Δεν υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες όταν γράφετε σε πολλά άτομα που περιλαμβάνουν ένα διοικητικό συμβούλιο, πράγμα που σημαίνει ότι έχετε αρκετές επιλογές για την αντιμετώπιση της επιστολής σας. Γενικά, θα προετοιμάσετε ένα γράμμα όταν το διοικητικό συμβούλιο είναι τόσο μεγάλο που καθίσταται δύσκολο να απευθυνθείτε σε κάθε διευθυντή χωριστά. Για μικρότερους πίνακες, μπορείτε να γράψετε ξεχωριστό γράμμα για κάθε άτομο και να χρησιμοποιήσετε τη σημείωση "αντίγραφο άνθρακα" για να αναφέρετε τους άλλους παραλήπτες.
Όταν γράφετε σε ένα μεγάλο πίνακα
Όταν το συμβούλιο αποτελείται από πέντε ή περισσότερα άτομα - αυτός ο αριθμός είναι καθοδήγηση, όχι κανόνας - είναι συνήθης η προετοιμασία μιας επιστολής που απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο ως ομάδα και αποστέλλεται ταχυδρομικώς στην εταιρεία που διοικεί. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Το Διοικητικό Συμβούλιο
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Ο χαιρετισμός σας πρέπει να διαβάσει "Αγαπητοί Διοικητικοί Σύμβουλοι:" ή "Αγαπητοί Μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου:" ακολουθούμενος από ένα τελεία, όχι από κόμμα. Αν είστε ο ιδιοκτήτης επιχείρησης ή άλλο μέλος του διοικητικού συμβουλίου, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσετε την άτυπη υποψηφιότητα "Αγαπητέ Διοικητικό Συμβούλιο" ή "Αγαπητέ όλοι:"
Χρησιμοποιώντας ένα μπλοκ διανομής
Δεδομένου ότι πολλές επιτροπές συναντώνται συχνά, ίσως μία φορά κάθε μήνα, ίσως θέλετε να στείλετε ένα αντίγραφο της επιστολής ομάδας σε κάθε μεμονωμένο μέλος του διοικητικού συμβουλίου στη διεύθυνση κατοικίας ή μόνιμης επιχείρησης. Αυτό εξασφαλίζει ότι η επιστολή σας διαβάζεται και μπορεί να ενεργήσει πριν από την επόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου. Για να επιτευχθεί αυτό, γράψτε ένα μπλοκ διανομής στο τέλος της επιστολής με το όνομα και τη διεύθυνση κάθε μέλους του διοικητικού συμβουλίου. Εκτυπώστε πολλά αντίγραφα της επιστολής και στείλτε ένα αντίγραφο σε κάθε άτομο στη λίστα διανομής.
Όταν γράφετε σε ένα μικρό συμβούλιο
Όταν απευθύνεστε σε ένα μικρότερο διοικητικό συμβούλιο - για παράδειγμα, με τρεις ή τέσσερις διευθυντές - θα πρέπει να αναφέρετε τον παραλήπτη με το όνομα. Το μπλοκ διευθύνσεων τώρα μοιάζει με αυτό:
Κ. Robin Birch, Πρόεδρος
Κ. Jack Haslam, Διευθυντής
Δρ Olivia Blower, Διευθυντής
ABC Property Corporation Διοικητικό Συμβούλιο
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Ο χαιρετισμός σας θα πρέπει τότε να απαριθμήσει τα ονόματα των διευθυντών με την ίδια σειρά με το μπλοκ διευθύνσεων: "Αγαπητέ κα Birch, Mr. Haslam και Dr. Blower:" Είναι ωραίο να χρησιμοποιείτε τα πρώτα ονόματα αν γνωρίζετε καλά τους παραλήπτες και αυτό είναι το συνηθισμένο σας τρόπο επικοινωνίας. Η εθιμοτυπία απαιτεί να στείλετε ξεχωριστή επιστολή σε κάθε άτομο, ώστε να εκτυπώσετε και να υπογράψετε ένα πρωτότυπο αντίγραφο της επιστολής και του φακέλου για κάθε παραλήπτη.
Χρησιμοποιώντας τη σημείωση CC
Όταν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου βρίσκονται σε διαφορετικές διευθύνσεις, είναι λογικό να γράφουμε ξεχωριστό γράμμα σε κάθε παραλήπτη. Εδώ, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη σημείωση "copy courtesy copy" ή "carbon copy" για να ενημερώσετε κάθε παραλήπτη για το ποιος άλλος έχει λάβει την επιστολή. Κάνετε αυτό προσθέτοντας τα γράμματα "cc:" ακολουθούμενα από τα ονόματα των άλλων παραληπτών στο κάτω μέρος της επιστολής, αμέσως κάτω από την υπογραφή και το τυπωμένο σας όνομα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα μορφοποίησης:
Κ. Robin Birch, Πρόεδρος
ABC Property Corporation Διοικητικό Συμβούλιο
123 City Street
Σαν Φρανσίσκο, Καλιφόρνια 94105
Αγαπητέ κα Birch:
Γράμμα
Με εκτιμιση, Το όνομα σου
CC: Ο κ. Jack Haslam, ο Dr. Olivia Blower
Θα απευθυνθήκατε στη δεύτερη επιστολή σας στον "κ. Jack Haslam", ο οποίος συνέταξε την κας Robin Birch και την Dr. Olivia Blower, και ούτω καθεξής. Είναι καλή ιδέα να διορθώσετε όλα τα αντίγραφα σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα σωστά ονόματα παραληπτών και ευγενών.
