Η ανάλυση του λογαριασμού γενικού μητρώου αποτελεί σημαντικό καθήκον τόσο για το λογιστικό όσο και για το διευθυντικό προσωπικό. Η διεξαγωγή ανάλυσης λογαριασμού γενικού μητρώου σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές έχουν λογιστικοποιηθεί σωστά στο σωστό λογαριασμό γενικού μητρώου. Εάν οι οικονομικές συναλλαγές καταγράφονται σε λανθασμένο λογαριασμό, οι οικονομικές καταστάσεις θα αντικατοπτρίζουν λανθασμένα σύνολα, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα κατά την προσπάθεια δημιουργίας προϋπολογισμού για την επόμενη λογιστική χρήση.
Εκτυπώστε μια αναφορά γενικού ημερολογίου για όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές που καταγράφονται σε συγκεκριμένο λογαριασμό γενικού μητρώου για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση λογαριασμού γενικού μητρώου ετησίως, τριμηνιαία ή μηνιαία.
Ελέγξτε κάθε συναλλαγή για να διαπιστώσετε ότι ξεκίνησε από έγκυρο τύπο εγγραφής συναλλαγής. Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιείτε ανάλυση λογαριασμού γενικού μητρώου σε λογαριασμό εξόδων και παρατηρείτε ότι τα έσοδα από πωλήσεις έχουν καταγραφεί στο λογαριασμό, η συναλλαγή αυτή έχει καταγραφεί ακατάλληλα και πρέπει να μεταφερθεί στο σωστό λογαριασμό γενικού μητρώου.
Ελέγξτε κάθε συναλλαγή για να διαπιστώσετε ότι ξεκίνησε από μια έγκυρη πηγή. Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιείτε ανάλυση λογαριασμού γενικού μητρώου στο λογαριασμό εξόδων συντήρησης της πισίνας και παρατηρήστε ένα έξοδο που καταβλήθηκε στο Office Depot, το έξοδο πιθανότατα καταγράφηκε σε λογαριασμό λάθους εξόδων και πρέπει να διορθωθεί.
Ελέγξτε την τεκμηρίωση που ξεκίνησε τις οικονομικές συναλλαγές για να επαληθεύσετε την εγκυρότητα των εγγράφων. Για παράδειγμα, εάν πραγματοποιείτε ανάλυση λογαριασμού γενικού μητρώου σε λογαριασμό εξόδων, τραβήξτε το αρχικό τιμολόγιο για τα έξοδα, για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα τιμολόγια είναι έγκυρα. Εάν ο λογαριασμός έχει εκατοντάδες συναλλαγές, επιλέξτε τυχαία δειγματοληψία 10% των συναλλαγών για τον έλεγχο των τιμολογίων.
Πραγματοποιήστε όλες τις απαραίτητες διορθώσεις στις χρηματοοικονομικές συναλλαγές με βάση την ανάλυση του λογαριασμού σας.
Συμβουλές
-
Πριν από την προετοιμασία ενός επιχειρησιακού προϋπολογισμού για το επόμενο έτος, πραγματοποιήστε πάντα ανάλυση γενικού λογαριασμού.
