Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας μπορεί να έχουν ωθήσει τις επιστολές του χαρτιού στην άκρη της συνείδησης, αλλά θα ήταν παραπλανητικό να υποδηλώνει ότι η τέχνη της επιστολής γραφής είναι νεκρή. Αντίθετα, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν καθημερινά επιστολές για να στέλνουν πληροφορίες, να μεταδίδουν σημαντικούς όρους στους πελάτες και να βάζουν κάτι απτό στα χέρια του παραλήπτη. Ένα ημι-τυπικό γράμμα είναι κατάλληλο όταν γνωρίζετε τον παραλήπτη, αλλά όχι ως φίλο.
Είναι ημιτελική η σωστή μορφή;
Σκεφτείτε πάντα τον παραλήπτη κατά την προετοιμασία μιας επιχειρηματικής επιστολής. Μια ημιεπίσημη επιστολή είναι κατάλληλη όταν γνωρίζετε τον παραλήπτη ή επικοινωνείτε μαζί του ή σε τακτά χρονικά διαστήματα, όπως για παράδειγμα ο λογιστής που φροντίζει τη λογιστική σας ή ο διευθυντής γραφείου του μεγαλύτερου προμηθευτή σας. Εάν δεν γνωρίζετε καθόλου το άτομο, επιλέξτε ένα τυπικό στιλ επιστολών. Οι επίσημες επιστολές είναι πιο ευγενείς από ό, τι οι ανεπίσημες επιστολές. Σκεφτείτε τους ως ένα σταυρό ανάμεσα στον τύπο της επίσημης επιστολής που μπορείτε να γράψετε σε μια κυβερνητική ρυθμιστική αρχή και στο χαλαρό ύφος της επιστολής που μπορείτε να γράψετε σε έναν φίλο.
Ακολουθήστε την τυπική μορφή της επιστολής επιχείρησης
Οι επίσημες επιστολές ακολουθούν την τυποποιημένη μορφή επιχειρησιακού γράμματος. είναι μόνο η γλώσσα που θα τροποποιήσετε για να δημιουργήσετε έναν ουδέτερο τόνο. Επιλέξτε χαρτικά που τυπώνονται με το επιχειρηματικό σας επιστολόχαρτο και γράψτε το όνομα και την επαγγελματική διεύθυνση του παραλήπτη στην επάνω αριστερή πλευρά της σελίδας. Έτσι, εάν γράφετε στον Διευθύνοντα Σύμβουλο μιας εταιρείας προμηθευτή, η εσωτερική διεύθυνση θα διαβάσει:
Κα Catherine Torrance, Διευθύνων Σύμβουλος
Acme Company
123 Acme Street
Bartlesville, Οκλαχόμα 74003
Στη συνέχεια, γράψτε την ημερομηνία σε μορφή μήνα-ημέρα-έτους. Είναι συμβατικό στην επιχειρησιακή γραφή να γράφει το μήνα ως λέξη: "28 Μαρτίου 2018."
Επιλέξτε ένα χαιρετισμό
Χρησιμοποιήστε το επώνυμο του παραλήπτη ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο - "Αγαπητέ κύριε / κύριο / κύριο / κύριο / επώνυμο Επώνυμο:" Για πολλούς παραλήπτες, παραθέστε τα ονόματα όλων των παραληπτών - "Αγαπητέ κα Tomaker, Bennett και Dr Toulson-Smith: "Μη γράφετε το πρώτο όνομα. θεωρείται αγενής. Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, κάντε κάποια έρευνα στο διαδίκτυο για να το ανακαλύψετε. Χρησιμοποιήστε ένα γενικό χαιρετισμό, όπως το "Αγαπητέ Διευθυντής Πωλήσεων:" μόνο ως έσχατη λύση. Σε αυτό το σενάριο, θα ήταν προτιμότερο να απευθυνθείτε στην επιστολή σας "Αγαπητέ Κύριε" ή "Αγαπητή Κυρία" και χρησιμοποιήστε έναν επίσημο τόνο.
Δομή του σώματος για σαφήνεια
Το σώμα της επιστολής σας πρέπει να χτυπήσει έναν ευγενικό και ουδέτερο τόνο. Χρησιμοποιήστε καθημερινά λόγια αντί για επίσημες λέξεις, για παράδειγμα "επίσης" αντί "επιπλέον" και "αλλά" αντί για "εντούτοις". Συσπάσεις όπως "είμαι", "δεν είχα" και "δεν θα" είναι εντάξει σε μια ημιεπίσημη επιστολή εφ 'όσον ταιριάζουν με το στυλ της επιχείρησής σας. Ανοίξτε περιγράφοντας τον λόγο για τον οποίο γράφετε και κάνετε τους υπόλοιπους πόντους σας σε δύο έως τέσσερις παραγράφους με έναν λογικό τρόπο, μια ιδέα ανά παράγραφο. Σεβαστείτε τον χρόνο του παραλήπτη και κρατήστε το γράμμα όσο το δυνατόν πιο κοντό και στο σημείο.
Γράψτε ένα συμπληρωματικό κλείσιμο
Έχετε διάφορες επιλογές για τη στρογγυλοποίηση ενός ημιτελικού γράμματος, οπότε επιλέξτε ένα ευγενικό αλλά εγκάρδιο κλείσιμο από την παρακάτω λίστα:
- Με εκτίμηση,
- Ειλικρινά δικός σου,
- Ειλικρινά δικός σας,
- Με εκτιμιση,
- Εγκάρδια,
- Τις καλύτερες ευχές μου,
Τερματίστε πληκτρολογώντας το όνομά σας και τον τίτλο και, στη συνέχεια, εκτυπώστε το γράμμα και υπογράψτε το όνομά σας στο διάστημα μεταξύ του κλεισίματος και του πληκτρολογίου σας.
Παράδειγμα ημιτελικής επιστολής
Βάζοντας όλα μαζί, εδώ είναι ένα παράδειγμα ενός σύντομου ημιτελικού γράμματος:
Αγαπητέ κα Mears:
Σας καλώ να σας προσκαλέσω να γίνετε ομιλητής και συνεργάτης του εργαστηρίου στο προσεχές Συνέδριο Βιομηχανικών Πωλήσεων του 2019.
Το θέμα αυτού του συνεδρίου είναι "Πωλήσεις: Οδήγηση στο κύμα τεχνολογίας". Θα πραγματοποιηθεί στο Συνεδριακό Κέντρο Ernest N. Morial στη Νέα Ορλεάνη από τις 3 έως τις 5 Οκτωβρίου 2019.
Για την πληροφόρησή σας, η Katerina Houlden της Intelligent Sales θα είναι ο κύριος ομιλητής που θα ανοίξει. Το θέμα της παρουσίασής της είναι "Mastering Sales Big Data". Εάν συνδεθείτε στη δικτυακή μας πύλη στο www.indsalescon.net, μπορείτε να δείτε το τρέχον σχέδιο προγράμματος και τα ειδικά θέματα που θα καλύψουν προσωρινά οι ομιλίες και τα εργαστήρια.
Αναμένουμε ότι η συμμετοχή θα είναι η υψηλότερη ποτέ φέτος, στην περιοχή των 4.000 αντιπροσώπων και 80 ομιλητών. Θα χαρούμε και θα τιμήσαμε αν θα συνεισφέρατε σε αυτό το διάσημο γεγονός.
Θα το εκτιμούσα αν θα μπορούσατε να απαντήσετε ευγενικά από τις 30 Μαΐου. Από εκεί, μπορώ να σας παράσχω οποιεσδήποτε περαιτέρω πληροφορίες μπορείτε να ζητήσετε.
Τις καλύτερες ευχές μου,
Jane Doe
