Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι η αποθήκευση τεκμηρίωσης που δεν είναι πλέον σε ενεργό χρήση, αλλά οι οργανισμοί πρέπει να τηρούν αυτή την τεκμηρίωση ως είδος ιστορικού αρχείου. Συνήθως, οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις αρχειοθετούν τα έγγραφα, αλλά τα άτομα μπορούν επίσης να αρχειοθετήσουν την τεκμηρίωση για διάφορους λόγους. Μια σειρά από σκέψεις και μεθόδους σχετίζονται με την αρχειοθέτηση των εγγράφων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας οργανισμός θα έχει μια σειρά από καλά καθορισμένες πολιτικές για τη διαχείριση της τεκμηρίωσης, εντός του οποίου ο οργανισμός περιγράφει μια διαδικασία αρχειοθέτησης. Οι οργανισμοί μπορούν να αρχειοθετήσουν διαφορετικούς τύπους μέσων, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών, με σχετική ευκολία.
Σκοπός
Οι οργανώσεις αρχειοθετούν τα έγγραφα για διάφορους λόγους, στις περισσότερες περιπτώσεις που σχετίζονται με τον γενικό σκοπό ή τον ρόλο του οργανισμού. Συχνά, οι οργανισμοί αρχειοθετούν την τεκμηρίωση επειδή είναι πολιτιστικής ή ιστορικής σημασίας. Εναλλακτικά, μια επιχείρηση μπορεί να έχει νομικό ή οικονομικό λόγο για τη διατήρηση ενός αξιόπιστου μητρώου παλαιότερων εγγράφων, για τα οποία η αρχειοθέτηση είναι η πιο αποτελεσματική μέθοδος διαχείρισης.
Σκέψεις
Κάθε οργανισμός που έχει ανάγκη αρχειοθέτησης εγγράφων πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τις διαδικασίες του. Ο καθορισμός της τεκμηρίωσης που χρειάζεται να αρχειοθετηθεί, τόσο από πλευράς προηγούμενων όσο και από συνεχιζόμενων ενεργειών, είναι φυσικά το πρωταρχικό μέλημα. Για την τρέχουσα τεκμηρίωση που παράγει ένας οργανισμός, ο οργανισμός μπορεί να φτάσει σε κάποιο χρονοδιάγραμμα αρχειοθέτησης. Οι μέθοδοι αρχειοθέτησης ποικίλλουν επίσης και η πρόοδος της τεχνολογίας πληροφορικής έχει εισαγάγει πληθώρα νέων εργαλείων, προσφέροντας αποτελεσματικές και οικονομικά αποδοτικές λύσεις σε πολλές περιπτώσεις.
Εργαλεία
Από το 2011, τα εργαλεία λογισμικού για την αρχειοθέτηση των εγγράφων αυξήθηκαν, παρέχοντας στους οργανισμούς περισσότερες ευκαιρίες να αρχειοθετήσουν με μικρότερο κόστος. Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αρχειοθέτηση λογισμικού ως εργαλείο, όχι μόνο για έγγραφα που αποθηκεύουν σε ηλεκτρονική μορφή, αλλά και για τεκμηρίωση σε χαρτί και άλλα μέσα. Οι οργανισμοί μπορούν να ανιχνεύσουν ή να μετατρέψουν μη ψηφιακά αντικείμενα για αποθήκευση σε ηλεκτρονική μορφή, μειώνοντας την ποσότητα φυσικού χώρου που απαιτείται για την αποτελεσματική τήρηση αρχείων.
Κίνδυνοι
Οι κίνδυνοι είναι εγγενείς σε οποιοδήποτε σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων και οι οργανισμοί πρέπει να τις εξετάζουν όταν δημιουργούν μια πολιτική αρχειοθέτησης οργανωτικού χαρακτήρα. Το όφελος από την αποθήκευση τεκμηρίωσης σε ηλεκτρονική μορφή ισχύει μόνο εάν τα αρχεία είναι ασφαλή. Συνεπώς, οι οργανισμοί πρέπει να χρησιμοποιούν επαρκείς διασφαλίσεις για την προστασία της σταθερότητας και της ασφάλειας ενός αρχείου, το οποίο η αρχειοθέτηση των εργαλείων και υπηρεσιών αντιμετωπίζεται με διάφορους τρόπους.
Οφέλη
Τα οφέλη από τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης εγγράφων έχουν αυξηθεί με την εμφάνιση τεχνολογικών λύσεων. Τα ηλεκτρονικά αρχεία καταλαμβάνουν λιγότερο φυσικό χώρο και, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν μπορούν να διαμένουν καν στους βασικούς χώρους μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Για παράδειγμα, ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να χρησιμοποιούν μια εξωτερική υπηρεσία διαχείρισης εγγράφων. Ένα άλλο πλεονέκτημα στη χρήση ηλεκτρονικών αρχείων είναι ότι οι οργανισμοί μπορούν εύκολα και γρήγορα να διαθέτουν αρχειακό περιεχόμενο όταν είναι απαραίτητο, συχνά σε ηλεκτρονική μορφή που μπορεί να αναζητηθεί.
