Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι σημαντικές για μια επιχείρηση επειδή, όπως εξήγησε το Υπουργείο Υγείας και Οικογενειών της Αυστραλίας, καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας μιας επιχείρησης και τον προσδιορισμό της ηθικής, ηθικής και νομικής απόψεως της επιχείρησης. Η βελτίωση των πολιτικών και διαδικασιών μπορεί έτσι να ενισχύσει την παραγωγικότητα της εταιρείας και τις εσωτερικές και εξωτερικές σχέσεις. Αυτό με τη σειρά του μπορεί να μεταφραστεί σε καλύτερα έσοδα και συνολική επιχειρηματική επιτυχία.
Προσδιορίστε τους στόχους της επιχείρησης. Τα πάντα στις πολιτικές και τις διαδικασίες πρέπει να αντανακλούν αυτούς τους στόχους.
Ελέγξτε τις τρέχουσες πολιτικές και διαδικασίες για να μάθετε αν είναι ενημερωμένες και ανταποκρίνονται στους στόχους της εταιρείας.
Διεξάγετε επίσημες και ανεπίσημες συναντήσεις με εργαζόμενους, συνεντεύξεις και έρευνες για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με το τι οι εργαζόμενοι θεωρούν ότι πρέπει να είναι στις πολιτικές και τις διαδικασίες. Είναι πιθανό η διοίκηση να έχει διαφορετικές απόψεις για το τι είναι σημαντικό για τις πολιτικές και τις διαδικασίες. Η συμπερίληψη των απόψεων των εργαζομένων εξαλείφει τον κίνδυνο να έχουν πολιτικές και διαδικασίες που δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες των εργαζομένων.
Διερεύνηση νόμων που ισχύουν για επιχειρηματικές δραστηριότητες. Αυτοί οι νόμοι μπορούν να αλλάξουν με το χρόνο. Το τρέχον εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών πρέπει να αντικατοπτρίζει την τρέχουσα έκδοση των νόμων και να καθορίζει σαφώς τον τρόπο με τον οποίο οι νόμοι αυτοί επηρεάζουν τα πρωτόκολλα.
Διαχωρίστε τις πολιτικές και τις διαδικασίες σε δύο ενότητες. Το πρώτο τμήμα πρέπει να περιγράφει τα πρωτόκολλα που ισχύουν για όλους τους υπαλλήλους. Το δεύτερο τμήμα θα πρέπει να υποδιαιρείται ανά τμήμα και να αναφέρει λεπτομερώς τους κανονισμούς που ισχύουν για κάθε τμήμα της εταιρείας. Αυτό επιτρέπει στους εργαζόμενους να βρίσκουν τα δεδομένα που σχετίζονται με την εργασία τους πολύ γρήγορα.
Επιλέξτε μια μορφή για τις αναθεωρημένες πολιτικές και διαδικασίες που είναι συνοπτική και δεν αφήνει τους αναγνώστες να αναποδογυρίζουν σε όλο το εγχειρίδιο.
Αναπτύξτε και επεξεργαστείτε το περίγραμμα για κάθε τμήμα. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν οι περιγραφές των υπηρεσιών και των θέσεων εργασίας είναι σαφείς και να τις εξετάσετε από μια επιτροπή για να εντοπίσετε τυχόν τομείς ασάφειας.
Ελέγξτε τις πολιτικές και τις διαδικασίες για τα 7 C. Όπως περιγράφεται από τον Chris Anderson του work.com, οι 7 Cs περιλαμβάνουν το πλαίσιο (συσχετισμοί είναι σχετικοί), η συνέπεια (όροι που χρησιμοποιούνται με τον ίδιο τρόπο καθ 'όλη τη διάρκεια), η πληρότητα (χωρίς κενά πληροφόρησης), ο έλεγχος οι όροι δείχνουν τον τρόπο εκπλήρωσης των κανόνων και των ποινών), την ορθότητα (χωρίς τυπογραφικά λάθη, ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη) και τη σαφήνεια (χωρίς αμφιβολία).
Έχουν αναθεωρήσει τις πολιτικές και τις διαδικασίες από εμπειρογνώμονες εκτός της εταιρείας. Για παράδειγμα, ένας δικηγόρος μπορεί να εξετάσει τις πολιτικές και τις διαδικασίες για να βεβαιωθεί ότι δεν περιέχουν νομικά κενά ή υποχρεώσεις.
Συμβουλές
-
Διατηρήστε κατά νου τα διαφορετικά στυλ μάθησης κατά την κατασκευή των πολιτικών και των διαδικασιών. Βεβαιωθείτε ότι συμπεριλάβατε γραφήματα και οπτικές αναπαραστάσεις για να βοηθήσετε αυτούς που είναι πιο γραφικοί μαθητές.
