Όλοι έχουμε δουλέψει σε χαοτικά γραφεία - χαρτιά και άλλα υλικά έχουν συσσωρευτεί σε στοίβες, το προσωπικό είναι απογοητευμένο και αβέβαιο για τις ευθύνες τους και η διοίκηση δεν είναι ικανοποιημένη από το τι κάνει το προσωπικό. Πώς μπορείτε να κάνετε το γραφείο να λειτουργεί ομαλά; Η ύπαρξη σαφών διαδικασιών για το προσωπικό που θα ακολουθήσει θα βοηθήσει όλα τα υπόλοιπα να λειτουργήσουν - θα έχετε καθαρότερο γραφείο, πιο ευτυχισμένο και πιο παραγωγικό προσωπικό και καλύτερα στελέχη σε χρόνο μηδέν.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Χαρτί
-
Σημειωματάριο
Δημιουργία πρωτοκόλλου
Ερευνήστε τους τομείς της οργάνωσης που είναι ασαφείς, γράφοντας μια έρευνα και αξιολογώντας το προσωπικό. Ρωτήστε το προσωπικό για το τι είναι ασαφές, αν είναι ο ρόλος και οι ευθύνες τους, σε ποιους αναφέρουν ή πώς να κάνουν σωστά ορισμένες διαδικασίες.
Δημιουργήστε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων με βάση τα στοιχεία των εργαζομένων που χρειάζονται διευκρινίσεις. Επίσης, συμπεριλάβετε τυπικές πολιτικές της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με το περιβάλλον γραφείου. Το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει ότι τα έγγραφα πρέπει να κατατίθενται έγκαιρα, να ισιώνουν τα γραφεία τους πριν εγκαταλείψουν την εργασία και να κάνουν το δικό τους ρόλο για να δημιουργήσουν ένα καθαρό χώρο εργασίας.
Δημιουργήστε τυπικές διαδικασίες λειτουργίας ή SOP. Τα SOPs είναι γραπτές οδηγίες που καθορίζουν ποιος, τι, πού, γιατί, και πώς για κάθε εργασία. Δημιουργήστε ένα SOP για κάθε εργασία που θέλετε να ακολουθήσει το προσωπικό. Συμπεριλάβετε μια συνοπτική παράγραφο σχετικά με τη διαδικασία, οδηγίες βήμα προς βήμα για το πώς να το κάνετε και μια λίστα με τους πόρους εάν χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες. Συμπεριλάβετε μια ημερομηνία στο μέλλον, 6 έως 12 μήνες μακριά, όταν αυτή η SOP θα αναθεωρηθεί και θα ενημερωθεί. Περιλάβετε επίσης το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου στον οργανισμό ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία - με αυτόν τον τρόπο το προσωπικό γνωρίζει ποιον να επικοινωνήσει για περισσότερες πληροφορίες. Τοποθετήστε όλα τα SOPs σε ένα σημειωματάριο και να τα καταστήσετε προσβάσιμα σε όλο το προσωπικό, ώστε να αναζητήσουν μια διαδικασία αν χρειαστεί να ελέγξουν κάτι. Γράψτε νέα SOPs για νέες διαδικασίες που προκύπτουν και προσθέστε τους στο βιβλίο.
Εκπαιδεύστε το προσωπικό και οργανώστε
Δώστε το εγχειρίδιο των εργαζομένων σε όλους τους υπαλλήλους που βρίσκονται σε ισχύ μόλις ολοκληρωθεί και στους νέους υπαλλήλους κατά την πρόσληψή τους. Οι εργαζόμενοι μπορούν να βελτιώσουν τον τρόπο λειτουργίας του γραφείου εάν γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς.
Εκπαίδευση υπαλλήλων σε όλα τα SOP που ισχύουν για αυτούς. Να έχει το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τη διαδικασία να εκπαιδεύσει άλλο προσωπικό ένα-σε-ένα ή σε μια ομάδα. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σε όλες τις διαδικασίες μετά την ανάπτυξή τους, ώστε το προσωπικό να είναι σαφές σε σχέση με το τι αναμένεται από αυτούς όταν κάνει αυτή τη διαδικασία.
Κρατήστε μια μέρα καθαρισμού όλο το προσωπικό για να οργανωθεί το γραφείο. Αυτό δεν πρέπει να γίνεται συχνά. Μετά την ανάγνωση του εγχειριδίου των εργαζομένων και την εκπαίδευση των νέων SOP, το προσωπικό θα πρέπει να έχει μια σαφή ιδέα για το τι πρέπει να κάνει.
Συμβουλές
-
Πάρτε το προσωπικό σε ένα out-of-office υποχώρηση για περαιτέρω κατάρτιση.
