Το γενικό βιβλίο είναι ένα σημαντικό λογιστικό εργαλείο για κάθε επιχείρηση. Τυπικά διαμορφώνεται σε μια μορφή δύο στηλών με μια λίστα λογαριασμών και τις χρεώσεις και πιστώσεις στους λογαριασμούς αυτούς, χρησιμοποιείται μέσα και έξω από την επιχείρηση για να αποκτήσει μερική εικόνα της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας.
Έσοδα εσόδων
Ο γενικός λογαριασμός παρακολουθεί τις πληρωμές και τις αποδείξεις λογαριασμών. Σε περίληψη του λογιστικού σχεδίου του γενικού επιμελητηρίου, το γενικό βιβλίο προσφέρει ένα πορτρέτο των εσόδων, όπως το εισόδημα που παράγεται από τις πωλήσεις και τις υπηρεσίες και τις δαπάνες, όπως οι νομικές αμοιβές, οι μισθοί και τα έξοδα γραφείου.
Περίληψη των δαπανών του Τμήματος
Επιτρέπει την άμεση πρόσβαση σε οποιοδήποτε λογαριασμό στο σύστημα οικονομικής παρακολούθησης της εταιρείας. Για παράδειγμα, αν ένας διευθυντής μάρκετινγκ χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε ετήσιες διαφημιστικές δαπάνες, μπορεί να συγκεντρώσει αυτές τις πληροφορίες από μια γρήγορη ματιά στο γενικό βιβλίο.
Εταιρική Βιβλιοθήκη
Αν διατηρηθεί σωστά και συνδεθεί με τους λογαριασμούς δημιουργίας της, το γενικό βιβλίο είναι ένα σημαντικό κομμάτι της διαδρομής χαρτιού μιας εταιρείας. Δεδομένου ότι το γενικό μητρώο είναι εκεί όπου συμβαίνει η καταχώρηση λογαριασμού, οι πληροφορίες όπως η προέλευση της συναλλαγής, η ημερομηνία, η περιγραφή και το υπόλοιπο του λογαριασμού έχουν πρόσβαση μέσω του γενικού μητρώου. Η εξέταση του γενικού μητρώου θα επιτρέψει σε έναν υπάλληλο της εταιρείας να εντοπίσει μια συναλλαγή πίσω σε μια εντολή αγοράς, τιμολόγιο ή φύλλο χρόνου.
Οικονομικές λεπτομέρειες
Η προσθήκη υποκατηγοριών, γνωστών ως χαρτοπετσέτες, στο γενικό μητρώο δίνει στους οικονομικούς υπαλλήλους περαιτέρω λεπτομέρειες, τάσεις και πρότυπα μέσα στην εταιρεία και τους δίνει τη δυνατότητα να λαμβάνουν ορθές οικονομικές αποφάσεις. Η κατανόηση των διακυμάνσεων των πωλήσεων και των δαπανών στην εταιρεία του θα βοηθήσει έναν επικεφαλής οικονομικό λειτουργό καθώς αποφασίζει πότε και πώς θα ακολουθήσει τις συμβάσεις ή θα κάνει επενδύσεις κεφαλαίου.
Διαδρομή ελέγχου
Δημιουργεί μια διαδρομή ελέγχου για όλες τις οικονομικές συναλλαγές της εταιρείας. Εκτός από το γεγονός ότι είναι ένα πολύτιμο εσωτερικό εργαλείο, η γενική βιβλιοθήκη θα είναι επίσης προσβάσιμη από εξωτερικούς ελεγκτικούς οργανισμούς όπως η IRS ή η SEC.
Οικονομική Υγεία της Εταιρείας
Δεδομένου ότι αντλεί πληροφορίες από τα λογιστικά βιβλία μιας εταιρείας και τις συναλλαγές επιταγών, το γενικό βιβλίο παρακολουθεί τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις, τα ίδια κεφάλαια, τα έσοδα και τα έξοδα.
Οικονομικές δηλώσεις
Το γενικό βιβλίο συνδέει μέσα στο λογιστικό σύστημα μιας επιχείρησης για να δημιουργήσει τις σημαντικότερες οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας: τον ισολογισμό και τη δήλωση κερδών και ζημιών.
Τεκμηρίωση για την απόκτηση χρηματοδότησης
Το γενικό βιβλίο είναι ένα μέρος της απαραίτητης τεκμηρίωσης που απαιτείται για τις επιχειρήσεις να αποκτήσουν εξωτερική χρηματοδότηση. Είναι επίσης μέρος των ετήσιων εκθέσεων που εκδίδονται για τους κατόχους μετοχών σε εταιρείες που διαπραγματεύονται δημόσια.
