Όταν οι ιδιοκτήτες αλλάζουν προσωπικό γραφείου, είναι χρήσιμο να ενημερώσετε τους ενοικιαστές για αυτές τις αλλαγές, ειδικά για το προσωπικό που συχνά αλληλεπιδρά με τους ενοικιαστές. Είναι εύκολο να συμβουλεύετε τους ενοικιαστές του προσωπικού και άλλες σημαντικές αλλαγές με επιστολή.
Συγκεντρώστε μια λίστα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις όλων των ενοικιαστών που θα επηρεαστούν από την αλλαγή. Για παράδειγμα, αν νοικιάσετε χώρο σε πολλαπλές τοποθεσίες και επομένως λειτουργείτε περισσότερα από ένα γραφείο ενοικίασης, πρέπει μόνο να επικοινωνήσετε την αλλαγή με τους ενοικιαστές που ασχολούνται με το γραφείο ενοικίασης όπου συμβαίνει η αλλαγή. Αν έχετε μόνο ένα γραφείο, βεβαίως, προειδοποιήστε όλους τους ενοικιαστές.
Προετοιμάστε την επιστολή στην κορυφή επιστολόχαρτων της εταιρείας να την κάνετε "επίσημη" και να την ημερομηνία για την ημερομηνία που προβλέπετε ότι τα περισσότερα γράμματα διανέμονται. Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία mailmerge για να προσωποποιήσετε κάθε γράμμα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα γενικότερο μορφότυπο απευθυνόμενοι σε κάθε γράμμα "Αγαπητέ ενοικιαστή".
Το περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να είναι σύντομο και επαγγελματικό, και γενικά θα πρέπει να λαμβάνει δύο παραγράφους περιεχομένου, καθώς και μια παράγραφο κλεισίματος. Αναφέρετε την αλλαγή προσωπικού στην πρώτη παράγραφο. Εάν ο νέος υπάλληλος θα αναλάβει όλα τα καθήκοντα του αναχωρούντος υπαλλήλου, λέξτε έτσι, αναφέροντας τα καθήκοντα: "Jennie Smith θα εγκαταλείψει την επιχείρηση στις 12 Μαρτίου και θα αντικατασταθεί από Mary Jones, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος για καταγγελίες μισθωτών, συντήρηση αιτήματα, τη συλλογή των ενοικίων και την απάντηση σε όλες τις σχετικές ερωτήσεις."
Από την άλλη πλευρά, αν τα καθήκοντα που είχε προηγουμένως εκτελεστεί από τον αναχωρούντα υπάλληλο θα διανεμηθούν μεταξύ υπαρχόντων ή / και νέων υπαλλήλων, να το καταστήσετε σαφές στην πρώτη παράγραφο. για παράδειγμα: "Η Jennie Smith θα εγκαταλείψει την επιχείρηση στις 12 Μαρτίου και θα αντικατασταθεί από την Mary Jones, η οποία θα είναι υπεύθυνη για τις καταγγελίες των ενοικιαστών και τις αιτήσεις συντήρησης." Ο Joe White θα αναλάβει την ευθύνη της συλλογής ενοίκων και απάντησης σε όλες τις σχετικές ερωτήσεις.
Στη δεύτερη παράγραφο, συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές ημερομηνίες. σε πολλές περιπτώσεις, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος αφήνει μια Παρασκευή και η αντικατάσταση αναφέρει την επόμενη Δευτέρα. Σε άλλες περιπτώσεις, υπάρχει μια σύντομη περίοδο αλληλεπικάλυψης, ενώ ο αναχωρώντας υπάλληλος εκπαιδεύει το νέο. Κλείστε τη δεύτερη παράγραφο δηλώνοντας ότι από την ημερομηνία της αλλαγής προς τα εμπρός, όλες οι σχετικές ερωτήσεις, τα σχόλια και τα προβλήματα θα πρέπει να απευθύνονται στους νέους υπεύθυνους γι 'αυτούς και να τα ονομάζετε ξανά. Για παράδειγμα, "Από τις 15 Μαρτίου, παρακαλούμε απευθυνθείτε στις αιτήσεις καταγγελίας και συντήρησης στη Mary Jones και επικοινωνήστε με τον Joe White για οτιδήποτε σχετίζεται με το μίσθωμα".
Στην τελευταία παράγραφο, ενημερώστε τους ενοικιαστές ότι πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί σας με οποιεσδήποτε ανησυχίες, σχόλια ή ερωτήσεις. Υπογράψτε το γράμμα "Ειλικρινά", ακολουθούμενο από το όνομά σας.
Συμβουλές
-
Οι ιδιοκτήτες ή το προσωπικό τους μπορούν να παραδώσουν ή να στείλουν ταχυδρομικά αυτά τα είδη επιστολών. εναλλακτικά, μπορούν να διανεμηθούν με έσοδα ενοικίου.
Ανταπολαύστε την επιθυμία να είστε κακό και να δώσετε πάρα πολλές πληροφορίες, ακόμα και όταν τα πράγματα είναι προφανή. «Η Jennie Smith αφήνει να έχει ένα μωρό» ή «η Jennie Smith παντρεύεται και πηγαίνει στο μήνα του μέλιτος της και στη συνέχεια θα απομακρυνθεί από το κράτος» και τα δύο είναι παραδείγματα που δίνουν πάρα πολλές πληροφορίες. Αφήστε την Jennie να μοιραστεί τις πληροφορίες με τις οποίες επιλέγει και να περιορίσετε την επιστολή σας σε ό, τι είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις.
