Πολλοί μη κερδοσκοπικοί και εκπαιδευτικοί οργανισμοί χρειάζονται φιλανθρωπική υποστήριξη για τη διατήρηση των επιχειρήσεων. Ένα συμπόσιο για τη συγκέντρωση χρημάτων είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για την άντληση κεφαλαίων για προγράμματα τέχνης, σχολεία, νοσοκομεία, ομάδες υπεράσπισης και άλλα. Αυτά τα γεγονότα μπορεί να φαίνονται πολύπλοκα στο σχεδιασμό και την οργάνωση. Ξεκινήστε με μια καλή λίστα ελέγχου, δημιουργήστε ένα ημερολόγιο και ζητήστε τη βοήθεια των εθελοντών. Ξεκινήστε τους μήνες πριν από την ημερομηνία των συμποσίων και κλείστε την τοποθεσία, την τροφοδοσία, το ταλέντο και την ψυχαγωγία σας νωρίς.
Προγραμματίστε το συμβάν και αγοράστε ένα βιβλίο σχεδιασμού ή σημειωματάριο (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) αυστηρά για το συμβάν. Διατηρήστε ένα φάκελο για αρχεία, επαφές, επαγγελματικές κάρτες, αποδείξεις, λίστες εθελοντών, κρατήσεις, μενού και όλες τις λεπτομέρειες που θα προκύψουν πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση. Πάρτε έναν βοηθό το συντομότερο δυνατόν, όπως ένας συντονιστής εθελοντών, και ξεκινήστε την ανάθεση καθηκόντων.
Προϋπολογισμός του συμβάντος. Μόλις γνωρίσετε τον μέγιστο αριθμό κεφαλών του χώρου, υπολογίστε το κόστος για την κατανομή ανά άτομο για γεύματα, ποτά, τσάντες δώρων και άλλα στοιχεία της λίστας. Κόστος για κάθε εγγραφή στη λίστα ελέγχου, όπως εξοπλισμός, κόστος προσωπικού, ενοίκια, αμοιβές υπηρεσιών, φιλοδωρήματα κ.λπ. Οι τιμές των εισιτηρίων και τα κεφάλαια που θα αντληθούν θα καλύψουν αυτές τις δαπάνες, αλλά η αρχική δαπάνη θα περιλαμβάνει αριθμό καταθέσεων και προκαταβολικά έξοδα.
Εντοπίστε και ασφαλίστε μια εγκατάσταση για να κρατήσετε το συμπόσιο. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεγάλο ξενοδοχείο, ένα μεγάλο εστιατόριο που καλωσορίζει ιδιωτικά πάρτι, ένα κρεβάτι με πρωινό ή ένα ιστορικό αρχοντικό. Θα πρέπει να γνωρίζετε τη μέγιστη χωρητικότητα, ώστε να μην κάνετε υπερβολικές προσκλήσεις για τους επισκέπτες ή να πουλάτε περισσότερα εισιτήρια από ό, τι επιτρέπει το δωμάτιο. Οι περισσότερες εγκαταστάσεις ποιότητας θα διαθέτουν προσωπικό για να βοηθήσουν στον προγραμματισμό, καθώς και σε υπηρεσίες τροφοδοσίας και άλλες υπηρεσίες στο σπίτι.
Κλείστε τον κύριο των τελετών (MC). Συμβουλευτείτε τους τοπικούς οργανισμούς ταλέντων. Εάν θέλετε να κάνετε κράτηση με ένα όνομα "όνομα" ή μια διασημότητα, θα πρέπει να ξεκινήσετε πολύ νωρίτερα από την αναμενόμενη ημερομηνία, καθώς ορισμένοι έχουν πολύ απασχολημένα χρονοδιαγράμματα. Επικοινωνήστε με τους πράκτορες και τους διαχειριστές για διασκέδαση και κλείστε το ταλέντο.
Παραγγελίες, εισιτήρια, προγράμματα και άλλα έντυπα όπως φυλλάδια του οργανισμού για τον οποίο συγκεντρώνονται τα κεφάλαια. Εάν πρόκειται να πραγματοποιήσετε μια δημοπρασία, αρχίστε να κάνετε δωρεές. Μια ομάδα εθελοντών μπορεί να χειριστεί αυτή την ευθύνη. Οι σιωπηλοί πλειστηριασμοί δεν θα χρειαστούν δημοπράτη, αλλά μια δημοπρασία υποψηφίων. Αποφασίστε εάν το MC σας θα το κάνει ή αν χρειάζεστε ξεχωριστό ειδικό. Προσκλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα δωρητών του οργανισμού. Βεβαιωθείτε ότι το γεγονός είναι ημιτελικό. Διευκρινίστε ότι οτιδήποτε συγκεκριμένα οι επισκέπτες θα πρέπει να γνωρίζουν πέρα από την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο και τους ειδικούς επισκέπτες ή την ψυχαγωγία. Να είστε βέβαιος να προωθήσει τη δημοπρασία σας.
Διαφημίστε την εκδήλωση μέσω ενημερωτικών δελτίων, διαδικτυακής διαφήμισης, τοπικών εφημερίδων και ραδιοφωνικών σταθμών που φέρουν PSA (Ανακοινώσεις Δημόσιας Υπηρεσίας) για μη κερδοσκοπικούς σκοπούς. Οι τοπικοί τηλεοπτικοί σταθμοί μπορεί επίσης να έχουν ένα ημερολόγιο εκδηλώσεων και τοπικά ειδησεογραφικά προγράμματα μπορούν να κάνουν μια σύντομη συνέντευξη ή ένα βύσμα για την εκδήλωση, έτσι ώστε να έχουν όλες τις λεπτομέρειες έτοιμες.
Μιλήστε με τον σεφ της αίθουσας, ή παρατάξτε έξω την τροφοδοσία. Αποφασίστε για το αν θα έχετε μπουφέ ή πλήρη υπηρεσία, επιλεγμένα γεύματα. Πείτε του τον προϋπολογισμό σας και τον αναμενόμενο αριθμό κεφαλών. Αυτό μπορεί να οριστικοποιηθεί όσο πιο κοντά πλησιάζετε, αλλά είναι πάντα καλύτερο να προετοιμαστείτε για περισσότερους ανθρώπους από ό, τι περιμένετε από το να μην ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες.
Διατηρείτε τακτικά σε επαφή με τους εθελοντές, τους συναδέλφους και όλο το προσωπικό που εργάζεται στην εκδήλωση. Προσθέστε έναν ειδικό βοηθό σε κάθε ομάδα διασημοτήτων ή ψυχαγωγίας για να βοηθήσει με οτιδήποτε κατά τη διάρκεια του γεγονότος. Γνωρίστε με όλους τους εθελοντές μπροστά από το χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι ξέρουν πώς να ντύσουν, τι να κάνουν, πού να είναι όταν κτλ.
Φτάστε στη θέση της εκδήλωσης πολύ νωρίτερα την ημέρα για να διακοσμήσετε και να ρυθμίσετε το χώρο. Αν αφήσετε να προετοιμαστείτε, επιστρέψτε με αρκετό χρόνο για να συναντήσετε ειδικούς επισκέπτες, διασημότητες και ψυχαγωγία και να τους κατευθύνετε προς το μέρος όπου θα καθίσουν, θα εργαστούν ή θα περιμένουν στο παρασκήνιο. Αν έχετε ζωντανό συγκρότημα, θα εμφανιστούν νωρίς για να εγκατασταθούν και να κάνουν ελέγχους. Επιτηρήστε ότι οι τελικές λεπτομέρειες έρχονται μαζί και απολαύστε το γεγονός. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι όλα καθαρίζονται και καταβάλλεται όλο το προσωπικό ή το βασικό προσωπικό. Συλλέξτε φακέλους δωρεάς και δώστε στο αρμόδιο πρόσωπο που εκπροσωπεί τον οργανισμό.
