Εάν η επιχείρησή σας διαχειρίζεται απογραφή, γνωρίζετε ήδη ότι το τέλος κάθε έτους φέρνει μια σημαντική διαδικασία. Έχετε την τέλεια ευκαιρία να ελέγξετε ολόκληρο το απόθεμά σας, παρακολουθώντας όλα όσα έχετε σε απόθεμα και συγκρίνοντάς το με αυτό που παρουσιάζει το επίσημο απόθεμά σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τις καθημερινές σας διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού της κλοπής και της απώλειας που υποφέρετε κάθε χρόνο. Είναι ουσιαστικό μέρος της διατήρησης μιας υγιούς επιχείρησης. Όχι, όμως, κάθε επιχείρηση μπορεί να πραγματοποιήσει αυτόν τον κατάλογο στα τέλη Δεκεμβρίου ή αρχές Ιανουαρίου, ειδικά εάν η περίοδος διακοπών καθιστά αδύνατο το φόρτο εργασίας. Όταν συμβεί αυτό, θα χρειαστεί να κάνετε κάτι που ονομάζεται αναδρομικός έλεγχος, ο οποίος σας επιτρέπει να αγνοήσετε τυχόν πωλήσεις που έγιναν μετά την ημερομηνία λήξης, ώστε να μπορείτε να λάβετε τον αριθμό απογραφής του έτους που χρειάζεστε.
Επιλέξτε μια ημερομηνία αποκοπής
Το πρώτο βήμα για τη διεξαγωγή ενός επαναληπτικού ελέγχου είναι να επιλέξετε μια ημερομηνία λήξης για το έτος σας. Αυτό δεν πρέπει να είναι 31 Δεκεμβρίου. Μπορεί να είναι 30 Νοεμβρίου, 1 Δεκεμβρίου, ή ακόμα και 30 Ιουνίου εάν προτιμάτε την 1η Ιουλίου έως 30 Ιουνίου. Ανεξάρτητα από την ημερομηνία που θα επιλέξετε, θα θέλετε ο έλεγχος σας να είναι όσο το δυνατόν καθαρός, πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστεί να λάβετε σταθερή στάση σχετικά με την πλήρη διαχωρισμό όλων των προϊόντων που αγοράστηκαν και πωλήθηκαν μετά την ημερομηνία αυτή. Με τη σημερινή τεχνολογία, το λογισμικό απογραφής σας θα πρέπει να είναι σε θέση να το διαχειριστεί εύκολα.
Διαδικασίες ανατροπής
Μόλις ορίσετε την ημερομηνία λήξης του αποθέματός σας και διαχωρίσετε σωστά το απόθεμά σας, θα χρειαστεί επίσης να ρίξετε μια ματιά σε τυχόν τιμολόγια που έχετε λάβει και αποστείλατε μετά την ημερομηνία αυτή. Κατά τη διάρκεια αυτού του τμήματος της διαδικασίας, ίσως θελήσετε επίσης να ελέγξετε ξανά το διαχωρισμένο απόθεμά σας για να βεβαιωθείτε ότι όλα αυτά που έχουν παραμεριστεί λήφθηκαν μετά από αυτή την ημερομηνία. Βάλτε ένα σχέδιο για να βεβαιωθείτε ότι η απογραφή γίνεται γρήγορα για να μην περιπλέκετε τις πωλήσεις του τρέχοντος έτους περισσότερο από ό, τι είναι απαραίτητο. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ο καθένας θα έρχεται νωρίς το πρωί της Κυριακής ή θα ορίσει έναν υπάλληλο για να χειριστεί τον έλεγχο απογραφής σας, ενώ όλοι οι άλλοι διατηρούν κανονικές λειτουργίες. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε την πρόσληψη μιας εταιρίας απογραφής για να φέρει μια ομάδα αποθηκών μετρητών στην επιχείρησή σας για να επιταχύνει την καταμέτρηση.
Έρευνα Οποιεσδήποτε αποκλίσεις
Δυστυχώς, ακόμη και με μια διαδικασία στη θέση της, θα διαπιστώσετε τελικά ότι τα πράγματα δεν ταιριάζουν πάντα. Συχνά αυτό είναι αποτέλεσμα της συρρίκνωσης, αν κάποιο αντικείμενο έχει υποστεί βλάβη ή έχει κλαπεί και ποτέ δεν έχει επισημανθεί ως τέτοιο στην απογραφή σας. Αυτοί οι αριθμοί είναι σημαντικοί επειδή σας δίνουν μια επισκόπηση του αριθμού των προϊόντων που εξαφανίζονται από τα ράφια κατά τη διάρκεια ενός έτους. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να λάβετε μέτρα για την παρακολούθηση αυτών των απωλειών που προχωρούν.
