Η διαχείριση των ταμειακών ροών είναι σημαντική για κάθε επιχείρηση και είναι πολύ σημαντική για τις μικρές επιχειρήσεις, όπου κάθε πένα μετράει. Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης μπορεί να βοηθήσει μόνο σε αυτή τη διαδικασία, η οποία περιλαμβάνει μετρητά, αποθέματα και λεπτομέρειες πωλήσεων. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα μπορεί να σας δώσει πληροφορίες πολύ γρηγορότερα από ό, τι μπορεί να χρησιμοποιήσει η χειρωνακτική λογιστική, καθιστώντας το ένα πολύτιμο εργαλείο για τη διαχείριση των ταμειακών διαθεσίμων και των αποθεμάτων.
Εμπορικός
Η αναγνώριση των πωλήσεων είναι το πρώτο βήμα στον κύκλο εσόδων. Το λογιστικό σύστημα αναγνωρίζει μια πώληση ως αύξηση των εσόδων μαζί με και αύξηση των μετρητών ή των απαιτήσεων. Στις επιχειρήσεις λιανικής πώλησης, τα αποθέματα πρέπει επίσης να μειωθούν - αυτός ο τύπος συναλλαγής επεξεργάζεται αυτόματα χρησιμοποιώντας ένα μηχανογραφικό σύστημα. Πολλές επιχειρήσεις υιοθετούν ένα λογισμικό σημείων πώλησης, το οποίο επιτρέπει τη σαρωτή των στοιχείων και τη μεταφορά δεδομένων σε ένα λογιστικό σύστημα σε πραγματικό χρόνο, ένα σημαντικό πλεονέκτημα στη διαχείριση μετρητών και αποθεμάτων.
Πληρωμές
Οι πληρωμές, οι οποίες παρακολουθούνται στενά από τη διοίκηση, αυξάνουν τις ταμειακές ροές. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, οι πληρωμές μπορούν να έχουν τη μορφή επιταγών, πιστωτικών καρτών, μετρητών, καλωδίων και μεταφορών κεφαλαίων. Αυτές οι συναλλαγές καταγράφονται στο λογιστικό σύστημα μέσω καταχωρήσεων χειροκίνητου περιοδικού ή διεπαφών από άλλα συστήματα. Ορισμένες εταιρείες διαθέτουν ειδικές μονάδες απαίτησης που αναγνωρίζουν όχι μόνο λογιστικά στοιχεία, αλλά και λεπτομέρειες πωλήσεων, όρους, επαφές και άλλες πληροφορίες. Όταν λαμβάνεται μια πληρωμή, ο λογιστής εισάγει τα στοιχεία πληρωμής στη μονάδα, η οποία εισέρχεται στο γενικό μητρώο.
Αποστολή
Η ναυτιλία αποτελεί ζωτικό μέρος του κύκλου των εσόδων. Στα ολοκληρωμένα συστήματα, οι ναυτιλιακές δραστηριότητες αντικατοπτρίζονται στο γενικό βιβλίο, κυρίως στην περιοχή απογραφής. Το σύστημα τοποθετεί όλες τις κατάλληλες συναλλαγές πίσω από τις σκηνές, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι που εργάζονται στην αποθήκη να μην χρειάζεται να γνωρίζουν τη λογιστική για να πραγματοποιήσουν τη δραστηριότητα αυτή σωστά. Η λειτουργία αποστολής αποτελείται από δύο μέρη: την παραλαβή ενός στοιχείου από το απόθεμα και τη ναυτιλία. Οι γραμμοκώδικες χρησιμοποιούνται συχνά για την επιτάχυνση αυτής της διαδικασίας, την τεκμηρίωση και τη μείωση των αποθεμάτων.
Αναφορές
Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης μπορεί να δημιουργήσει αναφορές που χρησιμοποιούνται από τη διοίκηση για τη λήψη αποφάσεων σε οικονομικά θέματα. Ορισμένες κοινές αναφορές είναι αναφορές επιπέδου αποθέματος, ανάλυση τάσεων και αναφορές γήρανσης των απαιτήσεων, οι οποίες λένε σε έναν διαχειριστή ποιοι είναι οι οφειλέτες, πόσο οφείλουν και πόσο καιρό. Στην πραγματικότητα, το Ουισκόνσιν απαιτεί εκθέσεις γήρανσης από ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες σε τριμηνιαία βάση για την παρακολούθηση των ταμειακών ροών. Χωρίς σύστημα πληροφορικής, θα ήταν πολύ δύσκολο να παράγουμε αυτές τις αναλυτικές εκθέσεις έγκαιρα και αποτελεσματικά.
