Η παρακολούθηση του αποθέματος δεν είναι σίγουρα ένα από τα πιο ευχάριστα μέρη της λειτουργίας μιας επιχείρησης προϊόντων. Απαιτεί σκληρή χειρωνακτική εργασία (ανύψωση, μετακίνηση, καταμέτρηση), χαρτιά και πολύ χρόνο που πέρασε πίσω από έναν υπολογιστή. Τα καλά νέα είναι ότι μόλις δημιουργήσετε τελικά το σύστημα παρακολούθησης αποθεμάτων σας, η επιχείρησή σας θα γίνει πολύ πιο αποτελεσματική. Θα μπορείτε να παρακολουθείτε τις τάσεις στις πωλήσεις και τις αποδόσεις, θα γνωρίζετε πότε είναι η ιδανική στιγμή για την παραγγελία ή την κατασκευή περισσότερων προϊόντων και θα είστε σε θέση να συντάξετε πιο σύντομα τις οικονομικές καταστάσεις και τις περιλήψεις σας στο τέλος του έτους.
Μετρήστε τα προϊόντα σας για να καθορίσετε την αρχική απογραφή. Αφού λάβετε τα τελικά σας στοιχεία, ταξινομήστε πρώτα το απόθεμά σας σύμφωνα με το όνομα του προϊόντος και στη συνέχεια τα άλλα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά των προϊόντων, όπως χρώμα, μέγεθος, ημερομηνία ή στυλ. Για παράδειγμα, αν κρατάτε κεντημένα T-shirts ως κατάλογο, θα θέλετε να τα κατηγοριοποιήσετε με το μήνυμα στο T-shirt, κατόπιν με το χρώμα και μετά με το μέγεθος. Αυτό σας διευκολύνει να παρακολουθείτε και να βρείτε το απόθεμα που χρειάζεστε.
Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο στο Microsoft Excel για παρακολούθηση αποθέματος αν έχετε λιγότερα από 10 είδη προϊόντων στο απόθεμα. Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας για κάθε προϊόν και ξεκινήστε, αναφέροντας τον αρχικό αριθμό απογραφής. Από εκείνο το σημείο αφαιρέστε όλες τις πωλήσεις κάθε προϊόντος που εξέρχονται σύμφωνα με τις πληροφορίες του μητρώου σας σε εβδομαδιαία βάση. Προσθέστε νέο απόθεμα κατά την άφιξη. Προσαρμόστε το σύνολο αποθέματος όταν υπάρχουν επιστροφές προϊόντων. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει την ημερομηνία δίπλα σε κάθε καταχώρηση.
Εάν έχετε περισσότερους από 10 τύπους προϊόντων στο απόθεμα, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων απογραφής στη Microsoft Access αντί (βλ. Πόροι για μια σύνδεση με ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε). Τα πρότυπα απογραφής βάσεων δεδομένων της Microsoft Access είναι πιο ελκυστικά, αυτοματοποιημένα και εύχρηστα. Σας επιτρέπει επίσης να εκτυπώνετε κατάλληλες αναφορές αποθέματος για να παρακολουθείτε τις πωλήσεις, τις προσθήκες αποθεμάτων και τις αποδόσεις.
Αν είστε λιανοπωλητής καταστημάτων που πωλεί πολλά διαφορετικά είδη, αγοράστε λογισμικό επαγγελματικού λογισμικού διαχείρισης αποθεμάτων για να το ενσωματώσετε με ένα σαρωτή γραμμωτού κώδικα και το μητρώο ή τα μητρώα στο κατάστημά σας. Αυτό θα είναι δαπανηρό, αλλά αξίζει τη δαπάνη, δεδομένου ότι θα γίνει συντριπτική και χρονοβόρα για να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο μια βάση δεδομένων με πολλά στοιχεία για παρακολούθηση (βλ. Πόροι για μια πρόταση λογισμικού παρακολούθησης αποθέματος). Αν είστε χονδρέμπορος, διανομέας ή κατασκευαστής που εργάζεται μόνο με τιμολόγια (χωρίς άμεσες πωλήσεις σε πελάτες), μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε το απόθεμά σας χρησιμοποιώντας τις γραφειοκρατικές υπηρεσίες σας.
Αν είστε έμπορος λιανικής πώλησης καταστήστε ένα μη αυτόματο έλεγχο αποθέματος τουλάχιστον μία φορά το χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι το απόθεμα σε χαρτί ταιριάζει με το απόθεμα στο κατάστημα. Λόγω συρρίκνωσης (κλοπής), οι αριθμοί μπορεί να είναι δραστικά διαφορετικοί εάν δεν διεξάγεται κανονικός έλεγχος απογραφής. Αλλάξτε τους αριθμούς στο σύστημα του υπολογιστή σας για να αντικατοπτρίσετε συρρίκνωση.
Συμβουλές
-
Εάν έχετε ένα πολύ μεγάλο κατάστημα, μπορείτε να νοικιάσετε μια εταιρεία τρίτων για να έρθετε και να κάνετε το μη αυτόματο έλεγχο απογραφής. Θα κάνουν συνήθως τη δουλειά τους μετά το κλείσιμο του καταστήματος και τη νύχτα. Ενώ η συρρίκνωση είναι σίγουρα πρόβλημα για οποιαδήποτε επιχείρηση, το ποσό που χάνετε μπορεί να διαγραφεί, παρέχοντας σας ένα μελλοντικό φορολογικό όφελος. Αυτός είναι ένας ακόμη λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να κάνετε έναν τακτικό έλεγχο χειρωνακτικών απογραφών κατά τη λειτουργία μιας επιχείρησης λιανικής πώλησης.
