Μια χαιρετισμός είναι ο χαιρετισμός σε μια επιστολή. Είναι ο τρόπος με τον οποίο απευθύνεστε στον παραλήπτη και ορίζει τον τόνο για το υπόλοιπο περιεχόμενο του μηνύματος. Στην επιχείρηση αυτές τις μέρες, η περισσότερη αλληλογραφία γίνεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, το ταχυδρομείο εξακολουθεί να χρησιμοποιείται σε ορισμένες βιομηχανίες και με συγκεκριμένα είδη επιχειρηματικών εγγράφων. Και στις δύο περιπτώσεις, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε το σωστό χαιρετισμό για να δείξετε στον παραλήπτη το στίγμα του σεβασμού και να τον εμπλέξετε στην αρχή της επικοινωνίας.
Συμβουλές
-
Η σωστή χαιρετισμός για επιχειρηματικές επιστολές εξαρτάται από τον τόνο του εγγράφου, είτε είναι εκτυπωμένο είτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τη φύση του μηνύματος που παραδίδεται.
Πώς να επιλέξετε μια επιστολή Business Greetings
Αποφασίζοντας ποιο χαιρετισμό να χρησιμοποιήσετε στην επιστολή της επιχείρησής σας εξαρτάται από μερικούς παράγοντες. Πρώτον, καταλάβετε τη φύση του θέματος που συζητάτε. Χρειάζεται επίσημος τόνος ή άτυπος; Για παράδειγμα, η υποβολή αίτησης για δουλειά σε μια επιχείρηση είναι μια τυπική επιχειρηματική συναλλαγή και απαιτεί μια επαγγελματική επιστολή με επίσημο χαιρετισμό. Από την άλλη πλευρά, η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός συναδέλφου σχετικά με το πότε θα συναντηθεί για μεσημεριανό γεύμα δεν απαιτεί επίσημο χαιρετισμό. Ομοίως, η αντιμετώπιση ενός πελάτη με τον οποίο δεν έχετε μιλήσει προηγουμένως μπορεί να απαιτεί έναν πιο επίσημο τόνο σε σύγκριση με την ομιλία με έναν συνεργάτη με τον οποίο δουλεύετε τακτικά.
Ένας άλλος παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αποφασίζετε για το χαιρετισμό να χρησιμοποιήσετε είναι ο τόνος ολόκληρου του μηνύματος. Ο χαιρετισμός είναι το πρώτο μέρος της επιχειρηματικής επιστολής που διαβάζει ο παραλήπτης σας, οπότε ουσιαστικά ορίζει τον τόνο για ολόκληρο το μήνυμα. Επιλέξτε προσεκτικά τον χαιρετισμό σας με βάση τον τόνο που θέλετε να μεταφέρετε καθ 'όλη τη διάρκεια. Επιπλέον, ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από αυτό που γνωρίζετε και δεν γνωρίζετε για τον παραλήπτη. Είτε γνωρίζετε το όνομα, το φύλο, το επάγγελμα και τα διαπιστευτήρια του ατόμου, παίζει ρόλο στην επιλογή του χαιρετισμού.
Λαμβάνοντας υπόψη τη μορφή της επιχειρηματικής επιστολής
Η χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε μπορεί επίσης να εξαρτάται από τη μορφή της επιστολής σας. Για παράδειγμα, αν θα στείλετε το μήνυμά σας μέσω ταχυδρομείου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επηρεάσει το είδος χαιρετισμού που επιλέγετε. Επιπλέον, ο τύπος της επιστολής θα υπαγορεύει επίσης το χαιρετισμό που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, μια εισαγωγική επιστολή επιχειρησιακής πρότασης που αποστέλλεται μέσω ταχυδρομείου μπορεί να έχει πολύ πιο επίσημο χαιρετισμό απ 'ό, τι ένα σημείωμα της εταιρείας που αποστέλλεται σε μια εσωτερική λίστα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε εάν στέλνετε την επιστολή της επιχείρησής σας σε ένα άτομο ή σε πολλά άτομα, καθώς αυτό θα επηρεάσει τον χαιρετισμό που θα επιλέξετε.
Αποδέκτης της επιχειρηματικής επιστολής
Πριν ξεκινήσετε την επιχειρηματική σας επιστολή, μάθετε σε ποιον στέλνετε το μήνυμα. Εάν γράφετε σε ένα άτομο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε το πλήρες όνομά του με τη σωστή ορθογραφία. Αν ο παραλήπτης έχει ένα ουδέτερο φύλο όνομα όπως ο Alex ή ο Pat, καλώντας τον οργανισμό και εντοπίζοντας το φύλο μπορεί να σας εξοικονομήσει πιθανή αμηχανία στο μέλλον. Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του ατόμου, τότε μπορείτε να αφήσετε το άρθρο ευγένειας στο χαιρετισμό σας.
Εάν η επιχειρησιακή επιστολή σας ανταποκρίνεται σε ένα μήνυμα που έχει ήδη αποστείλει ο παραλήπτης, δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο υπέγραψε το όνομά του. Εάν το πλήρες όνομά τους είναι η Κασσάνδρα και υπέγραψαν την επιστολή τους "Cass", τότε ίσως να είστε διατεθειμένοι να την απευθυνθείτε ως "Cass". Αυτό θα εξαρτηθεί από τη φύση της σχέσης σας και το έγγραφο που γράφετε. Μην συντομεύετε το όνομα κάποιου, χωρίς να σας προσκαλούμε να το κάνετε.
Χρησιμοποιώντας ειδικούς τίτλους για το φύλο
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο φύλο τίτλο ως μέρος του χαιρετισμού σας. Ο "κ." Χρησιμοποιείται για έναν άνδρα και προηγείται του επωνύμου του - "Mr. Smith, "για παράδειγμα. Για μια παντρεμένη γυναίκα, χρησιμοποιήστε την "κα" πριν το επώνυμο. Για μια άγαμη γυναίκα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Miss". Όταν γράφετε σε μια γυναίκα χωρίς να γνωρίζετε την οικογενειακή της κατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την "κυρία", όπως στην "κα Smith".
Πριν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε έναν τίτλο συγκεκριμένου φύλου, εξετάστε εάν η γλώσσα σας είναι αποκλειστική. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην αναγνωρίζονται ως άνδρες ή γυναίκες ή μπορεί να αναγνωρίζουν ως το αντίθετο φύλο. Εάν δεν γνωρίζετε ή δεν είστε σίγουροι για την κατάσταση, μπορείτε να επιλέξετε να αφήσετε αποκλειστικά τη γλώσσα που σχετίζεται με το φύλο στην αλληλογραφία σας.
Επίσημοι χαιρετισμοί
Ο πιο συνηθισμένος επίσημος χαιρετισμός στην επιχείρηση είναι "Αγαπητέ." Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χαιρετισμό με διάφορους τρόπους:
- Αγαπητέ κύριε Σμιθ
- Αγαπητέ John / Jane
- Αγαπητέ κα. / Κυρ. Σιδηρουργός
- Αγαπητέ John Smith
Ο τρόπος με τον οποίο απευθύνετε το όνομα του παραλήπτη θα εξαρτηθεί από τη διατύπωση της επιχειρηματικής επιστολής και τη σχέση σας με αυτήν. Το "αγαπητό" μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο σε γράμματα όσο και σε επιχειρηματικές επιστολές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως και το χαιρετισμό "Προς". "Γεια σας" είναι άλλο επίσημο χαιρετισμό. Ωστόσο, αυτό χρησιμοποιείται γενικά στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και όχι στο ταχυδρομείο.
Άτυπα χαιρετισμούς
Οι λιγότερο τυπικοί χαιρετισμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα. Ωστόσο, αν είναι αποδεκτά ή όχι, θα εξαρτώνται από την κουλτούρα του οργανισμού, τον αποδέκτη της επιστολής και τη φύση του μηνύματος.
Σε οργανισμούς όπου δεν υπάρχει επίσημη ιεραρχία ή μικρές επιχειρήσεις που έχουν μόνο λίγους υπαλλήλους που γνωρίζουν καλά ο ένας τον άλλον, μπορεί να μην χρειαστεί επίσημος χαιρετισμός. Γενικά, σε εσωτερική αλληλογραφία με συναδέλφους ή συνεργάτες με τους οποίους είστε εξοικειωμένοι, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιείτε "Hi John" ή "Hey Jane", ειδικά όταν επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημειώστε ότι, ακόμη και αν η κουλτούρα του οργανισμού είναι άτυπη, μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες απαιτείται επίσημος χαιρετισμός, όπως όταν μιλάτε με νέο πελάτη ή ενδιαφερόμενο ή όταν κάνετε αίτηση για δουλειά.
Χαιρετισμοί για έναν άγνωστο παραλήπτη
Μερικές φορές όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή, μπορεί να μην γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Σε αυτή την περίπτωση, προσπαθήστε να καλέσετε τον οργανισμό μπροστά από το χρόνο για να μάθετε ποιος μπορεί να κοιτάζει την επιχειρησιακή επιστολή σας, και να απαντήσει στη σημείωσή σας αναλόγως. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε έναν ιστότοπο μιας εταιρείας για να δείτε αν μπορείτε να μάθετε αυτές τις πληροφορίες. Εάν δεν μπορείτε να μάθετε το όνομα του παραλήπτη, μπορείτε να απευθύνετε την επιχειρηματική επιστολή σας με γενικούς χαιρετισμούς όπως:
- Αγαπητέ κύριε ή κυρία
- Προς κάθε ενδιαφερόμενο
- Στον διαχειριστή μίσθωσης
Χαιρετισμοί για πολλούς παραλήπτες
Όταν ασχολείσθε με πολλούς αποδέκτες της επιχειρηματικής σας επιστολής, προσαρμόστε το χαιρετισμό για να συμπεριλάβετε πολλαπλά ονόματα, όπως γράφοντας "Αγαπητέ Jane και John" ή "Για κ. Και κα Smith". Εάν υπάρχουν περισσότερα από δύο ονόματα στη λίστα, μπορείτε επιλέξτε να απορρίψετε τα ονόματα συνολικά και να χρησιμοποιήσετε ένα γενικό χαιρετισμό όπως:
- Αγαπητή ομάδα
- Γεια σε όλους
- Στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού
- Αγαπητέ Blue-Sky Corporation
Κατευθυντήριες γραμμές για συγκεκριμένους τίτλους
Το επάγγελμα ή η εκπαίδευση ενός ατόμου μπορεί να απαιτεί από εσάς να απευθυνθείτε με κάποιον τρόπο στον επαγγελματικό σας χαιρετισμό, ανάλογα με τη διατύπωση της επιστολής. Γενικά, αυτό ισχύει για τα μέλη του κλήρου, των ιατρών, των ακαδημαϊκών, του στρατιωτικού προσωπικού και των εκλεγμένων αξιωματούχων.
Για παράδειγμα, αν γράφετε σε κάποιον που έχει πτυχίο ιατρικής, χρησιμοποιήστε το "Dr." πριν το επώνυμό του, όπως στο "Dr. Smith. "Όταν γράφετε σε έναν καθηγητή, δικαστή, ραβίνο, ιμάμη ή πάστορα, γράψτε τον πλήρη τίτλο πριν το επώνυμό του, όπως" Αγαπητέ πάστορα Σμιθ. "Όταν γράφετε στα μέλη του στρατού, το επώνυμο στο χαιρετισμό, όπως στο "Αγαπητέ κύριε Smith" ή "Hello Captain Smith".
Μορφοποίηση ενός χαιρετισμού μέσα σε μια επιχειρησιακή επιστολή
Κατά τη μορφοποίηση της επιστολής σας, μπορείτε να προσθέσετε είτε ένα τελεία είτε ένα κόμμα μετά το χαιρετισμό σας. Η άνω και κάτω τελεία είναι η πιο επίσημη επιλογή, ενώ το κόμμα χρησιμοποιείται για άτυπη αλληλογραφία. Η πρώτη παράγραφος της επιστολής σας ξεκινάει μετά από το χαιρετισμό στην επόμενη γραμμή, για παράδειγμα:
Αγαπητέ Γιάννη, Πρώτη παράγραφος
