Για τους περισσότερους ανθρώπους, η απογοήτευση είναι ένα μέρος της ζωής. Το συναίσθημα είναι τόσο συνηθισμένο που πολλοί άνθρωποι καταπίνουν τη συγκίνηση χωρίς παράπονο, σιτίζοντας σιγά-σιγά μια αυξανόμενη συγκέντρωση δυσαρέσκειας. Μπορεί να κάνουν δικαιολογίες για το παραβατικό κόμμα, λέγοντάς του ότι «κάνουν ό, τι μπορούν». Αυτό μπορεί να είναι αλήθεια, αλλά μια μικρή εποικοδομητική κριτική ποτέ δεν βλάπτει κανέναν. Οι επιχειρήσεις και άλλες οντότητες που λαμβάνουν επιστολές απογοήτευσης συνειδητοποιούν σύντομα ότι είναι προς το συμφέρον τους να δημιουργήσουν περιθώρια βελτίωσης. Όπως λέει και η παροιμία, "Ο τρυπικός τροχός παίρνει το γράσο".
Οργανώστε τα γεγονότα σας. Το άτομο ή η εταιρεία που γράφετε την επιστολή απογοήτευσης δεν μπορεί να βελτιώσει τις επιχειρηματικές ή προσωπικές πρακτικές, αν δεν εξηγήσετε με σαφήνεια τον τρόπο με τον οποίο σας απέτυχαν. Πριν γράψετε την επιστολή, έχετε μια λίστα με περιπτώσεις όπου αισθανθήκατε απογοητευμένοι, οργανωμένοι με χρονολογική σειρά. Εάν έχετε επίσημη τεκμηρίωση από άλλες πηγές, έχετε και αυτούς που είναι χρήσιμοι πριν ξεκινήσετε την επιστολή σας.
Καταγράψτε τα παράπονά σας. Εξηγήστε με σαφήνεια ποιες ήταν οι προσδοκίες σας και πώς δεν τηρήθηκαν. Χρησιμοποιήστε τεκμηρίωση από άλλες πηγές, εάν είναι απαραίτητο.
Εξηγήστε πώς τα παράπονα σας έκαναν να νιώσετε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε σε μια εταιρεία γρήγορου φαγητού για επανειλημμένα αγενές εξυπηρέτηση πελατών, εξηγήστε ότι σας κάνει να αισθάνεστε ότι τα χρήματά σας και η κηδεμονία σας δεν αποτιμώνται μέσα στην οργάνωσή τους.
Να είσαι ευγενικός.Θυμηθείτε ότι ο στόχος της επιστολής σας είναι να βοηθήσετε ένα άτομο ή έναν οργανισμό να βελτιωθεί, όχι να υποβαθμίσει. Απλώς επισημαίνετε τρόπους με τους οποίους νιώθετε ότι θα μπορούσαν να αποδώσουν καλύτερα. Όταν γράφετε μια επιστολή απογοήτευσης σε μια εταιρεία, να θυμάστε ότι το πρόσωπο που διαβάζει την επιστολή δεν θα είναι πιθανώς το πρόσωπο με το οποίο έχετε το παράπονο. Μην είστε αγενείς ή δυσάρεστες. κρατήστε τον τόνο του είδους επιστολής ή, τουλάχιστον, επαγγελματίας.
Προτάσεις για βελτίωση. Τώρα που έχετε επισημάνει το πρόβλημα, βοηθήστε δείχνοντας τους προς λύσεις.
Παρουσιάστε τις απαιτήσεις σας. Αν νομίζετε ότι αξίζετε αποκατάσταση για την εμπειρία σας, μια επιστολή απογοήτευσης είναι το μέρος που πρέπει να ρωτήσετε. Είτε ζητάτε άμεση επιστροφή χρημάτων είτε με μειωμένη ή δωρεάν υπηρεσία στο μέλλον, υποδηλώνετε ότι η ικανοποίηση των αιτημάτων σας θα προχωρήσει πολύ προς την κατεύθυνση της διατήρησής σας ως πελάτη.
Πληκτρολογήστε το γράμμα. Επαγγελματική παρουσίαση της απογοήτευσης σας θα επιτρέψει στον παραλήπτη να γνωρίζει ότι είστε σοβαροί.
Δημιουργήστε αντίγραφα της επιστολής. Σε περίπτωση απώλειας της επιστολής σας, γίνεται ζήτημα διαφωνίας ή γίνεται η πρώτη σε μια μακρά αλυσίδα απογοητευτικών επιστολών, θα πρέπει να έχετε ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας. Εάν συμπεριλαμβάνετε άλλα έγγραφα με την επιστολή σας, δημιουργήστε αντίγραφα αυτών των εγγράφων και στείλτε τα αντίγραφα. Διατηρείτε πάντα τα πρωτότυπα έγγραφα για τον εαυτό σας.
