Τα έσοδα από μετρητά πραγματοποιούνται όταν μια εταιρεία λαμβάνει πληρωμή σε μετρητά από την πώληση ενός προϊόντος. Η εταιρεία μπορεί να λαμβάνει μετρητά με διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων των χρεώσεων πιστωτικών καρτών, προσωπικών επιταγών, επιχειρηματικών επιταγών, τράπεζας ACH ή τραπεζικών εμβασμάτων και ταμειακών επιταγών ή χρηματικών παραγγελιών.
Συμβουλές
-
Τα έσοδα είναι οποιαδήποτε μορφή μετρητών που λαμβάνονται από μια επιχείρηση, όπως οι πληρωμές πελατών (μέσω πιστωτικής κάρτας, προσωπικής επιταγής, μετρητών, επιταγών επιχειρήσεων, χρημάτων, τραπεζικών εμβασμάτων ή τραπεζών ACH), εσόδων από την πώληση μη λειτουργικών περιουσιακών στοιχείων, εσόδων από τόκους, κεφαλαιακά κέρδη ή μερίσματα που καταβάλλονται από επενδύσεις ή δικαιώματα.
Λήψη και εγγραφή μετρητών
Όταν μια εταιρεία έχει ταμειακές αποδείξεις, ο λογιστής πρέπει να τεκμηριώσει τα εισερχόμενα μετρητά και να το πράξει χρησιμοποιώντας εξειδικευμένο λογιστικό περιοδικό που ονομάζεται ρεπορτάζ μετρητών. Το περιοδικό αυτό χρησιμεύει για τον εντοπισμό όταν η εταιρεία λαμβάνει μετρητά και ένας λογιστής πιστώνει τον λογαριασμό πωλήσεων και χρεώνει τον λογαριασμό μετρητών. Εάν μια πώληση γίνεται με πίστωση, όπως όταν μια εταιρεία εκδίδει ένα τιμολόγιο και ένας πελάτης έχει 30 ημέρες για να πληρώσει το λογαριασμό, αυτή η πώληση καταγράφεται σε ξεχωριστό περιοδικό πωλήσεων.
Πολλές εταιρείες, όπως εστιατόρια, πραγματοποιούν μεγάλο όγκο συναλλαγών σε μετρητά. Ορισμένα άλλα λογιστικά εργαλεία βοηθούν στην παρακολούθηση των εισπράξεων από μετρητά, όπως ένα ημερήσιο φύλλο ταμειακών διαθεσίμων, ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών, ένα μικροσκοπικό ταμείο και περιοδικές τραπεζικές συμφωνίες.
Για τις επιχειρήσεις που πραγματοποιούν κυρίως πωλήσεις μετρητών, το ημερήσιο ταμειακό φύλλο παρέχει έναν τρόπο για την εταιρεία να παρακολουθεί όλα τα μετρητά που εισπράχθηκαν και όλα τα μετρητά που έχουν καταβληθεί. Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, η διοίκηση μπορεί να μετρήσει τα πραγματικά μετρητά, να τα συγκρίνει με τις συναλλαγές στο φύλλο ταμειακών διαθεσίμων και στη συνέχεια να κάνει μια ημερήσια τραπεζική κατάθεση. Στο τέλος κάθε ημέρας, είναι σημαντικό να συμβιβάσετε τυχόν διαφορές μεταξύ των αθροισμάτων και να ακολουθήσετε τον λόγο. Συχνά, μια μικρή ποσότητα μετρητών ελήφθη για να καλύψει διάφορες δαπάνες, αλλά δεν καταγράφηκε πουθενά.
Αυτό το βασικό σύστημα παρέχει τα μέσα για να προλάβουμε κάθε απάτη που έχει ως αποτέλεσμα την έλλειψη μετρητών ή σφαλμάτων που οδηγούν σε υπερβάσεις μετρητών. Μια έλλειψη μπορεί επίσης να προέλθει από μια συναλλαγή στην οποία πληρώσατε και ξεχάσατε να καταγράψετε, αλλά το φύλλο μετρητών μπορεί να σας βοηθήσει να το πιάσετε αυτό.
Ο κύκλος μετρητών
Οι εισπράξεις μετρητών παίζουν σημαντικό ρόλο σε κάτι που ονομάζεται κύκλος μετρητών, ο οποίος αντιπροσωπεύει το χρονικό διάστημα μεταξύ της στιγμής που μια εταιρεία καταβάλλει μετρητά στους προμηθευτές αποθεμάτων της και λαμβάνει μετρητά από τις πωλήσεις που πραγματοποιούνται στους πελάτες της. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτόν τον κύκλο για να τους βοηθήσουν να υπολογίσουν πόσα χρήματα πρέπει να χρησιμοποιήσουν για να χρηματοδοτήσουν τις συνεχιζόμενες δραστηριότητές τους και αυτή η σημαντική ιδέα βοηθά επίσης τις επιχειρήσεις να εκτιμήσουν τις απαιτήσεις που ενδεχομένως χρειάζονται για χρηματοδότηση. Αυτό είναι γνωστό και ως κύκλος μετρητών προς μετρητά.
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν έναν υπολογισμό για να υπολογίσουν τον αριθμό των ημερών στον κύκλο τους. Ο υπολογισμός ονομάζεται υπολογισμός μετρητών σε μετρητά, τον οποίο μπορείτε να υπολογίσετε χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο τύπο:
Κύκλος μετρητών ή ημέρες μετρητών σε μετρητά = Έσοδα ημερών σε χέρια + ημέρες πωλήσεις σε κυκλοφορία - Υπολειπόμενες ημέρες πληρωτέα
Ο υπολογισμός του κύκλου μετρητών σας δείχνει πόσο χρόνο χρειάζεται για να μετατρέψετε το απόθεμα σε μετρητά. Αυτό είναι πολύ διορατικό για τις εταιρείες παραγωγής που πρέπει να μάθουν πόσο καιρό χρειάζεται για να επεξεργαστούν οι πρώτες ύλες σε πωλητή, να ολοκληρωθεί η πώληση και να συγκεντρωθούν τα χρήματα από τον πελάτη. Αυτό το μέτρο της ρευστότητας, ή πόσο εύκολα η εταιρεία μπορεί να μετατρέψει τις τελικές πρώτες ύλες σε μετρητά, μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση να εντοπίσει αναποτελεσματικότητα στη διαδικασία παραγωγής και πώλησης.
Παράδειγμα μετρητών σε μετρητά
Πείτε ότι έχετε μια εταιρεία που πουλά widgets και το απόθεμα τείνει να παραμείνει στην αποθήκη σας για περίπου 40 ημέρες πριν από την πώληση. Πείτε επίσης ότι πωλείτε στους πελάτες σας με πίστωση, και σας πληρώνουν εντός περίπου 50 ημερών. Έχετε λογαριασμούς που πρέπει να καταβληθούν και γενικά τους πληρώνετε εντός 30 ημερών, επομένως έχετε εκκρεμείς οφειλές αξίας 30 ημερών. Ο υπολογισμός σας θα έχει ως εξής:
Κύκλος μετρητών: 40 ημέρες απογραφής + 50 ημέρες πωλήσεων - 30 ημέρες πληρωτέων πληρωμών = 60 μετρητών σε μετρητά
Θα συμπεράνετε από αυτό το αποτέλεσμα ότι η επιχείρησή σας θα πρέπει να έχει αρκετό κεφάλαιο κίνησης για να καλύψει τις δαπάνες για 60 ημέρες, δεδομένου ότι χρειάζονται 60 ημέρες για να λάβετε εισπράξεις από την τρέχουσα απογραφή και τις δραστηριότητες πωλήσεων.
Αυτός ο υπολογισμός έρχεται χρήσιμος, ειδικά όταν χρειάζεται να επανεπεξεργαστείτε λόγω των αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα των εισπράξεων σας, κατά τη διαχείριση στενών ταμειακών ροών κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής κατάστασης πτώχευσης ή όταν η εταιρεία σας επιθυμεί να διερευνήσει εναλλακτικές λύσεις χρέους για να μειώσει το κόστος δανεισμού.
Εκταμίευση μετρητών
Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά, που ονομάζονται ταμειακές εκροές, είναι ποσά μετρητών που εγκαταλείπουν την εταιρεία. Μερικά παραδείγματα είναι πληρωτέοι λογαριασμοί, λειτουργικά έξοδα και μικρά μετρητά.
Οι χρηματικές ροές εξέρχονται από την εταιρεία και καταγράφονται σε περιοδικό ταμειακών εκταμιεύσεων. Από το περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών, οι συναλλαγές αποστέλλονται στο γενικό μητρώο, στο βιβλίο πληρωμών που καταβάλλεται στους λογαριασμούς και σε κάθε άλλο σχετικό βιβλίο. Για παράδειγμα, ως ιδιοκτήτης λιανικής πώλησης μπορείτε να κάνετε πληρωμές για να αγοράσετε νέο απόθεμα, να πληρώσετε λογαριασμούς πληρωτέους και να καλύψετε τα έξοδα μισθοδοσίας.
Οι κατασκευαστές πραγματοποιούν εκταμιεύσεις σε μετρητά για να πληρώσουν πρώτες ύλες για να δημιουργήσουν προϊόντα και να πληρώσουν για άλλα έξοδα παραγωγής. Οι λογαριασμοί εκταμιεύσεων μετρητών λαμβάνουν χρεώσεις και πιστώσεις για κάθε συναλλαγή και το περιοδικό δείχνει πώς επηρεάζουν τα σύνολα το συνολικό υπόλοιπο του λογαριασμού μετρητών της εταιρείας.
Μελετώντας τα αρχεία εκταμιεύσεων μετρητών στο περιοδικό, η διοίκηση μπορεί να παρακολουθήσει πόσα χρήματα εξέρχονται από την εταιρεία και για ποιο λόγο. Το περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών δείχνει επίσης τον αριθμό ελέγχου για όλες τις εκδοθείσες επιταγές, γεγονός που καθιστά εύκολο τον εντοπισμό ελλειπόντων ή προβληματικών ελέγχων. Σε ένα λογιστικό πακέτο λογισμικού, όπως το QuickBooks, ίσως δείτε το περιοδικό εκταμιεύσεων μετρητών που ονομάζεται μητρώο ελέγχου.
Επικεφαλίδα απάτης
Οι λογιστές αναφέρουν συχνά τους εσωτερικούς ελέγχους και αυτές οι σημαντικές κατευθυντήριες γραμμές αποτελούν μέτρα ασφαλείας για την πρόληψη της απάτης όταν πρόκειται για εισπράξεις και εκταμιεύσεις. Οι εταιρείες που δεν διαθέτουν τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους μπορούν να βρουν έναν υπάλληλο που χρησιμοποιεί εταιρικές επιταγές για να πληρώσει τους προσωπικούς του λογαριασμούς ή να κάνει τραπεζικές μεταφορές στον εαυτό του.
Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι εκταμιεύσεις σε μετρητά θα έχουν επαρκείς διασφαλίσεις για την πρόληψη της απάτης, είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να διαχωρίζουν τα καθήκοντά τους έτσι ώστε το ίδιο πρόσωπο που εγκρίνει ή υπογράφει επιταγή ή τραπεζική μεταφορά δεν έχει τη δυνατότητα να κάνει άλλα μέρη της συναλλαγής, ελέγξτε ή ξεκινήστε τη μεταφορά καλωδίων.
Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο εξαιτίας ενός μικρού προσωπικού και βοηθά στην πρόσβαση σε τραπεζικές δηλώσεις πριν από οποιοδήποτε άλλο προσωπικό της εταιρείας, να ελέγχει κάθε συναλλαγή και να ελέγχει το αντίγραφο, ψάχνει για οτιδήποτε φαίνεται ασυνήθιστο και στη συνέχεια να παρακολουθεί την τράπεζα αν χρειαστεί.
Η επισκόπηση των εξουσιοδοτημένων υπογραφών ελέγχου είναι ένα σημαντικό βήμα και αυτό το άτομο δεν πρέπει να έχει πρόσβαση σε κενές επιταγές ή σε οποιαδήποτε δυνατότητα εισαγωγής συναλλαγών στο λογιστικό σύστημα της εταιρείας. Η χρήση σφραγίδας υπογραφής για ελέγχους μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετα προβλήματα επειδή είναι συχνά πολύ εύκολο για κάποιον να κλέψει τη σφραγίδα και να κλέψει επίσης μια στοίβα κενών ελέγχων.
Ορισμένες εταιρείες έχουν τους ελέγχους τους απαιτούν δύο υπογραφές, συνήθως με κάποιο είδος κατώτατου ορίου δολαρίου, έτσι ώστε τα μικρότερα ποσά ελέγχου μπορούν να χρησιμοποιηθούν με μία μόνο υπογραφή. Αυτό επιτρέπει έναν ορισμένο βαθμό διαχωρισμού των δασμών όταν εκδίδονται έλεγχοι πάνω από ένα ορισμένο ποσό κατωφλίου. Μην ξεχάσετε τις τραπεζικές μεταφορές, καθώς έχουν γίνει πιο δημοφιλείς τα τελευταία χρόνια.
Το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία εμβασμάτων πρέπει να διαχωρίζεται από το πρόσωπο που απελευθερώνει τις μεταφορές χρημάτων. Εάν η στελέχωση δεν επιτρέπει τον διαχωρισμό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα όπου η τράπεζά σας καλεί ένα άλλο άτομο μέσα στην εταιρεία κάθε φορά που λαμβάνει ένα αίτημα μεταφοράς χρημάτων.Αυτή η κλήση δεν θα πρέπει να απευθύνεται σε άτομο που έχει τη δυνατότητα να ξεκινήσει τραπεζικές μεταφορές.
Τέλος, πραγματοποιήστε μια μηνιαία συμφωνία τραπεζών χρησιμοποιώντας κάποιον που δεν συμμετέχει στις εκταμιεύσεις μετρητών. Όλες οι ασυνήθιστες συναλλαγές ή οι εικόνες ελέγχου θα πρέπει να παρακολουθούνται και να ερευνώνται.
Πώς υπολογίζετε ένα αρχικό υπόλοιπο μετρητών;
Οι ταμειακές εισπράξεις μιας εταιρείας διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στον προϋπολογισμό των ταμειακών ροών. Μπορεί να έχετε ακούσει μια κατάσταση ταμειακών ροών που ονομάζεται "δήλωση πηγών και χρήσεων". Οι ταμειακές αποδείξεις της εταιρείας αντιπροσωπεύουν την αιματηρή ζωή της εταιρείας, τις πηγές μετρητών. Οι ταμειακές εκταμιεύσεις της εταιρείας αποτελούν τις χρήσεις των μετρητών.
Για να υπολογίσετε το υπόλοιπο έναρξης για τις πηγές σας και να χρησιμοποιήσετε τη δήλωση ταμειακών ροών, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δείτε την τραπεζική δήλωσή σας online ή να καλέσετε την τράπεζα και να εισάγετε το χρηματικό ποσό που κατέχετε στην τράπεζα. Σε αυτό το αρχικό ταμειακό υπόλοιπο, προσθέστε τις εισπράξεις μετρητών και αφαιρέστε τις συνολικές εκταμιεύσεις μετρητών που εξέρχονται από την εταιρεία. Το σύνολο αυτών των τριών τμημάτων ισούται με το υπόλοιπο που έχετε κλείσει ή το ποσό που έχετε αφήσει. Για έναν προϋπολογισμό, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να εμφανίζετε αυτόν τον υπολογισμό σε μηνιαία βάση.
Για παράδειγμα, το αρχικό σας υπόλοιπο είναι τα μετρητά που έχετε την πρώτη ημέρα του μήνα. Το υπόλοιπό σας ανοίγματος για τον επόμενο μήνα ισούται με το υπόλοιπο κλεισίματος για τον προηγούμενο μήνα. Το αρχικό υπόλοιπό σας για κάθε δεδομένο μήνα είναι πάντα ίσο με το υπόλοιπο κλεισίματος από τον προηγούμενο μήνα.
Ως μέρος της δημιουργίας μιας κατάστασης ταμειακών ροών, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε την άμεση μέθοδο που περιλαμβάνει μετρητά από λειτουργικές, επενδυτικές και χρηματοοικονομικές δραστηριότητες, μπορείτε να ρωτήσετε: "Παίρνετε μετρητά από πελάτες μια λειτουργική δραστηριότητα;" Ναι, αλλά δεν είναι τόσο απλό. Όλοι οι πελάτες δεν πληρώνουν μετρητά, έτσι μερικές από τις πωλήσεις της εταιρείας έρχονται με τη μορφή εισπρακτέων λογαριασμών, δεδομένου ότι η πώληση έγινε με πίστωση. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να ξεκινήσετε με το συνολικό ποσό των πωλήσεων της εταιρείας για ένα συγκεκριμένο μήνα και να την προσαρμόσετε με βάση την αλλαγή του υπολοίπου εισπρακτέων λογαριασμών της εταιρείας για να φτάσετε στον σωστό αριθμό εισπράξεων μετρητών.
Αν οι εισπρακτέοι λογαριασμοί αυξάνονται κατά την εξεταζόμενη περίοδο, αφαιρέστε την αύξηση από το ποσό των πωλήσεών σας για να υπολογίσετε το ποσό των εισπράξεων από πελάτες. Εάν ο διαθέσιμος λογαριασμός σας έχει μειωθεί, προσθέστε αυτό το ποσό μείωσης στις συνολικές πωλήσεις σας για να υπολογίσετε το συνολικό ποσό μετρητών που λάβατε από τους πελάτες σας.
Είδη εισπράξεων από μετρητά
Τα έσοδα από μετρητά έρχονται σε μια επιχείρηση σε πολλές μορφές, κυρίως από πωλήσεις πελατών. Ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης, αυτές οι εισροές μπορεί να έχουν τη μορφή πληρωμών με πιστωτική κάρτα, μετρητά, εντολή πληρωμής ή προσωπική επιταγή, για παράδειγμα. Μια επιχείρηση που είναι συνδρομητική μόνο μπορεί να λάβει το μεγαλύτερο μέρος των χρηματικών της αποδείξεων με τη μορφή τραπεζικών πληρωμών ACH. Επίσης, οι επιχειρήσεις λαμβάνουν μετρητά από δραστηριότητες εκτός της πώλησης αγαθών ή υπηρεσιών, όπως τα δικαιώματα, τα έσοδα από τόκους, τα μερίσματα και τα κεφαλαιακά κέρδη από επενδύσεις και τα έσοδα από την πώληση διαφόρων περιουσιακών στοιχείων.
Τα έσοδα είναι τα χρήματα που λαμβάνει μια επιχείρηση από τις κανονικές, συνεχιζόμενες επιχειρηματικές της δραστηριότητες. Όταν έρθει η ώρα να διαβάσετε τις οικονομικές καταστάσεις και να ερμηνεύσετε τις πραγματικές εισπράξεις μετρητών σε σχέση με έναν υπολογιζόμενο αριθμό, βοηθά να ορίσετε κάποια από την ορολογία. Για παράδειγμα, τα έσοδα και τα κέρδη είναι τα ίδια; Όχι, επειδή ενώ τα έσοδα, που ονομάζονται επίσης πωλήσεις, αντιπροσωπεύουν χρήματα από πελάτες, τα κέρδη αντιπροσωπεύουν αυτό που έχει απομείνει μετά τη χρήση αυτών των εσόδων για την κάλυψη των εξόδων της εταιρείας.
Τα έσοδα και τα κέρδη είναι τα ίδια; Το κέρδος σημαίνει ουσιαστικά το ίδιο πράγμα με τα κέρδη, καθώς αντιπροσωπεύει μόνο το χρηματικό ποσό που απομένει μετά την καταβολή όλων των λογαριασμών από τα χρήματα που λαμβάνετε από τους πελάτες σας.
Και τέλος, τα έσοδα και το εισόδημα είναι τα ίδια; Ορισμένα άτομα μπορούν να χρησιμοποιούν τον όρο "εισόδημα" για να αντιπροσωπεύουν έσοδα από πωλήσεις, αλλά από άποψη λογιστικής ορολογίας, το εισόδημα είναι πιθανότερο να σημαίνει λειτουργικό εισόδημα. Τα λειτουργικά έσοδα είναι ελαφρώς διαφορετικά από τα κέρδη ή τα κέρδη επειδή έχουν το κόστος των αγαθών και τα λειτουργικά έξοδα αφαιρεθούν από τις πωλήσεις, αλλά σε αντίθεση με τα κέρδη ή τα κέρδη, τα λειτουργικά έσοδα δεν περιλαμβάνουν φορολογικά έξοδα και άλλα μη λειτουργικά έξοδα.
