα ίδια κεφάλαια.
Γιατί τα πέντε στοιχεία έχουν σημασία
Οι οικονομικές καταστάσεις είναι θεμελιώδεις για τη μέτρηση της οικονομικής υγείας της εταιρείας σας. Η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων εμφανίζει τα έσοδά σας και τα έξοδα για το μήνα, το τρίμηνο ή το έτος. Αν τρέχετε με κόκκινο χρώμα ή τα κέρδη σας είναι λεπτό, αυτό θα μπορούσε να είναι ένα προειδοποιητικό σημάδι των οικονομικών προβλημάτων μπροστά. Η κατάσταση ταμειακών ροών δείχνει πόσα χρήματα έχετε στη διάθεσή σας. Ακόμα κι αν είστε κερδοφόροι, χρειάζεστε μετρητά για να πληρώσετε το λογαριασμό νερού ή τους υπαλλήλους σας. Ο ισολογισμός αποτελεί στιγμιότυπο των στοιχείων ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων σας στο τέλος της περιόδου αναφοράς.
Ο τρόπος με τον οποίο οι καταστάσεις απεικονίζουν τα πέντε στοιχεία (περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, ίδια κεφάλαια, έσοδα και έξοδα) παρέχει πληροφορίες για οποιονδήποτε εντός ή εκτός της εταιρείας που ανησυχεί για την οικονομική της υγεία. Οι πληροφορίες μπορούν να οδηγήσουν σε περισσότερες ερωτήσεις, όπως, αν τα έσοδα είναι χαμηλότερα αυτό το τρίμηνο από το προηγούμενο τρίμηνο, υπάρχει κάποιο πρόβλημα; Εάν ο ισολογισμός παρουσιάζει σημαντικές υποχρεώσεις, είναι ότι ένα σημάδι που έχετε αναλάβει πάρα πολύ χρέος; Εάν τα έσοδα είναι υψηλά, αλλά υπάρχουν λίγα χρήματα που εισέρχονται, πρέπει να ωθήσετε τους πελάτες να πληρώσουν πιο γρήγορα; Κάνετε πολύ καλύτερα ή χειρότερα από τον μέσο όρο στον κλάδο σας;
Γιατί οι έλεγχοι είναι σημαντικοί
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μια επιχείρηση μπορεί να μοιραστεί τα πέντε στοιχεία για να κάνει την επιχείρηση να φαίνεται οικονομικά υγιής στις οικονομικές καταστάσεις όταν, στην πραγματικότητα, αγωνίζεται:
- Συμπληρώστε πωλήσεις που δεν έγιναν ποτέ.
- Αναφέρετε τα έσοδα προτού το κερδίσετε.
- Υπερβαίνει την αξία των περιουσιακών στοιχείων.
- Ζητήστε περιουσιακά στοιχεία που δεν υπάρχουν.
- Δημιουργήστε ψευδή έξοδα για να καλύψετε την υπεξαίρεση. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής καταγράφει μια αγορά $ 5.000 που δεν συνέβη ποτέ. Αντ 'αυτού, τα χρήματα πήγαν στην τσέπη του.
Οι επιτυχείς επιχειρήσεις θέτουν τους ελέγχους σε ισχύ για να αποτρέψουν αυτού του είδους τις δόλιες αναφορές. Εάν κάθε μεγάλη αγορά απαιτεί δύο άτομα να υπογράψουν, για παράδειγμα, είναι πιο δύσκολο για ένα άτομο να διαπράξει απάτη. Ωστόσο, δεν το κάνουν όλες οι εταιρείες. Αυτός είναι ένας λόγος που ελέγχονται οι οικονομικές καταστάσεις. Ένα άλλο είναι ότι οι τυποποιημένες λογιστικές πρακτικές καθίστανται ολοένα και πιο πολύπλοκες, καθιστώντας ευκολότερο τα λάθη ή την απάτη να γλιστρήσουν μέσα στις ρωγμές. Η ύπαρξη ετήσιων ελεγμένων δηλώσεων είναι υποχρεωτική εάν είστε εταιρία εισηγμένη στο χρηματιστήριο.
Οι ελεγμένες δηλώσεις είναι δαπανηρές επειδή είναι διεξοδικές. Πρώτον, ο ελεγκτής μελετά την εταιρεία σας και εξετάζει πιθανά σφάλματα ή απάτη στα στοιχεία της οικονομικής θέσης. Στη συνέχεια, δοκιμάζουν τους εσωτερικούς ελέγχους σας. Εάν φαίνεται ότι θα ήταν εξαιρετικά δύσκολο κάποιος να πραγματοποιήσει δαπάνες ή να δημιουργήσει φανταστικά έσοδα, ο ελεγκτής δεν πρέπει να είναι εξίσου εξαντλητικός. Αν όμως τα χειριστήρια σας είναι ακατάστατα, ο έλεγχος γίνεται σκληρότερος.
- Υπάρχουν τα περιουσιακά στοιχεία που αναφέρετε στον ισολογισμό;
- Είναι ακριβές το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών;
- Οι τραπεζικές σας δηλώσεις επιβεβαιώνουν τα ταμειακά διαθέσιμα που λέτε ότι έχετε;
- Οι πιστωτές σας επιβεβαιώνουν ότι οι υποχρεώσεις στον ισολογισμό είναι ακριβείς;
- Είναι σωστά τα αναφερόμενα έξοδα στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων;
Αφού ο ελεγκτής εξετάσει τα πέντε στοιχεία και τον τρόπο με τον οποίο τα αναφέρατε, θα λάβετε τη γνώμη του ελεγκτή:
- Μια ανεπιφύλακτη γνώμη ακούγεται άσχημα, αλλά είναι πραγματικά καλά νέα. Ο ελεγκτής λέει ότι οι δηλώσεις σας είναι ωραία, χωρίς επιφυλάξεις.
- Μια ειδική γνώμη αναφέρει ότι οι οικονομικές καταστάσεις σας είναι συνήθως καλές, αλλά ορισμένες πληροφορίες δεν ήταν δυνατόν να επαληθευτούν.
- Μια αρνητική γνώμη αναφέρει ότι υπάρχουν σοβαρά προβλήματα που πρέπει να καθοριστούν.
- Η αποκήρυξη του ελεγκτή λέει ότι δεν είναι δυνατόν να σχηματιστεί γνώμη. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι λείπουν πάρα πολλά έγγραφα για να επιβεβαιώσετε ότι τα στοιχεία είναι ακριβή ή ότι η ομάδα διαχείρισης σας αρνήθηκε να συνεργαστεί.
