Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθείτε να αποφύγετε, θα εμφανιστούν εμπόδια επικοινωνίας μεταξύ υπαλλήλων, στελεχών και πελατών. Η αποτυχία της επικοινωνίας μπορεί να προκαλέσει άσκοπες καθυστερήσεις, απογοήτευση και δυνητικά χαμένη επιχειρηματική δραστηριότητα. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχουν τρόποι για να ξεπεραστούν τα εμπόδια επικοινωνίας για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας να λειτουργεί ομαλά.
Ποια είναι τα εμπόδια επικοινωνίας στην επιχείρηση;
Τα εμπόδια επικοινωνίας μπορούν να βρεθούν παντού στην επιχείρηση, από την κορυφή έως τη μεσαία διοίκηση στις εξωτερικές σχέσεις. Οι αναλύσεις της επικοινωνίας συμβαίνουν οργανωτικά, όπως όταν τα μέλη της ομάδας είναι απομονωμένα ή μεμονωμένα, όταν κάποιος παρερμηνεύει ή αγνοεί αυτό που άλλος λέει. Μπορούν να προκύψουν από την υπερβολική διασπορά στην εργασία ή την έλλειψη σαφήνειας σχετικά με ένα έργο. Μερικά παραδείγματα κοινών εμποδίων επικοινωνίας που μπορεί να διαπιστώσετε στην επιχείρησή σας είναι τα εξής:
- ΑΠΟΣΠΑΣΗ. Εάν δεν είστε παρόντες σε μια συζήτηση, είναι πιθανό να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία. Είτε από τις πολλαπλές διακοπές, είτε από την πολλαπλή εναρμόνιση είτε από την επόμενη συνάντησή σας, η αποστασιοποίηση είναι ένα εμπόδιο στην επικοινωνία που μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα. Είναι επίσης ένα που είναι εύκολο να αποκατασταθεί εάν μαθαίνετε να εστιάζετε και να είστε παρόντες τη στιγμή.
- Κακή διαχείριση. Όταν οι υπάλληλοι δεν τους αρέσουν οι διευθυντές τους ή δεν αισθάνονται ότι μπορούν να μιλούν ανοιχτά σε αυτούς, τα κανάλια επικοινωνίας κλείνουν γρήγορα. Οι διευθυντές που δεν δίνουν ανάδραση, δεν ακούνε προβλήματα, δεν μπορούν να μιλήσουν ανοιχτά για τις σχετικές επιχειρηματικές δραστηριότητες ή δεν θα θέσουν ερωτήσεις από το προσωπικό τους δημιουργώντας εμπόδια στην επικοινωνία που δεν χρειάζεται να υπάρχουν.
- Έλλειψη συνομιλίας. Φυσικά, ο καλύτερος τρόπος επικοινωνίας είναι η συνομιλία. Αυτές τις μέρες, ωστόσο, οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να γράψουν κείμενο ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όταν έχουν ένα θέμα για να συζητήσουν. Αυτός ο τύπος μονομερούς συνομιλίας συχνά οδηγεί σε περιττές παρεξηγήσεις και απογοήτευση και μπορεί να είναι χάσιμο χρόνου. Ένα ζήτημα που μπορεί να αντιμετωπιστεί σε μια άμεση, 15λεπτη συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο γίνεται αντίδραση μιας ημέρας που προκαλεί άγχος ανταλλαγή λέξεων που δεν έχει ανάλυση.
- Φυσικά εμπόδια. Όταν η διοίκηση απομονώνεται σε διαφορετικό όροφο του κτιρίου από το υπόλοιπο εργατικό δυναμικό ή οι ομάδες εργασίας ανατίθενται σε ξεχωριστά γραφεία, δημιουργούνται φυσικά εμπόδια που οδηγούν σε κακή επικοινωνία.
- Διαφορές προσωπικότητας. Είναι πιθανό να έχετε αρκετούς τύπους προσωπικοτήτων που επιπλέουν γύρω από την επιχείρησή σας. Υπάρχει επίσης μια καλή πιθανότητα ότι μερικές από αυτές τις προσωπικότητες απλώς δεν έχουν πλέγμα και έχουν διαφορετικές μορφές επικοινωνίας, οι οποίες οδηγούν σε παρεξηγήσεις, στερεότυπα και σιωπή.
- Έλλειψη σαφήνειας. Όταν ασχολείσαι με τα ενδιαφερόμενα μέρη, τους πελάτες και το προσωπικό, είναι σημαντικό να έχουμε σαφείς πολιτικές για την εταιρεία. Το να μην το κάνετε αυτό συχνά δημιουργεί σύγχυση και απογοήτευση που οδηγεί τους ανθρώπους να μην θέλουν να συνεργαστούν μαζί σας.
Εάν αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τον χώρο εργασίας σας για να μάθετε πώς επικοινωνούν οι άνθρωποι, πιθανόν να βρείτε αυτά και άλλα κοινά παραδείγματα φραγμών στην επικοινωνία. Μερικοί μπορούν να επιλυθούν πιο γρήγορα από τους άλλους, αλλά όλοι απαιτούν καλή συμμετοχή και καλές δεξιότητες επικοινωνίας από την ομάδα σας.
Παραδείγματα φραγμών επικοινωνίας
Δεν είναι προφανή όλα τα εμπόδια στην επικοινωνία. Μπορεί να φανεί σαν να συζητάτε και να είστε παραγωγικοί, αλλά μόνο αργότερα δεν συνειδητοποιείτε ότι τίποτε δεν έχει επιτευχθεί. Δείτε πώς μια συνάντηση ομάδας με έναν διευθυντή μπορεί να είναι γεμάτη με εμπόδια επικοινωνίας:
Η ομάδα συναντιέται στις 10:00 με το διαχειριστή για να προχωρήσει σε μια επερχόμενη εκδήλωση δικτύωσης. Τα μέλη της ομάδας φθάνουν αμέσως, αλλά ο διευθυντής έχει μια τηλεφωνική συνομιλία. Όλοι αδέξια κάθεται στο δωμάτιο, χωρίς να ξέρει πότε θα τελειώσει η συζήτηση και πότε θα αρχίσει πραγματικά η συνάντηση.
Δέκα λεπτά αργότερα ο διευθυντής επικεντρώνει την προσοχή του στους ανθρώπους που βρίσκονται στην αίθουσα και ζητάει μια ατζέντα για τη συνάντηση. Κανείς δεν έχει ένα, έτσι κάποιος προσπαθεί να γράψει γρήγορα ένα. Ενώ γίνεται αυτό, ο διαχειριστής παίρνει την προσοχή από ένα άλλο τηλεφώνημα, που απαιτεί από αυτόν να φύγει από το γραφείο σε 15 λεπτά για να συναντηθεί με κάποιον offsite. Αυτό οδηγεί σε μια συντριπτική συνάντηση όπου οι άνθρωποι δεν θέτουν πολλές ερωτήσεις επειδή θέλουν να καλύψουν όσο το δυνατόν περισσότερο υλικό στον περιορισμένο τώρα διαθέσιμο χρόνο.
Μόλις τελειώσει η συνάντηση και όλοι επιστρέψουν στα γραφεία τους, η ομάδα μπορεί να συνειδητοποιήσει μερικά πράγματα: Δεν κάλυπταν κάποια σημαντικά θέματα που έπρεπε να συζητηθούν, ένιωθαν βιαστικά και αγνοήθηκαν από τον διευθυντή ενώ προσπαθούσαν να συζητήσουν τι κάλυψαν και δεν είναι πλέον μαζί στο σχεδιασμό τους για την επερχόμενη εκδήλωση δικτύωσης από ό, τι πριν από τη συνάντηση. Τα εμπόδια στην επικοινωνία οδήγησαν σε χάσιμο χρόνου και έλλειψη παραγωγικότητας για όλους τους εμπλεκόμενους.
Άλλοι φραγμοί στην επικοινωνία είναι καταφανείς, όπως το μέλος της ομάδας που παραλείπει την προθεσμία αποστολής σας χωρίς να σας δώσει κάποιο λόγο ή ο διευθυντής που συντονίζει και παίζει με το τηλέφωνό του κάθε φορά που προσπαθείτε να έχετε μια συνομιλία. Μπορεί να υπάρχει οργανωτική γραφειοκρατία που εμποδίζει την εμφάνιση νέων ιδεών ή την έλλειψη ενδοεταιρικής επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων διαφορετικών επιπέδων της επιχείρησης.
Προβλήματα εξωτερικών επικοινωνιών
Αν είστε σε μια επιχείρηση που εξυπηρετεί τους πελάτες, οι εξωτερικές επικοινωνίες είναι εξίσου σημαντικές. Για παράδειγμα, εάν δεν διαφημίζετε με σαφήνεια πόσο καιρό ισχύουν οι τιμές πώλησης, μπορεί να καταλήξετε με τους πελάτες που διαμαρτύρονται επιμένοντας ότι πληρώνουν μόνο τι είναι η τιμή πώλησης ένα μήνα αργότερα. Εάν παρέχετε πληροφορίες σχετικά με την εξυπηρέτηση πελατών στον ιστότοπό σας αλλά δεν έχετε άμεσο τρόπο επικοινωνίας με το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, ενδέχεται να καταλήξετε σε καταγγελίες στο κοινό στις σελίδες κοινωνικών μέσων αντί για ένα παράπονο που θα μπορούσε να αντιμετωπιστεί γρήγορα και ιδιωτικά.
Ανεξάρτητα από το αν τα εμπόδια στην επικοινωνία είναι προφανή ή λεπτές, δεν κάνουν τίποτα για να βοηθήσουν μια επιχείρηση να επιτύχει. Στην πραγματικότητα, μπορεί να καταλήξουν να προκαλούν πολύ περισσότερα προβλήματα από ό, τι αναμένετε.
Παραλείψεις των εμποδίων επικοινωνίας
Ίσως να νομίζετε ότι δεν χρειάζεται να ξοδεύετε χρόνο για την επικοινωνία στην επιχείρησή σας, αλλά υπάρχουν πολλές συνέπειες για την παραβίαση των προβλημάτων επικοινωνίας. Τα εμπόδια στην επικοινωνία οδηγούν σε απογοητευμένους υπαλλήλους και πελάτες που δεν αισθάνονται ότι ακούγονται. Όταν συμβεί αυτό, το προσωπικό γίνεται λιγότερο ελκυστικό, οδηγώντας σε έλλειψη παραγωγικότητας, δημιουργικότητας και καινοτομίας. Η αποτυχία της αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους πελάτες και τους πελάτες μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια επιχειρήσεων.
Εάν οι εργαζόμενοι δεν αισθάνονται ότι αυτό που λένε ότι έχει σημασία ή έχει κάποιο αντίκτυπο, μπορεί να σταματήσουν να μιλούν εντελώς και να μην επικοινωνούν όταν κάτι είναι λάθος ή όταν θα χάσει μια προθεσμία. Αυτό οδηγεί σε ανεπάρκειες, λάθη και εταιρική κουλτούρα που ενθαρρύνει την απομόνωση και όχι την ομαδική εργασία.
Όταν οι άνθρωποι δεν αισθάνονται ότι έχουν ανοιχτά κανάλια επικοινωνίας, πολλοί κλείνουν και απλά περνούν τις κινήσεις στην δουλειά τους. Αυτό πιθανώς δεν είναι αυτό που θέλετε να συμβεί στην εταιρεία σας, γι 'αυτό είναι απαραίτητο να δώσετε προτεραιότητα στην καλή επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού σας και εξωτερικά με τους πελάτες, τους προμηθευτές και τους πελάτες σας.
Πώς να ξεπεραστούν τα εμπόδια επικοινωνίας
Ο καλύτερος τρόπος για να ξεπεραστούν τα εμπόδια επικοινωνίας είναι να τους αποφύγετε πρώτα. Αυτό γίνεται με τον καθορισμό μιας σαφώς καθορισμένης πολιτικής για την επιχείρησή σας που ενθαρρύνει την επικοινωνία. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ο καθορισμός σύντομης συνάντησης το πρωί για την αντιμετώπιση θεμάτων και έργων ή μια πιο σύνθετη ιεραρχία που καθορίζει με ποιους να μιλήσει όταν εμφανιστεί κάποιο πρόβλημα. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι γνωρίζουν ότι έχουν την ευκαιρία να ακουστούν.
Αυτή η πολιτική επικοινωνίας πρέπει να συνταχθεί και να αναθεωρηθεί με όλες τις νέες προσλήψεις, καθώς και να επανεξετάζεται και να ενημερώνεται τακτικά ώστε να αντικατοπτρίζει την τρέχουσα τεχνολογία και τις πρακτικές της εταιρείας. Εάν είναι απαραίτητο, η κατάρτιση στις δεξιότητες επικοινωνίας και στις συγκεκριμένες πολιτικές επικοινωνίας σας μπορεί να είναι χρήσιμη, ειδικά για εκείνους που δεν είναι οι καλύτεροι επικοινωνιακοί.
Ακόμη και όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι έχουν ένα κατάστημα για να ακουστούν, εξακολουθεί να είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να συμμετέχουν ενεργά στη βελτίωση της επικοινωνίας σε όλη την εταιρεία. Ενθαρρύνετε το προσωπικό σας να:
- Μιλήστε προσωπικά. Όταν είναι δυνατόν, έχετε μια συνομιλία προσωπικά. Με αυτόν τον τρόπο δεν υπάρχει σύγχυση σχετικά με τον τόνο ή το νόημα. Αν υπάρχει, μπορεί να αντιμετωπιστεί άμεσα, εξαλείφοντας τις απογοητεύσεις και την κακή επικοινωνία. Ενθαρρύνετε το προσωπικό να παραλάβει το τηλέφωνο και να μιλήσει αν δεν μπορούν να συναντηθούν αυτοπροσώπως, ειδικά εάν το ζήτημα είναι περίπλοκο. Χρησιμοποιήστε μόνο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το κείμενο όταν πρόκειται για έσχατη λύση ή για μια γρήγορη ερώτηση.
- Περιορίστε τις περισπασμούς. Οι συνομιλίες απαιτούν τόσο ομιλία όσο και ακρόαση. Βεβαιωθείτε ότι ακούτε πραγματικά περιορίζοντας τις διακοπές σας, βάζοντας το τηλέφωνό σας και εστιάζοντας σε αυτό που λέει το άλλο άτομο. Αυτό θα βοηθήσει να ξεπεραστούν τα εμπόδια επικοινωνίας και να κάνει το άλλο άτομο να νιώσει και να εκτιμηθεί. Οι διαταραχές πρέπει να είναι περιορισμένες είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω τηλεφώνου.
- Έχετε πολιτική ανοιχτής πόρτας. Ενθαρρύνετε μια πολιτική ανοιχτής πόρτας ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ότι μπορούν να μιλήσουν με διευθυντές ή άλλες ομάδες όποτε χρειάζεται. Αυτή η πολιτική θα πρέπει να επεκταθεί στους ενδιαφερόμενους και τους πελάτες, οι οποίοι θα πρέπει να αισθάνονται σαν να μπορούν να φτάσουν σε ένα κατάλληλο άτομο στην εταιρεία σας οποιαδήποτε στιγμή έχουν κάποιο θέμα ή ανησυχία.
- Δημιουργήστε κοινωνικές ευκαιρίες. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να συμμετάσχουν σε άτομα που γνωρίζουν. Η δημιουργία κοινωνικών ευκαιριών στην εταιρεία σας και οι εκδηλώσεις δικτύωσης για εξωτερικούς πελάτες μπορούν να βοηθήσουν τους ανθρώπους να γνωρίσουν ο ένας τον άλλο και να ανοίξουν τις γραμμές επικοινωνίας. Μόλις οι άνθρωποι συναντηθούν και συζητήσουν, θα αισθάνονται πιο άνετα να μιλούν στο μέλλον.
- Κρατήστε το απλό. Ένα άλλο κοινό εμπόδιο στην επικοινωνία προσπαθεί να κάνει μια καλή εντύπωση. Να είσαι ο εαυτός σου. Χαράξτε τη φρασεολογία ή το επίσημο λεξιλόγιο σε αντάλλαγμα για προσωπικές ιστορίες και σαφή και συνοπτική γλώσσα. Να είστε φιλικοί, ζεστοί και γνήσιοι. Αν είναι επαγγελματική σχέση, διατηρήστε τα όριά σας παραμένοντας ακόμα ευαίσθητα στο ζήτημα.
- Επιβεβαιώστε. Είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε τις εμπειρίες άλλων ανθρώπων και να απαντήσετε ανάλογα. Παρακολουθήστε για τη γλώσσα του σώματος και τα συναισθήματα, καθώς και να ακούσετε τις λέξεις που ανταλλάσσονται. Προσέχετε τις πληροφορίες που λαμβάνετε και τα συναισθήματα που προκύπτουν. Δώστε ερωτήσεις, είστε θετικοί και δώστε χρήσιμο και υποστηρικτικό σχόλιο όταν μπορείτε.
- Εξετάστε τον πολιτισμό. Να θυμάστε τις εκφράσεις, τις χειρονομίες και τις θρησκευτικές και πολιτικές πεποιθήσεις που σχετίζονται με διαφορετικούς πολιτισμούς καθώς συζητάτε έτσι ώστε το μήνυμά σας να μην παρανοείται. Είναι επίσης σημαντικό να ελέγξετε τυχόν γενικεύσεις και στερεότυπα σχετικά με τις πολιτιστικές ομάδες πριν περάσετε σε συμπεράσματα. Πώς οι άνθρωποι σκέπτονται, αντιδρούν και βλέπουν ότι ο κόσμος μπορεί να ποικίλει ευρέως λόγω του πολιτισμού.
- Προτεραιότητα. Εστιάστε μόνο στις πληροφορίες που θέλετε να μεταφέρετε αντί να κάνετε μια χωματερή πληροφοριών. Πολλές πληροφορίες ταυτόχρονα μπορούν να οδηγήσουν στον συνωμότητο του ακροατή, με αποτέλεσμα την αδράνεια. Παρουσιάζοντας μόνο σχετικές πληροφορίες, γνωρίζετε σαφέστερα τι είναι σημαντικό και τι πρέπει να κάνει ο παραλήπτης.
- Διορθώστε τη γλώσσα του σώματός σας. Η επικοινωνία δεν προέρχεται μόνο από λέξεις. Προέρχεται επίσης από το σώμα σας. Πώς κάθονται και κινούνται όταν συνομιλείτε με κάποιον συχνά λέει πολύ περισσότερα από ό, τι λέει ποτέ. Η επαφή με τα μάτια και οι κατάλληλες μη λεκτικές χειρονομίες προχωρούν πολύ. Αποφύγετε την ενοχλητική εμφάνιση, τον άγχος ή την αποστροφή για να εμποδίσετε κάποιον να θέλει να μιλήσει μαζί σας.
Με κάποιες σαφώς καθορισμένες πολιτικές, κατάρτιση και πρακτική, μπορείτε να αποτρέψετε την επιβράδυνση των επικοινωνιακών εμποδίων από την επιχείρησή σας, γεγονός που θα αυξήσει την αποτελεσματικότητα.
