Ένα ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα χρησιμοποιεί οικονομικά προσιτό και εύχρηστο λογισμικό. Ακόμη και οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να αγοράσουν ένα τέτοιο σύστημα, το οποίο περιλαμβάνει πολλές λειτουργίες και χαρακτηριστικά σχεδιασμένα ώστε να είναι συμβατά μεταξύ τους. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα περιλαμβάνει συχνά λογαριασμούς πληρωτέους, εισπρακτέους, πάγια περιουσιακά στοιχεία και μια ενότητα διαχείρισης απογραφής - όλα συνδεδεμένα μεταξύ τους και στο γενικό μητρώο.
Σημασία
Το κύριο χαρακτηριστικό ενός ολοκληρωμένου λογιστικού συστήματος είναι ότι οι πληροφορίες εισάγονται μία φορά και μοιράζονται με άλλες ενότητες, συμπεριλαμβανομένου του γενικού μητρώου. Μια ενιαία βάση δεδομένων πληροφοριών χρησιμοποιείται και πρόσβαση σε όλες τις εφαρμογές. Αυτό το επίπεδο αποτελεσματικότητας δεν μπορεί να επιτευχθεί με ένα σύστημα που δεν είναι ενσωματωμένο, όπου τα ίδια δεδομένα μπορεί να χρειαστεί να εισαχθούν επανειλημμένα σε διαφορετικές ενότητες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια ενότητα που δεν είναι ενοποιημένη, θα πρέπει να εισάγετε εγγραφές στο γενικό μητρώο για να αναγνωρίσετε τις αλλαγές στα μετρητά, τα έξοδα και τους πληρωτέους λογαριασμούς, ένα τεράστιο βάρος για κάθε λογιστική υπηρεσία.
Τύποι
Τα ολοκληρωμένα συστήματα μπορούν να σχεδιαστούν για συγκεκριμένους κλάδους, όπως είναι η μεταποιητική βιομηχανία, όπου η μονάδα λογιστικής κόστους ενσωματώνεται στο γενικό μητρώο και επιτρέπει την εύκολη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ των δύο προγραμμάτων. Μερικές φορές τα προγράμματα αγοράζονται ξεχωριστά και ενσωματώνονται αργότερα. Οι μεγάλες επιχειρήσεις συχνά αναπτύσσουν προσαρμοσμένα συστήματα στο σπίτι, τα οποία είναι πιο ακριβά αλλά δουλεύουν πολύ καλά με την εξυπηρέτηση και την υποστήριξη πελατών στο εσωτερικό της επιχείρησης.
Οφέλη
Το κύριο όφελος από ένα ολοκληρωμένο λογιστικό σύστημα είναι η αύξηση της αποτελεσματικότητας. Για παράδειγμα, όταν πραγματοποιείται πώληση, το απόθεμα μειώνεται αυτόματα μαζί με την αναγνώριση της πώλησης στο γενικό βιβλίο. Δεν υπάρχει ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση ή ένα δεύτερο βήμα σε αυτή τη διαδικασία - όλα γίνονται ταυτόχρονα από το ολοκληρωμένο σύστημα, ένα επίπεδο απόδοσης που διατίθεται μόνο σε αυτό το είδος λογισμικού.
Σκέψεις
Κατά την ανασκόπηση ολοκληρωμένων λογιστικών συστημάτων, αναζητήστε μακροπρόθεσμες λύσεις για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε να πουλήσετε στο διαδίκτυο ή στο λιανικό εμπόριο, βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που επιλέγετε μπορεί αργότερα να καλύψει αυτές τις ανάγκες χωρίς σοβαρά προβλήματα. Επιπλέον, εξετάστε το μακροπρόθεσμο κόστος ενός τέτοιου συστήματος, συμπεριλαμβανομένων των νέων εκδόσεων και της κατάρτισης του προσωπικού. Εάν αγοράσετε ένα σύστημα και δεν λάβετε τις νέες εκδόσεις του με νέες λειτουργίες και ενημερώσεις, ίσως χάνετε ευκαιρίες για αποδοτικότητα στην επιχείρησή σας.
