Η σύνταξη μιας επίσημης επιστολής σε ένα διοικητικό συμβούλιο μπορεί να είναι μια εκφοβιστική διαδικασία. Αυτή είναι η ευκαιρία σας να ακούσετε τις σκέψεις σας από τους υπεύθυνους, γι 'αυτό είναι σημαντικό να ακολουθήσετε την επίσημη διαδικασία. Αλλά δεν έχει νόημα η σωστή μορφοποίηση, αν το περιεχόμενο λείπει ή το γράμμα έχει γραμματικά λάθη.
Πριν από την έναρξη της επιστολής σε μια επιτροπή
Σε αντιστοιχία με το διοικητικό συμβούλιο, ξέρετε τι θέλετε να πείτε. Ποιο είναι το κίνητρό σας; Τι θέλετε να ολοκληρώσετε; Μια επιστολή καταγγελίας χρειάζεται μια εντελώς διαφορετική τακτική από, για παράδειγμα, μια επιστολή που επιδιώκει τη χρηματοδότηση ενός έργου.
Πάρτε χρόνο για να κάνετε κάποιες σημειώσεις. Σημειώστε τι να πείτε και γιατί έχει σημασία για εσάς. Το τελευταίο μπορεί να μην το κάνει στην επιστολή, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε εσείς εστιασμένη και ταξινομημένη. Υπάρχει κάποια τεκμηρίωση που πρέπει να αναφέρετε, στοιχεία ή στατιστικά στοιχεία που θέλετε να μοιραστείτε; Τους έτοιμοι και σημειώστε γιατί είναι σχετικές.
Σύνταξη της επιστολής
Αρχικά, οργανώστε τις σημειώσεις σας. Ποιο είναι το μεγαλύτερο σημείο σε σχέση με το γιατί γράφετε; Ποια στοιχεία υποστηρίζουν αυτό το σημείο; Βάλτε τους στην τάξη. Αυτό είναι ουσιαστικά το περίγραμμα σας, οπότε τώρα είστε καλό να πάτε.
Πολλοί άνθρωποι αγωνίζονται με την έναρξη μιας επιστολής, νομίζοντας ότι πρέπει να είναι ευφυείς από το get-go, αλλά είναι σαφές είναι πιο σημαντικό. Πείτε όλα όσα πρέπει να πείτε, στη συνέχεια βελτιώστε και σφίξτε τα όταν επεξεργάζεστε. Για να ξεκινήσετε, απευθυνθείτε στο "Αγαπητέ Πρόεδρο Σμιθ και μέλη του διοικητικού συμβουλίου" και στη συνέχεια ανοίξτε με "Σας γράφω …", στη συνέχεια, αναφέρετε τον γενικό λόγο για το γράψιμό σας.
Ακολουθήστε το άνοιγμά σας με το κύριο σημείο υποστήριξης και γράψτε δύο συνοπτικές παραγράφους που περιλαμβάνουν όλα τα θέματα που έχετε παρατηρήσει νωρίτερα.
Θυμηθείτε, αυτό είναι επιχείρηση και αυτοί οι άνθρωποι έχουν πολλά στο πιάτο τους. Μην είστε λουλουδένια ή βαρετοί. Φτάστε στο σημείο, να είστε ευγενικοί και να υπογράφετε με σεβασμό.
Η σημασία της επεξεργασίας
Στην πραγματικότητα, η συγγραφή ενός διοικητικού συμβουλίου δεν διαφέρει πολύ από το γράψιμο οποιουδήποτε επίσημου επαγγελματικού γράμματος, εκτός από το γεγονός ότι είναι για μια ομάδα ανθρώπων και μπορεί να έχει περισσότερη ιππασία σε αυτό, ανάλογα με το γιατί γράφετε.
Οι περισσότεροι άνθρωποι υπερ-στρες για το γράψιμο, όταν το πιο σημαντικό μέρος, πραγματικά, είναι η επεξεργασία. Πάντα πάρτε ένα διάλειμμα μετά γράφοντας κάτι, έτσι το κεφάλι σας καθαρίζει και επιστρέφετε με φρέσκα μάτια.
Πάρτε τουλάχιστον τρία περάσματα επεξεργασίας. Ψάξτε για λάθη γραμματικής, άχρηστα λόγια και υπερβολικά απλό τόνο. Οι άνθρωποι συχνά σφάλλουν να είναι σύντομοι με το να είναι αγενείς, αλλά η σύντομη γραφή είναι ισχυρή και στο σημείο, και οι δύο ποιότητες που παίζουν καλά στην επιχειρηματική αλληλογραφία.
Ακόμα, να είστε σεβασμός και κάπως δελεαστικός, αλλά μην πρηστείτε ή βάζετε τίποτα πάρα πολύ παχύ.
Γνωρίστε τον σκοπό σας
Όπως αναφέρθηκε, είναι σημαντικό να γνωρίζετε γιατί γράφετε. Είναι πιθανό τα τρία πιο συνηθισμένα γράμματα που θα πρέπει να γράψετε είναι να ζητήσετε κάτι, να παραιτηθείτε ή να δεχτείτε μια ευκαιρία.
Παραίτηση: Όταν παραιτείται από μια εταιρεία, ένα έργο ή ακόμα και το ίδιο το συμβούλιο, δηλώνετε ότι είστε ευγνώμονες που είχατε την ευκαιρία. Εξηγήστε, κατά προτίμηση σε μια πρόταση, γιατί παραιτείται - για προσωπικούς λόγους, να εξερευνήσετε μια νέα ευκαιρία, γιατί επιθυμείτε μια αλλαγή - χωρίς να μοιράζεστε λεπτομέρειες. Κρατήστε το σύντομο και επαγγελματικό. Εάν μπορείτε, προτείνετε να είναι διαθέσιμες εάν χρειαστεί στο μέλλον.
Αποδοχή: Αυτό μπορεί να είναι μια μόνο παράγραφο ακολουθούμενη από μια δήλωση ευγνωμοσύνης. Πείτε ότι είστε περήφανοι να αποδεχτείτε την ευκαιρία, ανυπομονούμε να συνεισφέρουμε και είστε ευγνώμονες για την πίστη του διοικητικού συμβουλίου. Μην ασχολείστε με σχέδια ή προθέσεις. αυτό συμβαίνει για τα συμβόλαια.
Αίτηση: Αμέσως, δηλώστε τι ζητάτε. Εξήγησε γιατί. Αν έχετε αποδεικτικά στοιχεία για το γιατί η αίτηση είναι έγκυρη, τεκμηριώνετε εν συντομία αυτό. Αποφύγετε τις υποσχέσεις απόδοσης ή έκβασης, καθώς αυτές πρέπει να δηλώνονται μόνο σε ένα συμβόλαιο ή χρονοδιάγραμμα έργου, όπου έχετε διαπραγματευτική ικανότητα. Σας ευχαριστώ για την εκτίμησή τους και προσφέρετε να είναι διαθέσιμες εάν έχουν ερωτήσεις ή απαιτούν διευκρινίσεις.
