Όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να κρατήσουν κάποιο βιβλίο σε περίπτωση που ένας φορέας είσπραξης φόρων ή ένας πράκτορας του IRS χτυπήσει. Ένα βιβλίο μπορεί να διατηρηθεί σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, αλλά η ομορφιά ενός βιβλίου φυσικών βιβλίων είναι η φορητότητα του. Μπορείτε να πάρετε το βιβλίο στο σπίτι κάθε βράδυ ή να το μεταφέρετε στους επενδυτές για να τους δώσετε μια εικόνα του πώς η εταιρεία κάνει οικονομικά. Είναι επίσης σοφό να φυλάσσεται ένα βιβλίο για προσωπικά έξοδα, ως είδος ενός δοξασμένου μητρώου ελέγχου.
Σχεδιάστε έξι κάθετες γραμμές στην πρώτη σελίδα του βιβλίου, αφήνοντας επτά στήλες. Σημειώστε ότι μερικά βιβλία βιβλίων έρχονται σπασμένα, αλλά μπορούν να τροποποιηθούν με στυλό.
Επισημάνετε τις επτά στήλες "Ημερομηνία", "Περιγραφή", "Πιστωτική", "Χρεωστική", "Υπόλοιπο", "Αριθμός ελέγχου" και "Έγκριση".
Χρησιμοποιήστε την πρώτη γραμμή στο βιβλίο για την καταγραφή της ισορροπίας εκκίνησης. Κάτω από την περιγραφή, γράψτε "Αρχικό υπόλοιπο" (και "Προκαταβολή υπολοίπου" στις επόμενες σελίδες) και αναγράψτε το αρχικό ποσό στη στήλη "Υπόλοιπο".
Καταγράψτε όλες τις πωλήσεις, τους εισπρακτέους λογαριασμούς ή τις πληρωμές στη στήλη "Πιστωτική", αναφέροντας την ημερομηνία και μια περιγραφή στις κατάλληλες στήλες που περιγράφουν τους λόγους για τους οποίους εισπράχθηκαν χρήματα.
Καταγράψτε όλες τις αγορές, τους πληρωτέους λογαριασμούς και τους μισθούς στη στήλη "Debit", αναφέροντας την ημερομηνία και μια περιγραφή που περιγράφει γιατί τα χρήματα ήταν διασκορπισμένα. Καταχωρίστε τον αριθμό ελέγχου στη στήλη "Αριθμός ελέγχου". Έχετε έναν διαχειριστή ή λογιστή αρχικό στη στήλη "Έγκριση".
Διατηρήστε το τρέχον υπόλοιπο μετά από κάθε πιστωτική και χρεωστική συναλλαγή για να δείτε μια εικόνα για το πού η εταιρεία είναι οικονομικά και για να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούνται μεταγενέστεροι αριθμοί ελέγχου και ότι δεν κλαπούνται έλεγχοι.
Διατηρείτε αποδείξεις για όλες τις συναλλαγές. Αποθηκεύστε ένα στέλεχος ελέγχου για πληρωμές έξω και τιμολόγια για πληρωμές in. Βάλτε αυτές τις αποδείξεις σε ένα manila φάκελο που συνοδεύει το βιβλίο βιβλίο. Φυλάξτε τα στοιχεία μακριά κάθε μήνα μαζί με ένα αντίγραφο του ημερολογίου αυτού του μήνα.
Συμβουλές
-
Καταγράψτε όλες τις συναλλαγές κατά τη στιγμή της συναλλαγής. Δεν θέλετε να μένετε με μετρητά και μετρητά αξίας ημερών για εγγραφή στο τέλος του μήνα.
