Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει μειώσει σημαντικά την ποσότητα τακτικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται καθημερινά μέσω του ταχυδρομείου. Παρόλο που υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την περισσότερη επαγγελματική αλληλογραφία, εξακολουθούν να υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου προτιμάται η παλιομοδίτικη "σαλιγκαριών", όπως όταν απαιτούνται πρωτότυπες υπογραφές. Αυτές οι επιχειρηματικές επιστολές είναι συνήθως πιο τυπικά κατασκευασμένες από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε τις συμβάσεις τόσο με τη μορφή του γράμματος όσο και με τον τρόπο που το γράμμα διπλώνεται για να χωρέσει σε ένα φάκελο επιχειρηματικού μεγέθους.
Τοποθετήστε την επιστολή επίπεδη στο τραπέζι, προς τα δεξιά. Τοποθετήστε το χάρακα κατά μήκος μιας από τις πλευρές του γράμματος. Ευθυγραμμίστε το άκρο του χάρακα με το πάνω μέρος της σελίδας. Διπλώστε ελαφρά την κάτω άκρη του γράμματος μέχρι να συναντήσει μια θέση στον χάρακα που είναι το ένα τρίτο του μήκους του γράμματος από την επάνω άκρη. Για παράδειγμα, εάν το μήκος της σελίδας είναι 11 ίντσες, το 1/3 από το επάνω μέρος της σελίδας θα είναι 11 ίντσες διαιρούμενο με 3 = περίπου 3,5 ίντσες. Μην πιέσετε ακόμα αυτήν την πτυχή σταθερά.
Διπλώστε το επάνω άκρο του γράμματος προς τα κάτω μέχρι να συναντήσει το διπλωμένο άκρο που έγινε στο βήμα 1. Ευθυγραμμίστε όλες τις άκρες του γράμματος, βεβαιώνοντας ότι είναι τελείως ευθύ. Αυξήστε σταθερά το χαρτί κατά μήκος των διπλωμένων άκρων.
Κρατήστε το πτερύγιο στο επιχειρηματικό φάκελο με το ένα χέρι. Κρατήστε το γράμμα στο άλλο χέρι, έτσι ώστε το πάνω μέρος του γράμματος να βρίσκεται στην κορυφή της επιστολής. Σύρετε το γράμμα στον φάκελο. Τοποθετήστε μια κάτω γωνία του μακριού άκρου του γράμματος στο στόμα του φακέλου, στη συνέχεια στην άλλη πλευρά, εάν ο φάκελος είναι ο τύπος που έχει το άνοιγμα στην μακρύτερη πλευρά. Τοποθετήστε ένα σύντομο άκρο του γράμματος στο στόμα του φακέλου εάν το άνοιγμα βρίσκεται στο κοντό άκρο του φακέλου. Σφραγίστε το φάκελο.
Συμβουλές
-
Όταν χρησιμοποιείτε φακέλους που ανοίγουν στο κοντό, είναι ευκολότερο να εισαγάγετε το γράμμα εάν κρατάτε το φάκελο ελαφρώς ανοιχτό τοποθετώντας τον αντίχειρα και τον δείκτη σας σε κάθε πλευρά του φακέλου και ελαφρώς φέρνοντας τον αντίχειρα και τον δάχτυλο ο ένας προς τον άλλο. Αυτό θα διευρύνει το άνοιγμα του φακέλου.
Προειδοποίηση
Χειριστείτε με προσοχή το χαρτί ή μπορείτε να τραβήξετε χαρτί από τις άκρες.
