Τα σημειώματα είναι συνοπτικά, συγκεκριμένες μορφές επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται σε πανεπιστήμια, γραφεία δικηγόρων και, συνηθέστερα, σε διάφορους τύπους εταιρειών. Μια επιτυχημένη σημείωση γίνεται σε όλες τις βασικές ιδέες με αποτελεσματικό και εύρυθμο τρόπο, με ελάχιστο κείμενο. Αυτό δεν σημαίνει ότι ένα σημείωμα δεν μπορεί να αναφέρεται στην έρευνα ή να χρησιμοποιεί αναφορές. Αντίθετα, δεν απαιτεί τόσο ευδιάκριτο υλικό όπως, για παράδειγμα, κάνει ένα δοκίμιο. Το σημείο ενός σημείωμα είναι να μεταφέρει πληροφορίες χωρίς να πάρει πολύ χρόνο για να διαβάσετε άφθονο αντίγραφο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Εκτυπωτής
-
Οποιοδήποτε απαραίτητο υλικό έρευνας ή αναφοράς για παραπομπή
Γράφοντας ένα σημείωμα εστιασμένο στο στόχο
Πληκτρολογήστε "MEMORANDUM" ως τίτλο εγγράφου. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τέσσερις γραμμές που θα συμπληρώσουν σημαντικές, συγκεκριμένες πληροφορίες: "Ημερομηνία" "Στο" "Από" και "Θέμα". Το θέμα θα πρέπει να εξετάζει το συγκεκριμένο θέμα στο οποίο είναι υπόμνημα, με συγκεκριμένο στόχο ανταλλαγής πληροφοριών. Για παράδειγμα, μια αποτελεσματική γραμμή θέματος θα μπορούσε να είναι "Πώς να γράψετε ένα σημείωμα προσανατολισμένο στο στόχο."
Γράψτε την εισαγωγή. Η εισαγωγή ενός σημείου θα πρέπει να εξηγεί σε μερικές φράσεις ποιο θα είναι το σημείωμα. Θα πρέπει να περιγράψει το στόχο του υπομνήματος και να πει στους αναγνώστες τι πρέπει να περιμένουν. Σκεφτείτε το ως επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο και γράψτε με σαφήνεια, εξηγώντας τι μπορούν να περιμένουν οι αναγνώστες στις ακόλουθες παραγράφους.
Γράψτε το σώμα της σημείωσης. Το σώμα μπορεί να περιέχει αναφορές και έρευνες, αλλά θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την ερμηνεία του συγγραφέα των πληροφοριών που παρουσιάζονται. Το ιδανικό μήκος είναι πέντε έως έξι παραγράφους. Οι πληροφορίες θα πρέπει να παρουσιάζονται με ρήματα δράσης, τραγανή ουσιαστικά και επιρρήματα και χωρίς εξωγενή λόγια. Χρησιμοποιήστε ισχυρά λόγια μετάβασης και σαφή, ισχυρή στίξη, όπως ερωτηματικά, ορθογώνια και παύλες. Τα σημεία και οι υπότιτλοι σφαιρών είναι αποδεκτά για να βοηθήσουν στην οργάνωση πληροφοριών και να διευκολύνουν και να επιταχύνουν τον αναγνώστη. Χρησιμοποιήστε ισχυρές προτάσεις για θέματα που υποστηρίζονται με πολλές ενημερωτικές προτάσεις σε κάθε παράγραφο.
Γράψτε ένα συμπέρασμα για το σημείωμα. Το συμπέρασμα αναφέρει την "κατώτατη γραμμή" του σημείων προσανατολισμένη στο στόχο σε σαφή γλώσσα. Ποιο είναι το σημείωμα; Ποιο είναι το σημείο του σημειώματος; "Αυτό το σημείωμα είναι για το πώς να γράψω ένα σημείωμα προσανατολισμένο στο στόχο" θα ήταν ένα παράδειγμα της πρότασης θέματος για το συμπέρασμα. Ένα συμπέρασμα δεν είναι απλώς μια σύνοψη, αλλά περιλαμβάνει και σταθερές ιδέες και θέσεις βασισμένες στις πληροφορίες που παρέχονται στο σώμα, καθιστώντας έτσι το σημείωμα ακόμα πιο αποτελεσματικό.
Πληκτρολογήστε "Συνημμένα" flush αριστερά στο κάτω μέρος της σημείωσης αν υπάρχουν πρόσθετα υλικά που υποστηρίζουν τη σημείωση, όπως γραφήματα, υπολογιστικά φύλλα ή άλλα δεδομένα. Εάν χρησιμοποιούνται αναφορές, μια συνηθισμένη βιβλιογραφική λίστα πρέπει να συμπεριληφθεί ως συνημμένο για να εξασφαλιστεί ότι οι αναγνώστες μπορούν να βρουν οι ίδιες την αναφορά.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε χαριτωμένη και σαφή γλώσσα που βασίζεται σε βασικές γραπτές τεχνικές γραφής.
