Η σύνταξη μιας συστατικής επιστολής για έναν υπάλληλο, έναν συνάδελφο ή κάποιον άλλο γνωστό μπορεί να φανεί σαν μια δουλειά, αλλά σίγουρα θα εκτιμήσει την προσπάθεια που βάζετε για να τραγουδήσετε τους επαίνους της. Τα καλύτερα γράμματα είναι τόσο ζωντανά και ειλικρινή, κάτι που απαιτεί ιδιαίτερη αφή.
Ρωτήστε τον αιτούντα επιστολή για ένα αντίγραφο όλων των πληροφοριών που θα χρειαστείτε για να γράψετε την καλύτερη δυνατή σύσταση επιστολής. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει όχι μόνο το βιογραφικό σημείωμα του αιτούντος και τον κατάλογο των σχεδίων στα οποία έχει εργαστεί ή άλλα προσόντα, αλλά και έναν κατάλογο σημείων που θα επιθυμούσε να τονίσει στην επιστολή.
Μάθετε αν υπάρχουν ειδικές μορφές που πρέπει να χρησιμοποιήσετε ή διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσετε. Συχνά συμπληρωμένα γράμματα πρέπει να σφραγίζονται σε ένα φάκελο με την υπογραφή σας μέσα από το πτερύγιο.
Ξεκινήστε την επιστολή με μια δήλωση του ονόματος και της θέσης σας, το όνομα και τη θέση του αιτούντα, πόσο καιρό την έχετε γνωρίσει και με ποια ιδιότητα. Αυτή η δήλωση θα πρέπει να αποδεικνύει την ικανότητά σας να την αξιολογείτε με ακρίβεια.
Περιγράψτε δύο ή τρεις από τις πιο αξιοσημείωτες ιδιότητες ή τις δεξιότητες του αιτούντα, δίνοντας συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς απέδειξε αυτές τις ιδιότητες στο παρελθόν. Οι τομείς που πρέπει να εξεταστούν περιλαμβάνουν τη νοημοσύνη και την αναλυτική ικανότητα του αιτούντα, το επίπεδο εμπειρίας, τις οργανωτικές δεξιότητες, την αξιοπιστία και την ικανότητα συνεργασίας με άλλους.
Συγκρίνετε τον αιτούντα επιστολή με άλλους που γνωρίζετε με παρόμοια ικανότητα. Αν είναι δυνατόν, ποσοτικοποιήστε τη σύγκριση, για παράδειγμα, "Από τους εννέα βοηθούς που είχα, η Μαρία είναι η καλύτερη."
Σκεφθείτε να συμπεριλάβετε ορισμένες μετριοπαθείς επικρίσεις του αιτούντος επιστολή. Αν έχει σημειώσει κάποια πρόοδο και ξεπερνώντας πρόσφατα ένα κενό, αναφέροντάς το εδώ μπορεί να βελτιώσει την αξιοπιστία σας.
Συμπληρώστε την επιστολή με τη συνολική εκτίμηση του αιτούντος και την καταλληλότητά του για τη θέση που αναζητά. Η γλώσσα θα πρέπει να είναι ισχυρή, αλλά όχι υπερβολική ή ανυπόληπτη.
Προσθέστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και μια προσφορά για να απαντήσετε σε ερωτήσεις παρακολούθησης εάν είστε διατεθειμένοι να το κάνετε.
Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια εάν χρειαστεί άλλη επιστολή στο μέλλον.
Στείλτε την επιστολή ή παραδώστε την στον αιτούντα εγκαίρως.
Συμβουλές
-
Μία έως δύο σελίδες είναι γενικά το ιδανικό μήκος για μια συστατική επιστολή. Οποιοσδήποτε λιγότερο και ο αναγνώστης θα υποψιαστεί ότι δεν έχετε πολλά να πείτε για τον αιτούντα. πια και θα εξαντλήσετε όσους πρέπει να το διαβάσετε. Ο ασαφής έπαινος είναι το φιλί του θανάτου. Πλαίσια σχετικά με τον αιτούντα που στερούνται αποδεικτικά στοιχεία για να τα στηρίξουν είναι ένα σημάδι της απληστίας ή της έλλειψης ενδιαφέροντος. Εάν δεν έχετε το χρόνο να γράψετε μια σωστή σύσταση και εμπιστεύεστε τον αιτούντα να γράψει ένα καλό, μπορείτε να ζητήσετε από τη γυναίκα να το γράψει για εσάς. Φροντίστε να το ελέγξετε προσεκτικά για ακρίβεια, ωστόσο, προτού υπογράψετε το όνομά σας σε αυτό. Οι καλύτερες συστάσεις λαμβάνουν υπόψη τη θέση που ζητά ο αιτών. Εάν επιθυμεί να εισέλθει στην αποφοίτηση από το σχολείο, για παράδειγμα, ίσως θελήσετε να επικεντρωθείτε στην νοημοσύνη ή την αυτοκίνηση, αλλά αν αναζητά μια θέση ως διευθυντής, ίσως θελήσετε να τονίσετε τις δεξιότητες ηγεσίας της.
Προειδοποίηση
Αν γράφετε μια σύσταση επιστολής για έναν υπάλληλο, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας σας για να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με την πολιτική της εταιρείας. Ορισμένες εταιρείες απαγορεύουν στους επιβλέποντες να συντάσσουν επιστολές συστάσεων για την αποφυγή πιθανών νομικών προβλημάτων. Εάν δεν μπορείτε να γράψετε ειλικρινά μια ενθουσιώδη επιστολή για τον αιτούντα, είναι καλύτερο να υποθέσετε ότι βρίσκετε κάποιον άλλο παρά να υπονομεύσετε την ακεραιότητά σας ή να γράψετε ένα χλιαρό γράμμα, το οποίο είναι απίθανο να ξεγελάσει κανέναν.
