Σύντομος. Εάν το σκεφτείτε, οι γλωσσολόγοι δεν θα μπορούσαν να επιλέξουν έναν καλύτερο όρο για να περιγράψουν τα επιχειρηματικά έγγραφα που συνοψίζουν τις πληροφορίες "πρέπει να γνωρίζουμε" για στελέχη που δεν έχουν το χρόνο ή την τάση να περάσουν από μαζικές διατριβές. Εάν σας ζητηθεί να εκπονήσετε μια αναφορά ενημέρωσης, να έχετε κατά νου τις λέξεις "σύντομη" και "άσχημη" κατά την παρεκβολή των βασικών δεδομένων που αναμένουν να βρουν τα αφεντικά σας. Πάρτε μια προσέγγιση δύο βημάτων: σκεφτείτε σαν συγγραφέας όταν τραβάτε τα δεδομένα από τις αναφορές, στη συνέχεια, να γίνει ένας συντάκτης ο στόχος του οποίου είναι να ζυγίζει κάθε λέξη για κρούση αφήνοντας ταυτόχρονα τα κρίσιμα δεδομένα ανέπαφα.
Κατανοήστε το σκοπό μιας έκθεσης ενημέρωσης: τα στελέχη αναζητούν "ένα προϊόν μιας ανάλυσης όχι της ίδιας της ανάλυσης", γι 'αυτό κρατήστε αυτό υπόψη κατά την εκπόνηση της εκτελεστικής σας σύνθεσης από τις πληροφορίες που περιέχονται στην αρχική έκθεση.
Ξεκινήστε τη συνομιλία αναφέροντας το πρόβλημα / κατάσταση, εξηγείτε τη σχετικότητά της και στη συνέχεια επαναλαμβάνετε - με ακριβή και ακριβή γλώσσα - τα στοιχεία και τα συμπεράσματα που περιέχονται στην κύρια έκθεση. Υιοθετήστε την αντίστροφη πυραμίδα του δημοσιογράφου για να δομήσετε την σύντομη σας. Συμπληρώστε και στη συνέχεια δεσμεύστε στο χαρτί τα πιο σημαντικά δεδομένα στην αρχή. Προσθέστε λιγότερο σημαντικές πληροφορίες σε φθίνουσα σειρά για να δημιουργήσετε το σώμα της σύντομης.
Χρησιμοποιήστε απλά αγγλικά χωρίς αισθησιασμό, υπερθετικά και χνουδωτά για να τελειοποιήσετε την σύντομη σας. Συμπεριλάβετε χρονοδιαγράμματα, διαφορετικές προοπτικές, καθώς υποστηρίζουν ή αντικρούουν τη διατριβή σας και χαράζουν τα πάντα στην ονοματολογία του κοινού-στόχου σας. Προσπαθήστε να κάνετε το σύντομο αυτό-που περιέχει, μια σύνοψη που δεν απαιτεί κανένα συνημμένο ή εξωτερική τεκμηρίωση για να εξηγήσει σημαντικά σημεία που αναφέρονται στην αρχική έκθεση.
Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες, δευτερεύοντα κεφάλαια και κουκκίδες για να βοηθήσετε τα στελέχη να μετακινούνται χωρίς κόπο μέσω της έκθεσης ενημέρωσης. Επαναλάβετε τις μεγάλες παραγράφους και τις κόβετε για να σφίξετε το ρυθμό της έκθεσης. Δώστε συγκεκριμένες μετρήσεις ή αριθμούς, ώστε να μην αφήνεται τίποτα στη φαντασία. Επαληθεύστε κάθε σημείο για ακρίβεια. Συγκεκριμένα, αν υπάρχουν αποκλίσεις στα δεδομένα, εξηγήστε γιατί έχουν συμβεί.
Υποβάλετε την αναφορά ενημέρωσης σας στη δοκιμασία αντικειμενικότητας, για να βεβαιωθείτε ότι έχετε παραλείψει τη μεροληψία, μήπως διακινδυνεύσετε να έχετε ερωτηθείσες πληροφορίες και να θέσετε σε αμφισβήτηση την ικανότητά σας να διατυπώνετε αυτό το είδος αναφοράς.Err από την πλευρά της προσοχής εάν η κύρια αναφορά από την οποία αντλούν τα δεδομένα δεν έχει άμεσα συμπεράσματα που επιτεύχθηκαν. Μάλλον, δηλώστε ότι έτσι δεν υπάρχει καμία παρεξήγηση για εσάς, ο συγγραφέας, έχοντας αφήσει έξω κρίσιμες πληροφορίες.
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαφοροποιήσει την αναφορά ενημέρωσης από μια συνοπτική παρουσίαση, ένα μεγαλύτερο έγγραφο που μπορεί να εκτελέσει έως και 10 σελίδες και περιλαμβάνει μια πρόσκληση για δράση που δεν ανήκει στο σώμα μιας εκτελεστικής εντολής.
