Ο τρόπος λειτουργίας μιας επιχείρησης επηρεάζει άμεσα τις επιτυχίες και τις αποτυχίες που θα έχει. Όταν η ομάδα διαχείρισης εντοπίζει σταθερούς μακροπρόθεσμους στόχους για τον οργανισμό, καθώς και καινοτόμους τρόπους επίτευξής τους, τότε ο οργανισμός στο σύνολό του έχει το κίνητρο και την προσπάθεια να εργαστεί προς αυτή την κατεύθυνση.
Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε έναν οργανισμό όπου η ανώτερη διοικητική ομάδα δεν κατάφερε να αναγνωρίσει σχέδια ανάπτυξης ή μακροπρόθεσμους στόχους. Τι θα συμβεί σε αυτή την εταιρεία; Μπορεί να παραμείνει για λίγους μήνες, αλλά η έλλειψη σχεδιασμού ή στρατηγικής παρέμβασης θα μπορούσε να οδηγήσει σε θάνατό του. Ομοίως, η μη ανάληψη κατεύθυνσης από τα ανώτερα στελέχη μπορεί να προκαλέσει την απώλεια εμπιστοσύνης των εργαζομένων στην εταιρεία. Ο οργανωτικός σχεδιασμός, ο οποίος περιλαμβάνει στρατηγικές για όλα τα επίπεδα της εταιρείας, είναι επιτακτική για την επιτυχία της επιχείρησης.
Ορισμός Οργάνωσης Σχεδιασμού
Ο σχεδιασμός του οργανισμού ξεκινά όταν η ομάδα ανώτερων στελεχών προσδιορίζει τους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους της εταιρείας. Μόλις καθοριστούν και εξευγενιστούν αυτοί οι στόχοι, ώστε να είναι σαφείς και εφικτοί, είναι σημαντικό να διαμορφώσουμε συγκεκριμένες στρατηγικές και σχέδια για την επίτευξη αυτών των στόχων. Ο οργανωτικός σχεδιασμός εξασφαλίζει ότι υπάρχει ένα όραμα για την επιχείρηση, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν και να κατανοούν πώς η καθημερινή τους εργασία συμβάλλει στην εταιρεία ως σύνολο.
Οι στόχοι που θέτει μια εταιρεία πρέπει να είναι αρκετά ρεαλιστικοί ώστε να υλοποιηθούν μέσα στους πόρους του οργανισμού. Είναι καλό να φτάνεις για τα αστέρια, αλλά ταυτόχρονα, οι στόχοι πρέπει να είναι εφικτοί. Εάν δεν μπορείτε να χτυπήσετε στόχους που είναι πολύ μακριά από το χτύπημα, μπορεί να αποθαρρύνει την εταιρεία. Ένας καλός στόχος πρέπει επίσης να είναι ποσοτικά μετρήσιμος. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία μπορεί να παρακολουθεί την πρόοδό της καθ 'όλη τη διάρκεια του οικονομικού έτους, ελέγχοντας πόσο μακριά έχουν έρθει και πόσο ακόμα έχουν φύγει. Είναι επίσης σημαντικό να περιγράψετε ένα χρονικό πλαίσιο για την επίτευξη του στόχου, όπως εντός ενός οικονομικού έτους ή ενός τετάρτου. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία μπορεί να ορίσει προθεσμίες για να κρατήσει τους πάντες σε καλό δρόμο.
Εκτός από τον καθορισμό στόχων και την ανάπτυξη σχεδίων για την επίτευξή τους, ο οργανωτικός σχεδιασμός καλύπτει τη στελέχωση και την κατανομή των πόρων.Οι κατάλληλοι άνθρωποι πρέπει να είναι σε θέση να εκτελούν τους ρόλους τους και οι αναγκαίοι πόροι, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών, πρέπει να είναι διαθέσιμοι για τον οργανισμό, ώστε να μπορούν να εφαρμόσουν με επιτυχία τα υπάρχοντα σχέδια.
Δεδομένου ότι κάθε οργανισμός είναι μοναδικός, καμία δομή ή μέθοδος στελέχωσης δεν θα λειτουργήσει για κάθε εταιρεία. Ωστόσο, ορισμένοι παράγοντες θα πρέπει πάντα να λαμβάνονται υπόψη κατά τον σχεδιασμό μιας αποτελεσματικής οργανωτικής δομής. Οι εταιρείες πρέπει να ερευνήσουν και να αξιολογήσουν τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των διαφόρων επιλογών οργανωτικής δομής, όπως λειτουργικές δομές, διαρθρωτικές δομές ή δομές μήτρας, και να εξετάσουν ποια θα τα θέσει για να επιτύχουν τους οργανωτικούς τους στόχους. Η εταιρεία θα χρειαστεί επίσης να προβλέψει τα πρότυπα ανάπτυξης και τον τρόπο με τον οποίο ταιριάζουν με τα γενικά τους σχέδια. Επιπλέον, ο οργανισμός θα πρέπει να δει ποια δομή θα παράγει την πιο σημαντική λειτουργική αποδοτικότητα και ικανοποίηση των εργαζομένων.
Ο οργανωτικός σχεδιασμός μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε μέγεθος μιας επιχείρησης, είτε πρόκειται για μια μικρή επιχειρηματική επιχείρηση είτε για έναν πολυεθνικό όμιλο ετερογενών δραστηριοτήτων. Σε κάθε περίπτωση, είναι κρίσιμο για τη διοίκηση να καθορίσει τους στόχους της εταιρείας και να σχεδιάσει σχέδια για την επίτευξή τους, εκτός από τους πόρους που θα πάρει για να ανταποκριθεί σε αυτούς τους στόχους.
Είδη οργάνωσης
Υπάρχουν πολλοί τρόποι κατηγοριοποίησης των τύπων οργανωτικών σχεδίων, αν και πολλά από αυτά εμπίπτουν σε τέσσερις κύριες κατηγορίες: οικονομικές, στρατηγικές, έκτακτες και διαδοχικές. Κάθε τύπος οργανωτικού σχεδίου εξετάζει την επιχείρηση στο σύνολό της, αλλά μέσω του φακού μιας συγκεκριμένης περιοχής. Με αυτόν τον τρόπο, είναι εύκολο να δούμε πώς η επιχείρηση θα ταξιδέψει σε πολλά διαφορετικά σενάρια.
Ο οικονομικός προγραμματισμός σε έναν οργανισμό στοχεύει στη δημιουργία μεγαλύτερου εισοδήματος ή στην αύξηση του μεριδίου αγοράς της επιχείρησης. Επίσης, ο οικονομικός προγραμματισμός μπορεί να λύσει τα προβλέψιμα οικονομικά ζητήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει η εταιρεία στο μέλλον. Ο τρόπος δομής ενός οικονομικού σχεδίου εξαρτάται από το επίπεδο της επιχείρησης και τους στόχους που θέλει να επιτύχει. Ένας σημαντικός παράγοντας ενός οικονομικού σχεδίου είναι ότι πρέπει να εδραιωθεί στην πραγματικότητα. Όπως και ο αποτελεσματικός σχεδιασμός στόχων, το οικονομικό σχέδιο πρέπει να λαμβάνει υπόψη την πραγματική οικονομική εικόνα της εταιρείας, τώρα και στο μέλλον. Το σχέδιο πρέπει επίσης να είναι προσανατολισμένο προς το μέλλον, έτσι ώστε να μπορεί να αναλάβει οποιαδήποτε πιθανά ζητήματα μπορεί να χρειαστεί να ξεπεράσει η εταιρεία.
Πάρτε μια μικρή επιχείρηση, όπως ένα πρακτορείο ψηφιακού μάρκετινγκ, για παράδειγμα. Με προσωπικό πέντε ατόμων, η εταιρεία παραμένει στάσιμη σε ένα οροπέδιο και δεν έχει αρκετούς ανθρώπινους πόρους για να αναπτύξει την επιχείρηση. Η αύξηση των πωλήσεών τους είναι ένας από τους οργανωτικούς τους στόχους. Ωστόσο, αν προσλάβουν έναν άλλο υπάλληλο, τότε δεν έχουν τα οικονομικά να πληρώσουν γι 'αυτούς. Έχοντας ένα σαφές οικονομικό σχέδιο για αυτόν τον οργανισμό δεν θα τους βοηθήσει μόνο να καταλάβουν πώς να φέρουν σε έναν πρόσθετο πόρο, αλλά και πώς να πληρώσουν για αυτούς. Άλλωστε, έχοντας αυτόν τον νέο υπάλληλο, μπορεί να τους βοηθήσει να αυξήσουν τις πωλήσεις τους και να εκπληρώσουν τον οργανωτικό τους στόχο.
Ένας άλλος τύπος οργανωτικού σχεδίου είναι ο στρατηγικός σχεδιασμός, ο οποίος περιλαμβάνει τη μετάφραση του οράματος της εταιρείας σε στόχους και στόχους, με βήματα για την επίτευξή τους. Ο στρατηγικός σχεδιασμός δεν κοιτάζει μόνο προς τα μέσα στην ίδια την εταιρεία, αλλά εστιάζει επίσης στην αγορά και τη βιομηχανία, καθώς και στους ανταγωνιστές. Αυτό το είδος σχεδιασμού περιλαμβάνει την ανάλυση των μελλοντικών ευκαιριών της εταιρείας και των πιθανών εισερχόμενων απειλών. Απαιτεί επίσης να γνωρίζει πλήρως τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες του οργανισμού. Ο στρατηγικός σχεδιασμός απαιτεί επίσης την κατανόηση του ποιος είναι ο ανταγωνιστής στην αγορά και ακριβώς ποια είναι τα πλεονεκτήματα και οι αδυναμίες του σε σχέση με την οργάνωση. Έχοντας μια ρεαλιστική άποψη της συνολικής αγοράς και της οικονομίας είναι επίσης επιτακτική.
Στην περίπτωση του οργανισμού ψηφιακού μάρκετινγκ, για παράδειγμα, μέρος του στρατηγικού τους οράματος μπορεί να είναι η προσφορά μιας νέας υπηρεσίας όπως η copywriting των υλικών παραγωγής μολύβδου. Εάν η επιχείρηση έχει επικεντρωθεί κυρίως στο σχεδιασμό ιστοσελίδων και τη διαφήμιση μέσω διαδικτύου μέχρι το σημείο αυτό, θα πρέπει να διεξάγει εμπεριστατωμένη έρευνα στον τομέα της copywriting για να κατανοήσει τον τρόπο με τον οποίο εισπράττει στη βιομηχανία. Αν οι ανταγωνιστές τους προσφέρουν copywriting ως υπηρεσία, τότε μπορεί να είναι συνετό για αυτούς να το προσφέρουν επίσης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί τρόπο να διαφοροποιήσουν τις υπηρεσίες copywriting από τους ανταγωνιστές τους.
Πολλές οργανώσεις δημιουργούν επίσης σχέδια έκτακτης ανάγκης για αποτελέσματα που είναι εκτός του πεδίου των φυσιολογικών. Αυτό το είδος οργανωτικού προγραμματισμού συμβάλλει στην άμβλυνση των πιθανών κινδύνων για την εταιρεία και μπορεί ακόμη και να τους βοηθήσει να αποφύγουν γεγονότα που μπορεί να έχουν καταστροφικές επιπτώσεις. Ένα ισχυρό σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι καλά ερευνά και παρουσιάζει ρεαλιστικά σενάρια που μπορούν να λάβουν χώρα που μπορεί να έχουν αρνητικές επιπτώσεις στην εταιρεία, και παρέχει μια βήμα-βήμα λύση που η εταιρεία μπορεί να εφαρμόσει σε αυτό το σενάριο. Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης μπορεί να σώσει έναν οργανισμό από την πτώση και μπορεί να τον βοηθήσει να αναπτυχθεί σε περιόδους μετάβασης.
Ένα πιθανό καταστροφικό σενάριο για το πρακτορείο ψηφιακού μάρκετινγκ μπορεί να είναι ότι ο μεγαλύτερος πελάτης του, ο οποίος παρέχει το 50% των εσόδων του, αποφασίζει να υπογράψει με έναν από τους ανταγωνιστές του. Σε αυτή την περίπτωση, η εταιρεία θα χάσει ένα μεγάλο μέρος του εισοδήματός της. Εάν δεν μπορούν να βρουν έναν τρόπο να την αντικαταστήσουν, ίσως χρειαστεί να κηρύξουν πτώχευση. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης, στην περίπτωσή τους, θα παρείχε πιθανές λύσεις για αυτό το πρόβλημα, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει τρόπους να επιστρέψει αυτός ο πελάτης με την εταιρεία, αυξάνοντας τα έσοδά του μέσω άλλων καναλιών ή ακόμα και να πάρει δάνειο για βραχυπρόθεσμη ανακούφιση. Με το να υπάρχει ήδη ένα σχέδιο εάν ο μεγαλύτερος πελάτης τους εγκαταλείψει, ο οργανισμός ψηφιακού μάρκετινγκ μπορεί στη συνέχεια να πάρει το δικαίωμα να εργαστεί προσπαθώντας να λύσει το πρόβλημά τους, αντί να σπαταλήσει χρόνο προσπαθώντας να καταλάβει ένα σχέδιο ενώ βρίσκεται σε κατάσταση κρίσης.
Ο σχεδιασμός διαδοχής είναι ένας άλλος αποτελεσματικός τρόπος οργάνωσης του σχεδιασμού. Αυτό συνεπάγεται την ανάπτυξη μιας στρατηγικής που θα τεθεί σε εφαρμογή όταν ένας βασικός παίκτης στον οργανισμό εγκαταλείψει. Εάν κάποιος που ανήκει σε ένα ρόλο διαχείρισης λήψης αποφάσεων εγκαταλείψει τον οργανισμό για οποιοδήποτε λόγο, προγραμματισμένο ή απρογραμμάτιστο, η εταιρεία ως σύνολο μπορεί να τεθεί εκτός λειτουργίας. Μπορεί να μην είναι σε θέση να εκπληρώσουν τους οργανωτικούς τους στόχους εάν δεν έχουν τη σωστή ηγεσία. Ο προγραμματισμός διαδοχής συνεπάγεται κάτι παραπάνω από την ονομασία ενός διαδόχου. Σημαίνει την κατάρτιση και το καλλωπισμό αυτού του προσώπου για να γεμίσει την ηγετική θέση πριν προκύψει η ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, δεν υπάρχει χρόνος καθυστέρησης για τον διάδοχο να φτάσει στην ταχύτητα και ο οργανισμός μπορεί να συνεχίσει τις εργασίες του ως συνήθως.
Εάν ο κύριος προγραμματιστής ιστού του γραφείου ψηφιακού μάρκετινγκ έφυγε ξαφνικά, για παράδειγμα, η εταιρεία ενδέχεται να μην είναι σε θέση να ολοκληρώσει τα υπάρχοντα έργα ή νέα έργα μέχρι να αντικατασταθεί. Για μια μικρή επιχείρηση, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι μπορεί να χρειαστεί να κλείσουν τις πόρτες τους. Με ένα σχέδιο διαδοχής, μπορεί να έχουν εκπαιδεύσει έναν κατώτερο προγραμματιστή για να αναλάβουν το ρόλο. Εάν το πρόσωπο αυτό είχε ήδη καλλωπιστεί για την κύρια θέση λήψης αποφάσεων, τότε ο οργανισμός θα μπορούσε να συνεχίσει να εξυπηρετεί τους πελάτες του χωρίς κανένα λόξυγκας.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον προγραμματισμό του οργανισμού
Ο σωστός σχεδιαστικός σχεδιασμός επιτρέπει στην εταιρεία να αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητές της. Χρησιμοποιώντας μια συστηματική προσέγγιση, οι εταιρείες μπορούν να εντοπίσουν εκεί που θέλουν να πάνε και στη συνέχεια να εφαρμόσουν τα βήματα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να φτάσουν εκεί. Εάν ένας οργανισμός ενδιαφέρεται για την ανάπτυξη και δεν ξέρει αρκετά πώς να φτάσει εκεί, τότε ο σχεδιασμός του οργανισμού μπορεί να βοηθήσει να καθορίσει τα βήματα που πρέπει να πάρουν, τόσο για να καθορίσουν τους στόχους τους όσο και για να τα φτάσουν.
Ο οργανωτικός προγραμματισμός βοηθά τις εταιρείες να είναι στρατηγικές στον τρόπο με τον οποίο παίρνουν βασικές αποφάσεις. Όταν υπάρχουν μεγαλύτεροι εταιρικοί στόχοι, τότε είναι ευκολότερο να λάβετε συγκεκριμένες αποφάσεις όταν χρησιμοποιείτε μια στρατηγική μέθοδο. Ομοίως, ο σχεδιασμός του οργανισμού μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να αξιοποιήσουν τις δυνάμεις τους. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένοι τομείς όπου η οργάνωση υπερέχει, θα ήταν συνετό να παίξουμε όσους περισσότεροι καλλιεργούν την επιχείρηση. Στο άλλο άκρο του φάσματος, οι αδυναμίες ενός οργανισμού μπορούν να βελτιωθούν χρησιμοποιώντας τον προγραμματισμό του οργανισμού. Στοιχεία χρηματοοικονομικού σχεδιασμού και σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης μπορούν να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στην αντιμετώπιση των αδυναμιών μιας επιχείρησης.
Ο καθορισμός της επιχείρησης για επιτυχία είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους θα πρέπει να χρησιμοποιήσουν τον προγραμματισμό της οργάνωσης. Μέσα από την ανάπτυξη σχεδίων και διαδικασιών, η εταιρεία μπορεί να εργαστεί για τη βελτίωση των διαδικασιών που εφαρμόζονται συνεχώς. Η βελτίωση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η εταιρεία βοηθά να τους προσφέρει ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, το οποίο μπορεί επίσης να αυξήσει τις δραστηριότητές τους.
Πώς να βελτιώσετε τον προγραμματισμό του οργανισμού
Κανένας τρόπος οργάνωσης του σχεδιασμού δεν λειτουργεί για μια εταιρεία. Πολλές φορές, μια εταιρεία πρέπει να εφαρμόζει διαφορετικούς τρόπους οργάνωσης σχεδιασμού για να βρει τι λειτουργεί καλά για αυτούς. Η βελτίωση του προγραμματισμού του οργανισμού είναι μια συνεχής δουλειά, γιατί καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται και αλλάζει, ο τρόπος με τον οποίο τα σχέδια της εταιρείας πρέπει να αλλάξουν για να ανταποκριθούν στις νέες απαιτήσεις.
Η ειλικρίνεια και η διαφάνεια είναι σημαντικές πτυχές του σχεδιασμού της οργάνωσης. Είναι ζωτικής σημασίας να έχουμε μια σαφή και αντικειμενική άποψη του τρόπου με τον οποίο η οργάνωση κάνει. Με αυτόν τον τρόπο, γίνεται ευκολότερο να εντοπίζονται πιθανά θέματα ή απειλές που αντιμετωπίζει ο οργανισμός ή συγκεκριμένες αδυναμίες που είναι εμφανείς μέσα στην εταιρεία. Η αφαίρεση των εσωτερικών οδοφραγμάτων που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι τους βοηθά να επικεντρωθούν στη συγκεκριμένη εργασία. Μόλις καταργηθούν εσωτερικά οδοφράγματα, όπως ορισμένες διαδικασίες ή πολιτικές, οι εργαζόμενοι μπορούν να εργαστούν για τη βελτίωση των αδυναμιών του οργανισμού.
Όταν ψάχνετε να βελτιώσετε τον προγραμματισμό του οργανισμού, είναι επιτακτική η ύπαρξη ενός συνόλου μετρήσεων για να μετρήσετε την απόδοση του σχεδίου. Οι μετρήσεις μπορούν να προσφέρουν μεγάλη αξία και να αποτελέσουν έναν οδηγό για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τα βασικά στοιχεία της επιχείρησης. Η διοίκηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα για να εντοπίσει τομείς στους οποίους ο οργανισμός πρέπει να εστιάσει τις προσπάθειές του και στη συνέχεια να αναπτύξει στρατηγικές για την τελειοποίηση των πράξεων, οδηγώντας την εταιρεία να βελτιώσει τη συνολική της απόδοση.
