Για να είναι μια επιχείρηση επιτυχής μακροπρόθεσμα, πρέπει να προσφέρει προϊόντα και υπηρεσίες - σε αποδεκτές τιμές - που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών. Χρειάζεται επίσης ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας, ώστε να μπορεί να βελτιώνει συνεχώς τις εσωτερικές της λειτουργίες για να μειώσει το λειτουργικό κόστος και να αυξήσει την επιχειρησιακή αποδοτικότητα και το ηθικό των εργαζομένων.
Ενεργοποιήστε τους υπαλλήλους σας
Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα περιβάλλον εργασίας που δέχεται και αγκαλιάζει την αλλαγή. Μια πολιτική ανοικτών θυρών, δίκαιη και σεβαστή θεραπεία και ανοιχτές επικοινωνίες είναι μερικά από τα πιο σημαντικά συστατικά. Εάν αφιερώσετε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα ίδρυμα που να ενθαρρύνει και να ανταμείβει τις εισφορές των εργαζομένων πριν από την εφαρμογή ενός σχεδίου παρακολούθησης και επιχειρησιακής βελτίωσης, θα είναι πολύ πιο εύκολο να αποκτήσετε το buy-in που απαιτείται για να βελτιώσετε όχι μόνο τις εργασίες στο χώρο εργασίας αλλά ολόκληρη την επιχείρησή σας.
Ορίστε στόχους και μετρήσεις αναφοράς
Το σύστημα "SMART" χρησιμοποιεί ένα ακρωνύμιο για να καθοδηγήσει τις επιχειρήσεις για τον καθορισμό προσδοκιών που είναι συγκεκριμένες, μετρήσιμες, εφικτές, ρεαλιστικές και επίκαιρες. Κάνετε αυτό για κάθε τμήμα.Στη συνέχεια, καθορίστε κριτήρια αναφοράς για χρήση στην παρακολούθηση. Για παράδειγμα, ένας στόχος για τις υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να είναι η επίτευξη ποσοστού ικανοποίησης πελατών 99%, ένας στόχος για εισπρακτέους λογαριασμούς ενδέχεται να είναι η αύξηση των ποσοστών συλλογής κατά 20% μέσα σε έξι μήνες και ένας στόχος για το τμήμα πληροφορικής σας ίσως είναι να ενσωματώσετε πλήρως των προγραμμάτων πώλησης και διαχείρισης αποθεμάτων.
Ένα συνεχές σχέδιο παρακολούθησης
Συμμετοχή κάθε εργαζομένου στην παρακολούθηση της διαδικασίας. Οι διαχειριστές μπορούν να διεξάγουν αξιολογήσεις σε επίπεδο υπηρεσιών, όπως η παρακολούθηση κλήσεων και οι παρατηρήσεις από την πλευρά του γραφείου, να αναλύουν αναφορές και να αναλύουν τις τρέχουσες λειτουργικές διαδικασίες. Οι υπάλληλοι χαμηλότερου επιπέδου μπορούν να διεξάγουν δοκιμές ποιότητας και να συνεισφέρουν πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες ροές εργασίας. Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις ιδιωτικού, τμήματος και εταιρίας για να εξετάσετε τα αποτελέσματα και να καθορίσετε πότε ή εάν απαιτούνται αλλαγές στη διαδικασία.
Εφαρμογή βελτιώσεων λειτουργικής διαδικασίας
Ένα σχέδιο βελτίωσης προσανατολισμένο στα αποτελέσματα επικεντρώνεται στη βελτίωση του κόστους, της ποιότητας, της υπηρεσίας ή της ταχύτητας. Τα βήματα της δράσης κυμαίνονται από την πραγματοποίηση μικρών αλλαγών που εξαλείφουν διπλάσια βήματα ή άλλες απολύσεις ροής εργασιών στη διάλυση και επανασχεδίαση μιας ολόκληρης διαδικασίας. Ο πλήρης επανασχεδιασμός περιλαμβάνει την ανάλυση, την ιεράρχηση και την ανασυγκρότηση εργασιών και τα επιχειρησιακά βήματα. Ένας πλήρης επανασχεδιασμός της διαδικασίας μπορεί να είναι απαραίτητος όταν οι κανονισμοί συμμόρφωσης αλλάζουν ή ενσωματώνουν μεταβαλλόμενες τεχνολογίες στην επιχείρησή σας.
