Η δημιουργία του σχεδίου ελέγχου μπορεί να ξεκινήσει ήδη έξι μήνες πριν ξεκινήσει το έτος ελέγχου της επιχείρησης και μπορεί να απαιτήσει σημαντικούς πόρους προσωπικού και διαχείρισης. Τα σχέδια ελέγχου θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη όλους τους τομείς της επιχείρησης και να εστιάζουν τους πόρους σε όσους έχουν τον υψηλότερο κίνδυνο. Μόλις αξιολογήσετε αυτούς τους κινδύνους, μπορείτε να καθορίσετε πόσο συχνά εκτελείτε ελέγχους και να αξιολογήσετε εάν τα επίπεδα προσωπικού σας χρειάζονται προσαρμογή.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Οργανόγραμμα επιχειρήσεων
-
Κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης
-
Αποτελέσματα και ημερομηνίες τελευταίου ελέγχου για κάθε επιχειρηματικό τομέα
Καθορίστε τους στόχους ελέγχου
Ελέγξτε τα εταιρικά γραφήματα της επιχείρησης για να εντοπίσετε όλους τους τομείς δραστηριότητας και τις μονάδες υποστήριξης.
Ελέγξτε την κατάσταση αποτελεσμάτων της επιχείρησης για να εντοπίσετε όλες τις πηγές εσόδων. Βεβαιωθείτε ότι καταλογίζονται στο οργανόγραμμα.
Συναντήστε με τους διευθυντές επιχειρήσεων για να συζητήσετε οποιαδήποτε σχέδια για να ανοίξετε νέες μονάδες επιχειρήσεων ή υποστήριξης ή για να κλείσετε, να ενοποιήσετε ή να πωλήσετε υπάρχουσες μονάδες. Παρακολουθήστε τυχόν ανωμαλίες μεταξύ της κατάστασης αποτελεσμάτων και του οργανισμού.
Αποφασίστε πώς να χωρίσετε το σύστημά σας ελέγχου (τις περιοχές που θα ελέγξετε). Μόλις δημιουργήσετε ένα σύμπαν ελέγχου, θα ελέγξετε κάθε μονάδα ή τμήμα σε έναν κύκλο βασισμένο στον κίνδυνο, συνήθως τρία χρόνια. Μπορείτε να επιλέξετε να ελέγξετε όλες τις επιχειρησιακές μονάδες, από την κατασκευή ή τις πωλήσεις μέχρι ναυτιλία και συλλογές, συμπεριλαμβανομένων όλων των υποστηρικτικών λειτουργιών όπως ανθρώπινοι πόροι, λογιστική, φόρος, στρατηγική και τεχνολογία πληροφοριών. Ή μπορείτε να εκτελέσετε μικρότερους ελέγχους για διακριτικές επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπως πωλήσεις ή συλλογές, ή δραστηριότητες υποστήριξης όπως οι ανθρώπινοι πόροι.
Αξιολόγηση κινδύνου
Καθορίστε μια αριθμητική προσέγγιση για να αξιολογήσετε τον κίνδυνο κάθε μονάδας, ώστε να μπορείτε να διαθέσετε περιορισμένους πόρους ελέγχου στις πιο επικίνδυνες περιοχές της επιχείρησης. Οι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη περιλαμβάνουν: εισόδημα ή / και δαπάνη; ο όγκος των συναλλαγών, ο οποίος μπορεί να περιλαμβάνει τον αριθμό των παραγόμενων ειδών, τον αριθμό μισθωμένων υπαλλήλων ή τον αριθμό των συναλλαγών που υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω συστήματος πληροφορικής. από τον τελευταίο έλεγχο και τα αποτελέσματα. και το βαθμό στρατηγικής σημασίας που έχει η μονάδα στη γενική επιχειρηματική δραστηριότητα.
Προσδιορίστε μια αριθμητική τιμή αποκοπής για μονάδες υψηλής, μέσης και χαμηλής επικινδυνότητας. Για παράδειγμα, οι μονάδες που βαθμολογούν μεταξύ 80 και 100 (υψηλού κινδύνου) μπορούν να ελεγχθούν ετησίως. όσοι βαθμολογούν μεταξύ 50 και 80 μπορούν να ελέγχονται κάθε δύο χρόνια. και εκείνοι που βαθμολογούν κάτω από 50 (χαμηλός κίνδυνος) θα ελέγχονται κάθε τρία χρόνια.
Προσδιορίστε κάθε μονάδα με βάση τον κίνδυνο και ορίστε μια συχνότητα ελέγχου. Εάν είναι δυνατόν, συμπεριλάβετε επιχειρηματικούς διαχειριστές στη διαδικασία για να αποκτήσετε την προοπτική τους για τον κίνδυνο κάθε μονάδας.
Καθορίστε πόσο χρόνο θα διαθέσετε σε κάθε έλεγχο, λαμβάνοντας υπόψη τις χειρωνακτικές και αυτοματοποιημένες διαδικασίες που θα χρειαστεί να εκτελέσετε.
Καθορίστε πόσες ώρες ελέγχου του προσωπικού σας έχουν στη διάθεσή σας και συγκρίνετε με τον απαιτούμενο χρόνο ελέγχου. Αν οι αριθμοί δεν ταιριάζουν, ζητήστε επιπλέον προσωπικό ή μειώστε τις ώρες ανά έλεγχο ή τον αριθμό ελέγχων που εκτελείτε κάθε χρόνο.
Συζητήστε το σχέδιο ελέγχου με τους διαχειριστές της επιχείρησης και λάβετε την έγκρισή τους για αυτό και τους σχετικούς πόρους.
