Οι πολιτικές και οι διαδικασίες, οι συμφωνίες εμπιστευτικότητας και, όταν είναι αναγκαίο, οι συμφωνίες μη άσκησης ανταγωνισμού είναι ζωτικής σημασίας για την προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Ωστόσο, η απλή απαίτηση από τους υπαλλήλους σας να υπογράψουν μια δέσμη συμφωνιών και να συμπεριλάβει ένα τμήμα εμπιστευτικότητας σε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων μπορεί να μην είναι αρκετό για να πάρει το buy-in που είναι απαραίτητο για την επιτυχία. Τόσο η εκμάθηση νέας μίσθωσης όσο και η συνεχιζόμενη εκπαίδευση εμπιστευτικότητας, η οποία περιλαμβάνει μια πολιτική και νομοθετική ανασκόπηση, καθώς και η παρουσίαση ρόλων και μια συνεδρίαση ερωτήσεων και απαντήσεων, μπορεί να αυξήσει τη συμμετοχή, γεγονός που με τη σειρά της καθιστά πιο αποτελεσματικές τις πολιτικές και τις διαδικασίες.
Βασικό πρόγραμμα σπουδών
Ένα βασικό πρόγραμμα σπουδών θα πρέπει να απευθύνεται σε θέματα που αφορούν ειδικά την επιχείρησή σας. Τα κοινά θέματα περιλαμβάνουν επιχειρηματικά σχέδια, αρχεία απασχόλησης και αρχεία προσωπικού, πληροφορίες για τους πελάτες, δεδομένα αποθηκευμένα σε αρχεία ηλεκτρονικών υπολογιστών, στρατηγικές έρευνας και ανάπτυξης, οικονομικές πληροφορίες, στρατηγικές μάρκετινγκ και τιμολόγησης και πληροφορίες για τους προμηθευτές. Κάθε θέμα κατάρτισης πρέπει να βοηθήσει τους υπαλλήλους να κατανοήσουν γιατί η εμπιστευτικότητα είναι σημαντική και ποιες δυνητικές συνέπειες μη συμμόρφωσης μπορεί να συνεπάγονται, να καθορίσουν όρια για την εμπιστευτικότητα και να διδάξουν στους εργαζόμενους πώς να χειριστούν τα διλήμματα εμπιστευτικότητας.
Διαδικαστική Εκπαίδευση
Οι περισσότεροι εκπαιδευτές επικεντρώνονται στην εξήγηση πολιτικών και διαδικασιών εμπιστευτικότητας. Για παράδειγμα, μια ενότητα ασφαλείας μπορεί να καθορίσει τη σημασία της "ανάγκης να γνωρίζει" και να περιγράψει τις διαδικασίες για την εξασφάλιση υπολογιστών όταν φεύγουν από έναν σταθμό εργασίας, ακόμα και για μια στιγμή. Μια ενότητα επικοινωνίας μπορεί να εντοπίσει εξουσιοδοτημένους - και μη εξουσιοδοτημένους - τρόπους για τον εντοπισμό και τη μετάδοση εμπιστευτικών πληροφοριών. Μια μονάδα διάθεσης πληροφοριών μπορεί να περιγράφει διαδικασίες για τεμαχισμό εγγράφων που βασίζονται σε χαρτί ή σκουπίζοντας δεδομένα από αρχεία υπολογιστή ή καταστρέφοντας ένα σκληρό δίσκο πριν από τη διάθεση ενός παλιού υπολογιστή.
Νομικές απαιτήσεις
Οι επιχειρήσεις που υπόκεινται στον νόμο περί φορητότητας και λογοδοσίας για την ασφάλιση υγείας του 1996 πρέπει να περιλαμβάνουν πολιτικές και διαδικασίες της HIPAA για την κατάρτιση εμπιστευτικότητας νέας μίσθωσης. Σύμφωνα με την Αμερικανική Ένωση Ψυχολογίας, η κατάρτιση πρέπει να παρέχει στους υπαλλήλους τις πληροφορίες που χρειάζονται για την εκπλήρωση των καθηκόντων τους, να μην παρέχει κάθε λεπτομέρεια σχετικά με την HIPAA και την ιδιωτική ζωή των ασθενών. Τα θέματα καλύπτουν τη συλλογή πληροφοριών, τη διεκπεραίωση αιτημάτων για πληροφορίες, τη διατήρηση αρχείων και την πρόσβαση και αντιμετώπιση καταστάσεων παραβίασης της εμπιστευτικότητας. Οι περισσότερες επιχειρήσεις ολοκληρώνουν την κατάρτιση με ένα κουίζ πολλαπλών επιλογών ή σύντομης απάντησης για να εξασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι θα κυριαρχήσουν το υλικό.
Εκπαιδευτικές Δραστηριότητες
Οι δραστηριότητες μικρών ομάδων είναι χρήσιμες για την απεικόνιση των εννοιών κατάρτισης και για τη βελτίωση των δεξιοτήτων επίλυσης προβλημάτων. Για παράδειγμα, οι συνεδρίες προβληματισμού μικρής ομάδας μπορούν να βασίζονται σε διαφορετικά σενάρια, όπως συνομιλίες ψύξης νερού, μη εξουσιοδοτημένα άτομα που ζητούν πρόσβαση σε πληροφορίες ιδιωτικών εταιρειών και αποκαλύπτουν πληροφορίες έρευνας και ανάπτυξης σε ανταγωνιστές που περιλαμβάνουν κινδύνους εμπιστευτικότητας. Η συζήτηση και το παιχνίδι ρόλων μπορούν να ενθαρρύνουν τους συμμετέχοντες να εντοπίσουν τις συνέπειες που θα μπορούσε να προκαλέσει παραβίαση του απορρήτου. Μόλις ολοκληρωθεί η δραστηριότητα, ολόκληρη η ομάδα επανέρχεται μαζί και συζητά τα αποτελέσματα.
