Οι έλεγχοι ποιότητας είναι ένα σημαντικό μέρος της βοήθειας των μικρών επιχειρήσεων να αναπτυχθούν και να ευημερήσουν, διότι παρέχουν έναν τρόπο αξιολόγησης των στρατηγικών αποδοτικότητας και διαχείρισης κόστους της επιχείρησης. Εάν ο έλεγχος επικεντρώνεται σε προϊόντα ή διαδικασίες, τα αποτελέσματα βοηθούν τους διαχειριστές να καθορίσουν πόσο καλά λειτουργούν οι στρατηγικές, να προσδιορίσουν την υποκείμενη αιτία προβλημάτων και, αν χρειαστεί, να λάβουν διορθωτικά μέτρα. Η γνώση του τρόπου διενέργειας εσωτερικού ελέγχου ποιότητας είναι ένα σημαντικό βήμα για τη διασφάλιση της επιτυχίας της επιχείρησής σας.
Προκαταρκτική επισκόπηση
Τα βήματα που λαμβάνετε πριν πραγματοποιήσετε μια επιτόπια ανασκόπηση ποιότητας μπορούν να καθορίσουν την αποτελεσματικότητα του ελέγχου. Η διαδικασία ξεκινά με τη διαμόρφωση ενός λεπτομερούς σχεδίου ελέγχου που λειτουργεί ως οδικός χάρτης για τη διενέργεια επιτόπιου ελέγχου. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα, το πεδίο του ελέγχου και τον τόπο του ελέγχου. Συλλέξτε και αναθεωρήστε γραπτά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της πολιτικής διαχείρισης ποιότητας για το προϊόν ή τη διαδικασία, τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας και τα εγχειρίδια. Αποφασίστε και αναπτύξτε έναν προκαταρκτικό κατάλογο προσωπικών συνεντεύξεων που θα διεξαχθεί κατά την επιτόπια επανεξέταση. Λάβετε υπόψη ότι ένας προκαταρκτικός κατάλογος, ο οποίος συνήθως περιλαμβάνει τον υπεύθυνο τμήματος ή τον επόπτη και τους βασικούς υπαλλήλους, μπορεί να επεκταθεί κατά τη διάρκεια της ενεργού φάσης ελέγχου.
Συγκεντρώστε Έγγραφα Ελέγχου
Κάθε μέλος της ομάδας ελέγχου πρέπει να έχει μια λίστα ελέγχου, καθώς και έντυπα ή μαγνητόφωνο, για την καταγραφή πληροφοριών κατά τη διάρκεια προσωπικών συνεντεύξεων. Κάθε μέλος θα πρέπει επίσης να διαθέτει έγγραφα αναφοράς, όπως αντίγραφα τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας. Ένας κατάλογος ελέγχου είναι κρίσιμος για την καταγραφή πληροφοριών και παρατηρήσεων, καθώς και για να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε τίποτα. Ενώ τα συγκεκριμένα στοιχεία ελέγχου θα διαφέρουν ανάλογα με το τμήμα, το προϊόν ή τη διαδικασία που ελέγχονται, ο κατάλογος ελέγχου αποτελείται συνήθως από τμήματα, στοιχεία αξιολόγησης σε κάθε ενότητα, σύστημα αξιολόγησης και χώρο για σχόλια. Στα κοινά τμήματα περιλαμβάνονται η οργάνωση τμήματος, το φυσικό περιβάλλον εργασίας, τα συστατικά του συστήματος ποιότητας, όπως οι SOPs και οι δοκιμές απόδοσης.
Διεξαγωγή του επιτόπιου ελέγχου
Η επιτόπια επισκόπηση εστιάζει στη συγκέντρωση των πληροφοριών που χρειάζεστε για να διαπιστώσετε αν το εν λόγω τμήμα συμμορφώνεται με τα πρότυπα ελέγχου ποιότητας και ακολουθώντας τις καθιερωμένες διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου. Αυτή η φάση περιλαμβάνει βήματα δράσης, όπως η παρατήρηση, η δοκιμή και η διεξαγωγή προσωπικών συνεντεύξεων. Τις περισσότερες φορές, η ομάδα ελέγχου ολοκληρώνει ορισμένα καθήκοντα, όπως δοκιμές επιδόσεων ή ποιότητας και προσωπικές συνεντεύξεις, πίσω από τις σκηνές. Αυτό βοηθά την ομάδα να μην διακόπτει όσο το δυνατόν τις καθημερινές λειτουργίες. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι, όπως συμβαίνει και με τις προσωπικές συνεντεύξεις, τόσο το σχέδιο ελέγχου όσο και ο κατάλογος ελέγχου μπορούν να επεκταθούν στο πεδίο εφαρμογής και στο βάθος της αξιολόγησης, ανάλογα με το τι ανακαλύπτετε κατά τη διάρκεια της ενεργού φάσης ελέγχου.
Δραστηριότητες λήξης και παρακολούθησης
Η "πραγματική" εργασία ξεκινά μόλις ολοκληρωθεί η ενεργή φάση του ελέγχου. Η τελική φάση ενός ποιοτικού ελέγχου ξεκινά με μια συνάντηση για την ανασκόπηση, αντιμετώπιση και καθορισμό των απαραίτητων μέτρων για τη διόρθωση των προβλημάτων ποιότητας και των προβληματικών τομέων. Δημιουργήστε μια αναφορά διαχείρισης που θα αναφέρει λεπτομερώς αυτές τις πληροφορίες. Μόλις ο ιδιοκτήτης και οι διαχειριστές ολοκληρώσουν την ανασκόπηση των αποτελεσμάτων του ελέγχου, πρέπει να πραγματοποιηθεί μια συνάντηση στρατηγικής που θα επικεντρώνεται στην ανάλυση και στον τρόπο με τον οποίο - και μερικές φορές - εάν θα ενσωματωθούν λύσεις για βελτιώσεις ποιότητας που παρουσίασε η ομάδα ελέγχου.
