Ένα διοικητικό συμβούλιο, όπως κάθε ομάδα εργασίας, χρειάζεται χρόνο και πληροφορίες για να απορροφήσει και να εξετάσει μια νέα ιδέα. Είτε είστε επικεφαλής τμήματος, εθελοντής, σύμβουλος ή μέλος του διοικητικού συμβουλίου, ισχύουν ορισμένες βασικές οδηγίες όταν παρουσιάζετε μια νέα ιδέα. Η σύντομη παρουσίαση, η πρόβλεψη πιθανών ερωτημάτων, η παροχή επαρκών πληροφοριών για τη λήψη αποφάσεων και η άμεση ανταπόκριση σε ανησυχίες μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ αποδοχής και απόρριψης της πρότασής σας.
Οργανώστε τις πληροφορίες όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτό σημαίνει να παρέχετε μια επισκόπηση ή ένα φύλλο περίληψης στο επάνω μέρος των υλικών σας, το οποίο επιτρέπει στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να αντιληφθούν τη νέα ιδέα και την ώθηση της παρουσίασής σας σε μια σύντομη ανάγνωση. Το επιχειρηματικό σχέδιο περίγραμμα που παρουσιάζεται στο Planware.org προσφέρει δείγματα κύριων θεμάτων που μπορούν να αποτελέσουν το δελτίο σύνοψης (βλ. Πόρων). Προσαρμόστε τα για να απεικονίσετε την προτεινόμενη ιδέα και το σχέδιο επίθεσης. Προσαρμόστε το πλήρες περίγραμμα ώστε να ταιριάζει με τις λεπτομέρειες της προσέγγισής σας. Με περίληψη μιας σελίδας και περίγραμμα δύο σελίδων, δώσατε στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πλήρη επισκόπηση του προβλήματος, της έρευνάς σας και των προτεινόμενων λύσεων. Τα υλικά που ακολουθούν μπορούν να επεκταθούν σε θέματα με τη σειρά της σύνοψης σας. Αυτό επιτρέπει στους αναγνώστες να κατανοήσουν την πλήρη ιδέα σε σύντομη ανάγνωση και επίσης θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε την παρουσίασή σας ώστε να ταιριάζει με το χρόνο που έχει δοθεί από το διοικητικό συμβούλιο. Αν δοθεί λίγα λεπτά, ανατρέξτε στη σύνοψη. με μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, αναθεωρήστε το περίγραμμα. Με πολύ χρόνο, είστε έτοιμοι να ασχοληθείτε με συγκεκριμένα θέματα λεπτομερώς. Αυτό δείχνει τόσο την ικανότητά σας να συνεργάζεστε όσο και το σεβασμό σας για τις άλλες δραστηριότητες που πρέπει να διεξάγει το συμβούλιο.
Παρουσιάστε ιδέες σε διάφορες μορφές. Ο προπονητής της δημόσιας ομιλίας Patricia Fripp παρατηρεί ότι μερικοί άνθρωποι θυμούνται τι ακούνε, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι θυμούνται αυτό που βλέπουν. Αν η ιδέα σας αφορά την ανακατανομή πόρων, το πρόσθετο προσωπικό ή τη βελτίωση του μεριδίου αγοράς, εξετάστε το ενδεχόμενο να παρουσιάσετε αυτές τις πληροφορίες με σύντομη γραφή, διαγράμματα και διαγράμματα. Λογισμικό όπως το Microsoft PowerPoint ή η ποικιλία γραφικών προγραμμάτων που παρατίθενται στο Pure-Mac σας επιτρέπουν να παρουσιάζετε γραφικά στοιχεία σε γυαλισμένη μορφή (βλ. Πόρων). Παρέχετε υποστήριξη εκτύπωσης για γραφικά, ώστε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να μπορούν να ανασκοπήσουν γραφήματα και γραφήματα αργότερα.
Προβλέψτε και απαντήστε σε λογικές ερωτήσεις στα υλικά παρουσίασής σας. Παρέχετε εκτιμήσεις κόστους, δειγματοληπτικά προγράμματα κατάρτισης ή άλλα δεδομένα για να υποστηρίξετε την προβλεπόμενη επιτυχία της ιδέας σας. Σε αυτόν τον τομέα, η πρόβλεψη των ερωτήσεων είναι πολύ διαφορετική από την υπεράσπιση της ιδέας σας από την επίθεση. Αποφύγετε αμυντικές στρατηγικές, όπως σχολιάζοντας ότι πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η ιδέα δεν θα λειτουργήσει ή να ταξινομήσει λογικά ερωτήματα ως αντιρρήσεις.
Απαντήστε σε απρόβλεπτες ερωτήσεις αμέσως. Ευχαριστώντας τον ερωτηθέντα για την κατανόησή του και αναγνωρίζοντας ότι δεν έχετε όλα τα στοιχεία ή τις λεπτομέρειες σε αυτόν τον τομέα, μπορεί να συνοδεύεται από μια υπόσχεση να έχετε απαντήσεις εντός μιας εβδομάδας ή άλλου λογικού χρονικού πλαισίου. Συνεχίστε και εκπληρώστε την προθεσμία. Ενημερώστε όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου για τις απαντήσεις, όχι μόνο τον ερωτώμενο. Αυτό δείχνει την ανταπόκρισή σας στις ανησυχίες και την επιθυμία σας να επικοινωνείτε αποτελεσματικά.
Προετοιμαστείτε να απαντήσετε με ευελιξία στις προτάσεις. Προσδιορίστε τους τομείς όπου η ιδέα σας μπορεί να τροποποιηθεί εύκολα και περιοχές όπου αυτό θα είναι δύσκολο.Αυτό σας δίνει ένα βήμα μπροστά απαντώντας σε αντιρρήσεις ή ανησυχίες.
Παρέχετε αρκετές πληροφορίες υποστήριξης για να επιτρέψετε τη λήψη αποφάσεων. Ειδικά με νέες ιδέες, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου θα θελήσουν να αναθεωρήσουν τις πληροφορίες με το δικό τους ρυθμό πριν από την ανάληψη δέσμευσης. Αυτή η διαδικασία αναθεώρησης ενδέχεται να δημιουργήσει πρόσθετες ερωτήσεις ή ανησυχίες. Τα υλικά πρέπει να προσφέρουν μια πλήρη έκφραση της ιδέας σας χωρίς να είναι τόσο συντριπτική ώστε να παρεμποδίζουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Για παράδειγμα, οι αναγνώστες χρειάζονται τις τρεις εκτιμήσεις κόστους που λάβατε, μαζί με τα ονόματα των πιθανών αγωγών ερευνών. αλλά, σε αυτό το σημείο, δεν είναι διατεθειμένοι να περάσουν από ένα πλήρες φάσμα ερωτήσεων που θα μπορούσαν να περιέχουν οι έρευνες ή την λεπτομερή αλληλογραφία σας με κάθε αγωγό. Μια σύντομη παράγραφος σχετικά με την επιτυχία και το χρονικό πλαίσιο είναι επαρκής. ένα λεπτομερές ιστορικό κάθε εταιρείας παρεμποδίζει μια βασική απόφαση για το αν θα διεξαχθεί ή όχι έρευνα.
Τελειώστε την παρουσίασή σας, ευχαριστώντας το διοικητικό συμβούλιο, για να αφιερώσετε χρόνο για να εξετάσετε την ιδέα σας, ανεξάρτητα από την αρχική του απάντηση. Με τύχη, θα είστε πίσω με περισσότερες ιδέες και θα χαρούμε για ένα εγκάρδιο καλωσόρισμα.
