Πριν από την ηλικία των μηχανογραφημένων χρηματοπιστωτικών συστημάτων, όλες οι λογιστικές διαδικασίες έγιναν με το χέρι, χρησιμοποιώντας χαρτί και μολύβι. Ορισμένες μικρές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αυτήν την παλιά μεθοδολογία, γνωστή και ως χειρόγραφο σύστημα λογιστικής. Οι έννοιες πίσω από τα χειροκίνητα και τα μηχανογραφικά συστήματα είναι τα ίδια, αλλά μόνο οι μηχανικοί έχουν αλλάξει.
Οφέλη
Η μέθοδος χειρωνακτικής λογιστικής είναι πολύ φθηνότερη από ένα μηχανογραφικό σύστημα. Μερικοί άνθρωποι δεν αισθάνονται άνετα να εργάζονται με υπολογιστές και να αποδίδουν καλύτερα με το σύστημα χαρτιού και μολυβιού. Το χειροκίνητο σύστημα λειτουργεί, ακόμα και αν ο ηλεκτρισμός είναι απενεργοποιημένος - σε αντίθεση με τις περισσότερες ρυθμίσεις του υπολογιστή. Ένα άλλο πλεονέκτημα του χειροκίνητου συστήματος είναι ότι δεν υπάρχει καταστροφή ή επανάληψη δεδομένων, όπως συμβαίνει με το λογισμικό λογιστικής. Επειδή η χειρωνακτική λογιστική είναι απλή και δεν απαιτεί υπολογιστικές δεξιότητες, οι επιχειρήσεις μπορούν να προσλαμβάνουν εργαζόμενους για λιγότερα χρήματα, ένα σημαντικό πλεονέκτημα για τις μικρές επιχειρήσεις.
Επιθέματα χαρτιού
Πριν από τα ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα και το λογισμικό, οι λογιστές χρησιμοποίησαν πακέτα χαρτιών τυπωμένα με στήλες. Η πρώτη στήλη στα αριστερά είναι συνήθως στενή και χρησιμοποιείται για ημερομηνίες, ενώ η δεύτερη στήλη, η ευρύτερη στη σελίδα, χρησιμοποιείται για περιγραφές. Τα πακέτα λογιστικής παρουσιάζουν τέσσερις ή περισσότερες στήλες - κάθε στήλη διαχωρίζεται με διπλές γραμμές που εκτείνονται στη σελίδα. Τα μαξιλάρια εκτυπώνονται συχνά σε ανοιχτό πράσινο ή λευκό απόθεμα με χώρο για κάθε ψηφίο, ελαχιστοποιώντας τη σύγχυση λόγω χειρογράφου. Οι γραμμές στα μαξιλάρια αντικατοπτρίζουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές, όπως οι πωλήσεις ή οι συναλλαγές αποθέματος.
Περιοδικά
Τα περιοδικά χρησιμοποιούνται για τη διευκόλυνση της διαδικασίας χειρωνακτικής λογιστικής. Αυτά είναι τα επιθέματα ειδικού σκοπού για μια συγκεκριμένη διαδικασία. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να έχετε ένα περιοδικό για όλες τις συναλλαγές απόδειξης μετρητών. Όταν πραγματοποιηθεί μια πώληση, γράφετε τη συναλλαγή στο περιοδικό ως ένα μόνο στοιχείο γραμμής. Στο τέλος μιας εβδομάδας ή ενός μήνα, προσθέτετε τις συναλλαγές και κάνετε μία εγγραφή στο γενικό βιβλίο - μια πίστωση για πωλήσεις και μια χρέωση σε μετρητά.
Λάθη
Όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα χειρωνακτικής λογιστικής, πρέπει να έχετε μια στρατηγική για να βρείτε και να διορθώσετε τα λάθη με έναν αποτελεσματικό τρόπο. Γενικά, διαπιστώνετε σφάλμα κατά την κατάρτιση ενός ισοζυγίου δοκιμών και δεν υπάρχει ισορροπία - οι χρεώσεις δεν αντιστοιχούν σε πιστώσεις. Σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι τα υπόλοιπα των περιοδικών και των ημερολογίων σας είναι ακριβή. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια κασέτα αριθμομηχανής και να την προσαρτήσετε σε κάθε σελίδα των περιοδικών και του γενικού ημερολογίου, διασφαλίζοντας ότι τα σύνολα είναι σωστά. Θα πρέπει επίσης να επανεξετάσετε το ισοζύγιο της δοκιμής για λογική και να συγκρίνετε τους αριθμούς με το τελευταίο σας υπόλοιπο της δοκιμής, αναζητώντας διαφορές που μπορεί να είναι λάθη.
