Η απώλεια μιας προθεσμίας έργου μπορεί να βλάψει τη σχέση σας με έναν πελάτη και να σας κοστίσει. Ωστόσο, μερικές φορές καθυστερήσεις είναι αναπόφευκτες. Ο τρόπος με τον οποίο παραβιάζετε τις ειδήσεις μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στην ενίσχυση της σχέσης σας και στην καταστροφή της. Εάν προσεγγίσετε το ζήτημα με τον σωστό τρόπο, μπορείτε να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη του πελάτη σας και να τον καθησυχαστείτε ότι θα κάνετε ό, τι χρειάζεται για να ολοκληρώσετε το έργο.
Ελέγξτε τακτικά
Αντί να περιμένετε έως ότου υπάρχει πρόβλημα να αγγίξετε τη βάση με τον πελάτη σας, στείλτε εβδομαδιαίες ενημερώσεις προόδου και ενημερωμένο χρονοδιάγραμμα. Επειδή έχετε επικοινωνήσει μαζί του συχνά, δεν θα είναι τόσο πολύ ένα σοκ όταν τον ενημερώνετε για την καθυστέρηση. Αν είναι σαφές ότι αντιμετωπίζετε προβλήματα, ενημερώστε τον πελάτη και ζητήστε συγνώμη αμέσως. Η συγνώμη σας θα έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο εάν παραδοθεί νωρίτερα από ό, τι εάν ο πελάτης σας την λάβει μετά την εκπνοή της προθεσμίας.
Αναγνωρίστε την ταλαιπωρία
Αφήστε τον πελάτη σας να γνωρίζει ότι καταλαβαίνετε το πρόβλημα που θα τον προκαλέσει η καθυστέρηση. Αυτό δείχνει ότι παίρνετε σοβαρά την κατάσταση και ότι ανησυχείτε για το πώς θα τον επηρεάσει. Επίσης, βεβαιωθείτε στον πελάτη ότι έχετε μια λαβή στο πρόβλημα και δεν θα το αφήσετε να ξανασυμβεί. Αυτό θα τον κάνει πιο πιθανό να κολλήσει με την εταιρεία σας παρά να βρει κάποιον άλλο για να ολοκληρώσει το έργο. Για παράδειγμα, πείτε του "Ξέρω ότι βασίζεστε σε αυτό το γεγονός πολύ πριν από την ετήσια συνάντηση των μετόχων σας. Προσδιορίσαμε το πρόβλημα και θα κάνουμε ό, τι χρειάζεται για να το τελειώσουμε πριν."
Έχετε ένα σχέδιο
Αντί να λέτε ότι η εργασία σας θα καθυστερήσει, θα δώσετε στον πελάτη μια νέα ημερομηνία ολοκλήρωσης. Αυτό του επιτρέπει να προσαρμόσει το χρονοδιάγραμμά του και να εξυπηρετήσει την αλλαγή. Θα έχει περισσότερη εμπιστοσύνη στις ικανότητές σας αν έχετε ένα σαφές χρονοδιάγραμμα από ό, τι αν λέτε απλά ότι δεν ξέρετε πότε θα τελειώσετε. Επίσης, περιγράψτε τι θα κάνετε για να επαναφέρετε το έργο. Αφήστε τον πελάτη να γνωρίζει ότι ξέρετε τι πήγε στραβά και ότι έχετε αντιμετωπίσει τα θέματα και έχετε ένα σχέδιο για να επιστρέψετε το πρόγραμμα στο χρονοδιάγραμμα.
Ελαχιστοποιήστε τη ζημιά
Όταν πείτε στον πελάτη την καθυστέρηση, να του προσφέρει κάτι για να αντισταθμίσει την ταλαιπωρία. Για παράδειγμα, να του προσφέρετε έκπτωση σε αυτό το έργο ή σε ένα μελλοντικό πρόγραμμα για να τον ενθαρρύνετε να σας δώσει μια άλλη ευκαιρία. Μπορείτε επίσης να προσφέρετε επιπλέον αντικείμενα ή υπηρεσίες χωρίς κόστος. Αυτό δείχνει ότι θέλετε να κάνετε τροποποιήσεις και επιδιόρθωση της σχέσης, δίνοντας παράλληλα στον πελάτη ένα απτό όφελος για να σας δώσει μια δεύτερη ευκαιρία.
