Έχοντας έναν σταθερό έλεγχο των οικονομικών στοιχείων της εταιρείας σας είναι ένα σημαντικό μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση όχι μόνο των ταμειακών διαθεσίμων της εταιρείας αλλά και του χρέους της. Ενώ υπάρχουν πολλοί τρόποι για να γίνει αυτό, ένα από τα πιο αποτελεσματικά είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα χρέωσης και πίστωσης. Κατανοείτε την έννοια της χρέωσης και της πίστωσης; Το πιο σημαντικό, καταλαβαίνετε τις διαφορές μεταξύ αυτών των δύο όρων σε σχέση με την επιχείρησή σας και πώς είναι διαφορετικές από αυτές που έχετε συνηθίσει ως καταναλωτές;
Αν είστε λίγο ασαφής σχετικά με τις διαφορές μεταξύ πίστωσης και χρέωσης, δεν είστε μόνοι. Τούτου λεχθέντος, όσο περισσότερο καταλαβαίνετε για πιστώσεις και χρεώσεις, τόσο καλύτερη κατανόηση θα έχετε για το πώς η επιχείρησή σας ξοδεύει τα χρήματά της. Αν θέλετε πραγματικά να πάρετε μια λαβή για τα οικονομικά της εταιρείας σας, αλλά βρείτε τον εαυτό σας σίγουροι σε αυτόν τον τομέα, το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε τη μάθηση είναι με τον ορισμό της χρέωσης και πίστωσης.
Τι είναι χρεωστική;
Οι χρεώσεις είναι συναλλαγές που η επιχείρησή σας πραγματοποιεί που κοστίζουν χρήματα. Αυτό μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά είναι ένα πιο περίπλοκο θέμα από ότι αντιλαμβάνονται κάποιοι. Υπάρχουν πολλοί τύποι χρεώσεων στον κόσμο των επιχειρήσεων και η σύγχυση τους μπορεί να βλάψει τα βιβλία σας αν δεν είστε προσεκτικοί. Ευτυχώς, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος να θυμηθείτε τους πιο συνηθισμένους τύπους χρεώσεων, ώστε να μην αντιμετωπίζετε αυτό το πρόβλημα.
Αν έχετε πρόβλημα να παρακολουθείτε τι είναι χρεωστική, σκεφτείτε τη λέξη DEAL. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να θυμάστε ότι όλες οι χρεώσεις είναι Λήψεις, Έξοδα, Στοιχεία ενεργητικού ή Ζημιές. Σε αυτή την περίπτωση, οι "draws" είναι αναλήψεις μετρητών ή οποιοδήποτε άλλο μη καταγεγραμμένο ποσό που εξέρχεται από την επιχείρησή σας. Τα "έξοδα" είναι λειτουργικά έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών όπως οι υπηρεσίες κοινής ωφελείας και η μισθοδοσία. Ως "περιουσιακά στοιχεία" νοούνται χρήματα που δαπανώνται για την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων, εξοπλισμού ή ακινήτων. Οι "απώλειες" είναι ακριβώς αυτό που ακούγονται, οι επενδύσεις που πηγαίνουν νότια ή άλλες καταστάσεις που προκαλούν την εταιρεία να χάσει χρήματα.
Ουσιαστικά, οποιαδήποτε χρήματα βγαίνουν από την εταιρεία σας είναι μια χρέωση. Αν θέλετε να βεβαιωθείτε όμως ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μνημονικό για να το ελέγξετε. Μπορείτε εύκολα να θυμάστε ότι τα χρήματα που αντλούνται από μικρά μετρητά είναι μια χρέωση, όπως και τα χρήματα που δαπανώνται για έναν νέο εκτυπωτή, νέο χώρο γραφείων ή την απόκτηση άλλων περιουσιακών στοιχείων. Οι μισθοδοσίες, οι φόροι και τα άλλα επιχειρηματικά έξοδα χαρακτηρίζονται επίσης ως χρεώσεις, όπως και τα χρήματα που χάνονται όταν μια μεγάλη επένδυση των επιχειρήσεων πέφτει.
Έτσι, αν οι χρεώσεις είναι τα χρήματα που βγαίνουν από την επιχείρησή σας, τι κάνει αυτό που κάνει πιστώσεις;
Τι είναι η πίστωση;
Ως καταναλωτής, μπορείτε να σκεφτείτε την πίστωση ως εξασφαλισμένη ή ακάλυπτη γραμμή χρέους που δανείζετε ενάντια σε; Αυτά είναι συνήθως εμφανίζονται στις πιστωτικές κάρτες και άλλες πιστωτικές γραμμές. Ωστόσο, ο ορισμός της πίστωσης στη λογιστική είναι διαφορετικός. Όταν μιλάτε για τα οικονομικά της εταιρείας σας, μια πίστωση είναι καλό πράγμα. είναι τα χρήματα που εισέρχονται στην εταιρεία σας, παρόμοια με το πώς μια χρέωση είναι τα χρήματα που βγαίνει από την εταιρεία σας.
Όπως και με τον ορισμό της χρέωσης, υπάρχει ένα χρήσιμο μνημονικό για να παρακολουθείτε τι συνιστά πίστωση στον κόσμο των επιχειρήσεων: GIRLS. Το G σημαίνει "κέρδη", που αντιπροσωπεύουν αυξήσεις στην τιμή της μετοχής της εταιρείας. Το I σημαίνει "εισόδημα", το οποίο είναι χρήματα που εισέρχονται στην επιχείρησή σας και δεν υπολογίζονται ως κέρδος ή έσοδο. Αυτό σημαίνει επίσης ότι το R σημαίνει "έσοδα", δηλαδή τα χρήματα που κερδίζονται μέσω πωλήσεων ή υπηρεσιών. Ο L είναι για "υποχρεώσεις" που είναι εισόδημα που προέρχεται από δάνειο ή άλλο χρέος από μια εξωτερική πηγή. Το S είναι για "μετοχικό κεφάλαιο", το οποίο είναι τα χρήματα που έχουν εισφέρει οι μέτοχοι στην εταιρεία μέσω επενδύσεων.
Ακριβώς όπως οι χρεώσεις είναι όλα τα χρήματα που πηγαίνουν έξω από την επιχείρησή σας, οι πιστώσεις είναι όλα τα χρήματα έρχονται μέσα. Εάν δεν είστε βέβαιοι, εφαρμόστε τη μνημονική σας και δείτε αν τα χρήματα συναντά μια από τις κατηγορίες μιας πίστωσης. Έσοδα από πωλήσεις νέων προϊόντων; Ελεγχος. Ένα νέο δάνειο για την επέκταση της επιχείρησής σας; Ελεγχος. Υπάρχει αυξημένη επένδυση των μετόχων που οδηγεί σε αύξηση της συνολικής τιμής της μετοχής σας; Αυτός είναι ένας έλεγχος σε δύο διαφορετικές κατηγορίες.
Τώρα που έχετε καταλάβει ποιες χρεώσεις και πιστώσεις είναι, για ποιους πρέπει να τις χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας;
Όταν οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν Debit vs. Credit
Η χρήση της χρεωστικής έναντι πιστωτικής εγγραφής είναι μέρος της τεχνικής που είναι γνωστή ως λογιστική διπλής εισόδου. Με το διαχωρισμό των εισερχόμενων κεφαλαίων από τα εξερχόμενα κεφάλαια, είναι ευκολότερο να καταλάβετε τι συμβαίνει στο λογιστικό σας βιβλίο. Οι χρεώσεις καταγράφονται σε μία στήλη στο φύλλο του βιβλίου, ενώ οι πιστώσεις καταγράφονται σε ξεχωριστή στήλη δίπλα στη στήλη χρέωσης. Αυτή η δομή με δύο στήλες σάς επιτρέπει να δείτε με μια ματιά πότε ξεφεύγουν τα χρήματα από την εταιρεία σας και πότε έρχεται.
Στο πλαίσιο του συστήματος διπλής εισόδου, κάθε συναλλαγή παρατίθεται ξεχωριστά στη δική της γραμμή. Εάν η συναλλαγή αντιπροσωπεύει μια χρέωση, το ποσό της συναλλαγής γράφεται στη στήλη χρέωσης της συγκεκριμένης γραμμής. Εάν αντιπροσωπεύει πίστωση, το ποσό της συναλλαγής γράφεται στη στήλη πίστωσης. Καμία είσοδος δεν πρέπει να έχει κάτι γραμμένο και στις δύο στήλες. εάν μια συναλλαγή θα είχε κατά κάποιον τρόπο ως αποτέλεσμα τόσο χρεωστική όσο και πίστωση, οι δύο όψεις της συναλλαγής πρέπει να είναι γραμμένες σε ξεχωριστές γραμμές έτσι ώστε η χρέωση και η πίστωση να καταγράφονται χωριστά.
Τα σύνολα των πιστώσεων και των χρεώσεων στο βιβλίο σας υπολογίζονται χωριστά. Αυτό όχι μόνο σας βοηθά να αποφύγετε τα μαθηματικά λάθη που θα μπορούσαν να προκύψουν όταν προσπαθείτε να συνδυάσετε μεμονωμένες πιστώσεις και χρεώσεις σε ένα ενιαίο σύνολο, αλλά επίσης καθιστά εύκολο να δείτε πόσα χρήματα συνολικά πηγαίνουν και βγαίνουν.
Αφού υπολογίσετε τα σύνολα για τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που έχετε υπολογίσει, υπολογίστε το σύνολο των ιδίων κεφαλαίων της εταιρείας σας, αφαιρώντας το συνολικό ποσό χρέωσης από το συνολικό ποσό της πίστωσής σας. Αν έχετε περισσότερες χρεώσεις από τις πιστώσεις, θα καταλήξετε με αρνητικά ίδια κεφάλαια που απαιτούν επιπλέον κεφάλαια για να καλύψετε. αυτό μπορεί να σημαίνει την εκκαθάριση ορισμένων περιουσιακών στοιχείων, την ανάληψη πρόσθετου χρέους ή την άντληση κεφαλαίων από αποταμιεύσεις ή άλλες επενδύσεις εταιρειών. Αν έχετε περισσότερες πιστώσεις εκτός από τις χρεώσεις, ωστόσο, έχετε επιπλέον χρήματα για επεκτάσεις, χρηματοδοτείτε την αγορά νέων περιουσιακών στοιχείων ή πραγματοποιείτε νέες επενδύσεις στο μέλλον της εταιρείας σας.
Τι σημαίνει Σημείωση πίστωσης;
Ένα πράγμα που είναι σημαντικό να μάθετε όταν ασχολείστε με το θέμα των επιχειρηματικών χρεώσεων και πιστώσεων είναι το πιστωτικό σημείωμα. Μπορείτε να το σκεφτείτε αυτό ως αντίστροφο τιμολόγιο. Το πιστωτικό σημείωμα δίνεται στην επιχείρησή σας από έναν πωλητή ή κάποιον που βρίσκεται σε παρόμοια θέση όταν σας εκδίδει πίστωση. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε κατεστραμμένα εμπορεύματα που πρέπει να επιστραφούν στον προμηθευτή ή σε μια μη ικανοποιητική κλήση υπηρεσίας, αλλά αυτά είναι μόνο παραδείγματα στιγμών κατά τις οποίες μπορεί να εκδοθεί πιστωτικό σημείωμα.
Το ίδιο το πιστωτικό σημείωμα είναι μια απόδειξη, προσδιορίζοντας τον λόγο για τον οποίο εκδίδεται η πίστωση και ο οποίος ενέκρινε την πίστωση. Οι πιστώσεις που σχετίζονται με πιστωτικές σημειώσεις έρχονται συχνά με τη μορφή "πίστωσης κατάστημα" ή παρόμοιων πιστωτικών δομών, δίνοντας στην επιχείρησή σας ένα καθορισμένο ποσό προπληρωμένης πίστωσης με τον πωλητή ή τον πάροχο υπηρεσιών στην επόμενη παραγγελία ή κλήση σας. Το πιστωτικό σημείωμα χρησιμεύει ως τεκμηρίωση αυτού του προπληρωμένου ποσού και χρησιμοποιείται από τη λογιστική υπηρεσία σας για να σημειώσει τη συναλλαγή ως πίστωση στο βιβλίο σας. Μόλις πραγματοποιήσετε μια παραγγελία, πραγματοποιήσετε μια κλήση υπηρεσίας ή χρησιμοποιήσετε με άλλο τρόπο την πίστωση, μια χρέωση καταγράφεται στο βιβλίο σας για να υποδηλώσει τη συναλλαγή που χρησιμοποιεί την πίστωση που αναφέρεται στη σημείωση.
Αξίζει να σημειωθεί ότι υπάρχουν και χρεωστικά σημειώματα, και λειτουργούν με αντίθετο τρόπο τα πιστωτικά σημειώματα. Εάν μια επιχείρηση σας εκδίδει ένα χρεωστικό σημείωμα, τότε αναφέρεται σε ένα πρόβλημα επιστροφής ή εξυπηρέτησης που είχαν με την εταιρεία σας. Για να εξοφλήσετε το χρεωστικό σημείωμα, πρέπει είτε να επεξεργαστείτε μια επιστροφή επιστροφής είτε να εκδώσετε προπληρωμένη πίστωση για το ποσό της σημείωσης. Φυσικά, σε μια κατάσταση όπου κάποιος είναι δυσαρεστημένος με ένα στοιχείο ή μια υπηρεσία που παρέχεται από την εταιρεία σας, είναι πιθανότερο να δώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα αντί για αυτό το άτομο που συντάσσει ένα χρεωστικό σημείωμα. Ως αποτέλεσμα, τα πιστωτικά σημειώματα είναι πολύ πιο συνηθισμένα και πιο πιθανό να χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών σας συναλλαγών.
Επιχειρηματικές εκτιμήσεις
Η έννοια των πιστώσεων, σε σχέση με τις χρεώσεις, είναι σημαντική για τη λογιστική των επιχειρήσεων. Δυστυχώς, οδηγεί μερικές φορές σε κάποια σύγχυση για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τη λογιστική διπλής εισόδου. Λόγω των διαφορετικών σημασιών που σχετίζονται με τη λέξη "πίστωση", είναι σημαντικό να αντιμετωπιστεί το θέμα των πιστωτικών γραμμών και άλλων μορφών πίστωσης που επεκτείνονται και στις επιχειρήσεις. Όχι μόνο αυτό σας παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεστε αν σας ζητηθεί να κάνετε διάκριση μεταξύ των δύο, αλλά οι υποχρεώσεις εξακολουθούν να θεωρούνται πίστωση σε λογιστική διπλής εισόδου.
Οι επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες και οι πιστωτικές γραμμές είναι παρόμοιες με αυτές που γνωρίζετε στην πλευρά των καταναλωτών, αλλά εκδίδονται στην ίδια την επιχείρηση αντί για ένα άτομο. Εάν η επιχείρησή σας είναι σχετικά νέα, ίσως χρειαστεί να δώσετε προσωπικά στοιχεία και να υποβάλετε έναν πιστωτικό έλεγχο για να εξασφαλίσετε επιχειρηματική πίστωση, καθώς οι περισσότεροι δανειστές δεν είναι πρόθυμοι να εκδώσουν πίστωση σε μια επιχείρηση που δεν έχει ιστορικό. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούν την πιστοληπτική ικανότητα του κατόχου ως τρόπο δημιουργίας πίστωσης. Αυτό δημιουργεί προσωπική ευθύνη για εσάς, αλλά μερικές φορές αυτό δεν μπορεί να αποφευχθεί. Καθώς η επιχείρησή σας γίνεται περισσότερο καθιερωμένη και συνεργάζεται με μία ή περισσότερες τράπεζες, θα χτίσει την πιστοληπτική της ικανότητα. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για εταιρικές πιστωτικές κάρτες και άλλα πιστωτικά προϊόντα που εκδίδονται μόνο με βάση τη φήμη και τα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης.
Είναι σημαντικό αυτά τα πιστωτικά προϊόντα να καταγράφονται ως πιστώσεις στο βιβλίο σας, παρόλο που αντιπροσωπεύουν το χρέος στην πραγματικότητα. Πρόκειται για μια επέκταση της αγοραστικής δύναμης της εταιρείας σας και ως εκ τούτου θεωρείται από το λογιστικό σας βιβλίο ως το ίδιο με μετρητά στο ίδιο ποσό. Οι αγορές που γίνονται με τα πιστωτικά προϊόντα εξακολουθούν να καταγράφονται ως χρεώσεις και βεβαίως η μείωση της διαθέσιμης πίστωσής σας καταγράφεται στο βιβλίο από το γεγονός ότι η χρέωση μειώνει το συνολικό διαθέσιμο υπόλοιπο (το οποίο περιλάμβανε το ποσό της πιστωτικής σας γραμμής όταν προστέθηκε το ποσό αυτό ως πίστωση.)
Οι μηνιαίες πληρωμές στις πιστωτικές σας γραμμές θα προστεθούν ως έξοδα όταν εισέλθουν οι λογαριασμοί, μειώνοντας περαιτέρω την ισότητα καθώς πραγματοποιείτε πληρωμές σε αυτά. Σημειώστε ότι δεν προσθέτετε την πληρωμή πίσω στα ίδια κεφάλαια μετά την επεξεργασία της, παρά το γεγονός ότι η διαθέσιμη πίστωση έχει επεκταθεί. Παρόλο που έχετε περισσότερη πίστωση στη διάθεσή σας, έχετε ακόμα λιγότερα μετρητά στο χέρι επειδή έπρεπε να κάνετε την πληρωμή στην πρώτη θέση. Αυτό διατηρεί ισόρροπη την ισορροπία σας καθώς εξοφλείτε τις πιστωτικές σας γραμμές, αφού κάθε πληρωμή απαιτεί πραγματικά μετρητά. Δεν θα προσθέσετε πιστωτικές γραμμές ξανά ως πιστωτική κάρτα, εκτός αν η εταιρεία σας ανοίξει μια νέα γραμμή.
