Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι αναθεωρήσεις, διαδικασίες ή κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία και διαφύλαξη των επιχειρηματικών και οικονομικών πληροφοριών μιας επιχείρησης. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές είναι υπεύθυνοι για την ανάπτυξη και την εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων για τη μείωση του κόστους και την ελαχιστοποίηση ή αποφυγή προβλημάτων. Η απογραφή αντιπροσωπεύει ένα ακριβό και αξιόλογο περιουσιακό στοιχείο για τις περισσότερες εταιρείες. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι απαραίτητοι για την απογραφή, επειδή οι εταιρείες σπάνια επιβιώνουν εάν χάσουν με συνέπεια τα αποθέματα σε κλοπή, αλλοίωση και απαξίωση.
Απογραφικό σύστημα
Τα συστήματα απογραφής είναι λογιστικές μέθοδοι για τη διαχείριση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών που σχετίζονται με τα φυσικά αποθέματα της εταιρείας. Δύο κοινά συστήματα είναι τα περιοδικά και αέναα συστήματα. Τα συστήματα περιοδικών απογραφών ενημερώνουν τον ημερολόγιο λογιστικής μία φορά το μήνα ή ανά τρίμηνο. Μια καλύτερη και πιο ελεγχόμενη μέθοδος είναι το σύστημα διαρκούς απογραφής, το οποίο ενημερώνει τα αποθέματα μετά από κάθε αγορά, πώληση και προσαρμογή. Τα συστήματα αποθέματος δίνουν στους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές μια καλύτερη ιδέα για το κόστος απογραφής και τις επιπτώσεις στον ισολογισμό, ο οποίος αποτελεί σημαντικό μέρος των εσωτερικών ελέγχων.
Διαδικασία Παραγγελίας
Οι εσωτερικοί έλεγχοι δημιουργούν συγκεκριμένους περιορισμούς στη διαδικασία παραγγελίας αποθεμάτων μιας εταιρείας. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές διαιρούν συνήθως τα καθήκοντα παραγγελίας αποθεμάτων μεταξύ πολλών εργαζομένων. Αυτό εξασφαλίζει ότι ένα άτομο δεν παραγγέλνει απογραφή και το κλέβει καθώς μπαίνει στην αποθήκη της εταιρείας. Ο διαχωρισμός της εντολής αγοράς και της διαδικασίας πληρωμής είναι επίσης σημαντικός, δεδομένου ότι ένας εργαζόμενος μπορεί να "παραγγείλει" απογραφή από μια ψεύτικη εταιρεία και να στείλει την πληρωμή σε ταχυδρομικό κουτί μισθωμένο από τον εργαζόμενο.
Αποθήκευση
Η αποθήκευση είναι μια διαδικασία φυσικού ελέγχου απογραφής. Οι εταιρείες πρέπει να βρουν ασφαλείς αποθήκες και διανομείς, οπότε το απόθεμα δεν κλαπεί ή υποστεί βλάβη. Η επαρκής αποθήκευση εξασφαλίζει επίσης ότι η επιχείρηση διαθέτει αρκετό χώρο για σωστή παραλαβή και αποθήκευση των αποθεμάτων προϊόντων. Οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν αρκετό χώρο για την οδήγηση ανυψωτικών μηχανημάτων, τη μετακίνηση παλετών και την παροχή στους εργαζόμενους της δυνατότητας να περπατούν μέσα από την αποθήκη με ασφάλεια χωρίς να καταστρέφουν τα αποθέματα.
Φυσικές μετρήσεις
Οι φυσικές μετρήσεις συμβιβάζουν το λογιστικό βιβλίο της εταιρείας με το πραγματικό ποσό αποθέματος στο χέρι. Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν αριθμούς κύκλων ή ετήσιο αριθμό απογραφών για αυτήν τη διαδικασία. Οι αριθμοί κύκλων βρίσκονται σε εξέλιξη, όπου οι εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να υπολογίζουν έναν συγκεκριμένο αριθμό αντικειμένων κάθε εβδομάδα. Υψηλή αξία ή δημοφιλή στοιχεία μπορεί να είναι ένα σταθερό χαρακτηριστικό του κύκλου μετρήσεις για να εξασφαλιστεί ότι αυτά τα στοιχεία δεν περιλαμβάνονται. Οι ετήσιες φυσικές μετρήσεις πραγματοποιούνται μία φορά το χρόνο, όταν η εταιρεία μετρά ολόκληρο το απόθεμά της σε μια χρονική στιγμή και όχι μια εβδομαδιαία διαδικασία καταμέτρησης.
