Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται σχεδόν παντού όπου υπάρχουν άνθρωποι. Εκκλησίες, σχολεία και επιχειρήσεις έχουν όλες συναντήσεις για έναν ή τον άλλο λόγο. Όταν τα λεπτά γίνονται σωστά, μπορούν εύκολα να μεταδοθούν σε άλλα μέλη της συνάντησης που πρέπει να ακούσουν κάτι συγκεκριμένο πάλι, ειδικά μία ή δύο μέρες μετά τη συνάντηση. Όσο μπορεί να δοκιμάσουμε, δεν θα θυμηθούμε ποτέ τα πάντα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η λήψη σωστών πρακτικών σε μια συνεδρίαση είναι τόσο σημαντική.
Λήψη λεπτών
Ελέγξτε εάν η επιχείρησή σας, η εκκλησία ή το σχολείο σας έχει την απαιτούμενη μορφή για τη λήψη πρακτικών συνάντησης. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν κάποιο τρόπο που τους αρέσει να κάνουν πράγματα, ακόμα κι αν διαφέρουν από το πρότυπο λίγο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει τη μορφή που ζητήσατε.
Καθίστε σε ένα μέρος όπου μπορείτε να δείτε και να ακούσετε όλους. Είναι δύσκολο να γράψετε τα λεπτά όταν ψάχνετε ποιος είπε τι. Συνεδρίαση σε κεντρική τοποθεσία είναι καλύτερο αν το δωμάτιο είναι αρκετά μεγάλο χωρίς ενίσχυση. Καθίστε στο μπροστινό μέρος του δωματίου όταν οι μεγάλες ομάδες χρησιμοποιούν μικρόφωνα.
Γράψτε την ημερομηνία στο χαρτί σας. Έχετε το χαρτί και το στυλό σας έτοιμο πριν αρχίσει η σύσκεψη για να αποτρέψετε το να χάσετε κάτι σημαντικό στη αρχή. Επίσης, σημειώστε εάν αυτή η σύσκεψη αφορά ένα συγκεκριμένο θέμα ή πρόβλημα. Επίσης, σημειώστε γρήγορα τη διάταξη των καθισμάτων εάν τα μέλη είναι σχετικά λίγα. Αυτό θα σας βοηθήσει αργότερα, όταν λάβετε υπόψη ποιος είπε τι.
Καταγράψτε όλους όσους είναι εκεί. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τον υπεύθυνο της συνάντησης καθώς και εκείνους που δεν ήταν σε θέση να παρακολουθήσουν για κάποιο λόγο ή άλλο. Εάν είναι δυνατόν, προετοιμάστε μια περίληψη του θέματος εκ των προτέρων για να σας δώσει κάτι που θα ακολουθήσετε ενώ θα λάβετε λεπτά κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Καταγράψτε ποιος είπε ποια, τις ιδέες ή το θέμα συζητήσεις και αποφάσεις σχετικά με αυτές τις συζητήσεις. Εάν πραγματοποιηθεί ψηφοφορία, σημειώστε ποιος παρουσίασε την ψηφοφορία, ποιος το απόσπασμα και επίσης ποιο ήταν το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας, όπως είναι τα 4 όχι στα 9 ναι.
Μην καταγράφετε απολύτως όλα όσα είπε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Απλά καταγράψτε τις ιδέες και τα θέματα συνοπτικά. Θα προσπαθήσετε να γράψετε κάθε λέξη που λέει κάθε άτομο.
Αποκαταστήστε τα πρακτικά σας αμέσως μετά τη συνάντηση. Αυτό αποτρέπει τα λάθη και τις απώλειες μνήμης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ξανά την ορθογραφία σας πριν εκτυπώσετε τα λεπτά και τα παραδώσετε σε όσους ήταν στη συνεδρίαση.
