Ο τρόπος με τον οποίο ενημερώνετε τον πελάτη ότι δεν τον εξυπηρετείτε πλέον μπορεί να προκαλέσει ή να παραβιάσει τη φήμη της επιχείρησής σας. Οι πελάτες μπορούν εύκολα να εκφράσουν την άποψή τους για εσάς και την επιχείρησή σας στο Διαδίκτυο, οπότε ακόμα και αν είναι σταθερά αγενής ή απαιτητικός, πρέπει να επικοινωνήσετε το μήνυμά σας χωρίς να είστε ασήμαντοι. Η σύνταξη μιας επιστολής στον πελάτη είναι ο καλύτερος τρόπος για να σπάσετε τις ειδήσεις επειδή σας δίνει χρόνο να σκεφτείτε τι να πείτε και να σώζει τον πελάτη από μια ενοχλητική δημόσια σκηνή.
Απευθυνθείτε στην επιστολή προς τον πελάτη και γράψτε ότι από σήμερα η εταιρεία σας δεν θα είναι πλέον σε θέση να τον εξυπηρετήσει. Χρησιμοποιήστε απλή, σαφή και σταθερή γλώσσα, ώστε ο πελάτης να κατανοεί ότι η απόφαση αυτή είναι οριστική και δεν είναι ανοικτή για διαπραγματεύσεις, επιχειρήματα ή υπομνήματα.
Απευθυνθείτε στον λόγο για τον οποίο έχετε κάνει αυτή την απόφαση εστιάζοντας στα θετικά στην κατάσταση αντί στα αρνητικά. Χρησιμοποιήστε έναν γενικό λόγο παρά να πάτε σε συγκεκριμένες παραμέτρους. Για παράδειγμα, αν αφήσετε τον πελάτη να πάει γιατί είναι καταληκτικά καταχρηστικός για τους υπαλλήλους σας, μην γράφετε ότι είναι αγενής. Αντ 'αυτού, λένε ότι η εταιρεία σας δεν είναι σε θέση να ικανοποιήσει τις ανάγκες του και ότι θα εξυπηρετείται καλύτερα από άλλη εταιρεία. Στην πραγματικότητα, οι "ανάγκες" του πελάτη συνεπάγονται τη σταθερά πιεστική στάση του, αλλά τον αφήνετε να σκεφτεί ότι έχετε λάβει αυτή την απόφαση με βάση τα συμφέροντα του.
Ως εναλλακτική λύση, χρησιμοποιήστε έναν ειδικό επιχειρηματικό λόγο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε στον πελάτη ότι η βάση πελατών σας αναπτύσσεται τόσο γρήγορα ώστε δεν μπορείτε πλέον να παρέχετε ποιοτική εξυπηρέτηση σε όλους τους πελάτες σας και, ως εκ τούτου, πρέπει να αφήσετε μερικούς. Εάν πρέπει να αφήσετε έναν απαιτητικό πελάτη που καταλαμβάνει πάρα πολύ από το χρόνο σας, πείτε ότι δεν μπορείτε να εξυπηρετήσετε το χρόνο του που χρειάζεται για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες του.
Προσφέρετε κάποια καθοδήγηση ή τουλάχιστον τις καλύτερες ευχές. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να δώσετε στον πελάτη παραπομπή σε άλλη τοπική επιχείρηση που παρέχει παρόμοια υπηρεσία με τη δική σας. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά εάν κόβετε πελάτες επειδή η μικρή επιχείρησή σας δεν μπορεί να συμβαδίσει με τη ζήτηση. Οι πελάτες θα κατανοήσουν καλύτερα εάν φανείτε πρόθυμοι να τους βοηθήσετε να βρουν αντικατάσταση. Εάν αφήνετε έναν πελάτη να πηγαίνει λόγω της κακής συμπεριφοράς του, ωστόσο, μην τον παραπέμψετε σε ανταγωνιστές, καθώς δεν θα έπρεπε να ασχοληθούν μαζί του. Σε περιπτώσεις όπως αυτές, απλά κλείστε την επιστολή σας λέγοντας κάτι σαν "Σας εύχομαι το καλύτερο".
