Οποιαδήποτε επιχείρηση, μεγάλη ή μικρή, πρέπει να διαθέτει ένα σύστημα για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και ανταλλαγή δεδομένων. Στο παρελθόν, αυτά τα καθήκοντα απαιτούσαν πολύ χρόνο και γραφειοκρατία. Σήμερα, οι εταιρείες χρησιμοποιούν σύγχρονη τεχνολογία για τον εξορθολογισμό και αυτοματοποίηση αυτών των λειτουργιών. Τα συστήματα πληροφοριών διαδραματίζουν πλέον καθοριστικό ρόλο στην επεξεργασία δεδομένων και τη λήψη αποφάσεων. Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, μπορούν να επηρεάσουν θετικά τις συνολικές επιδόσεις και τα έσοδα ενός οργανισμού.
Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα;
Στο πιο βασικό επίπεδο, ένα σύστημα πληροφοριών (IS) είναι ένα σύνολο στοιχείων που συνεργάζονται για τη διαχείριση της επεξεργασίας και αποθήκευσης δεδομένων. Ο ρόλος του είναι να υποστηρίζει τις βασικές πτυχές της λειτουργίας ενός οργανισμού, όπως η επικοινωνία, η τήρηση αρχείων, η λήψη αποφάσεων, η ανάλυση δεδομένων και πολλά άλλα. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες, να λάβουν στρατηγικές αποφάσεις και να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Τα συστήματα πληροφοριών περιλαμβάνουν συνήθως ένα συνδυασμό λογισμικού, υλικού και τηλεπικοινωνιακών δικτύων. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιεί συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων για να κατανοήσει καλύτερα το κοινό-στόχο του, να αποκτήσει νέους πελάτες και να διατηρήσει υπάρχοντες πελάτες. Αυτή η τεχνολογία επιτρέπει στις εταιρείες να συλλέγουν και να αναλύουν τα δεδομένα δραστηριότητας πωλήσεων, να ορίζουν την ακριβή ομάδα στόχου μίας εκστρατείας μάρκετινγκ και να μετράνε την ικανοποίηση του πελάτη.
Τα οφέλη των Πληροφοριακών Συστημάτων
Η σύγχρονη τεχνολογία μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την απόδοση και την παραγωγικότητα της εταιρείας σας. Τα συστήματα πληροφοριών δεν αποτελούν εξαίρεση. Οι οργανισμοί παγκοσμίως στηρίζονται σε αυτές για να ερευνήσουν και να αναπτύξουν νέους τρόπους για να δημιουργήσουν έσοδα, να προσελκύσουν πελάτες και να εξομαλύνουν τις χρονοβόρες εργασίες.
Με ένα πληροφοριακό σύστημα, οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα κάνοντας πιο έξυπνες αποφάσεις. Τα εσωτερικά τμήματα μιας εταιρείας, όπως το μάρκετινγκ και οι πωλήσεις, μπορούν να επικοινωνούν καλύτερα και να ανταλλάσσουν πληροφορίες πιο εύκολα.
Δεδομένου ότι αυτή η τεχνολογία είναι αυτοματοποιημένη και χρησιμοποιεί πολύπλοκους αλγόριθμους, μειώνει το ανθρώπινο λάθος. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν στις βασικές πτυχές μιας επιχείρησης και όχι να ξοδεύουν ώρες συλλέγοντας δεδομένα, συμπληρώνοντας χαρτιά και πραγματοποιώντας χειροκίνητη ανάλυση.
Χάρη στα σύγχρονα συστήματα πληροφοριών, τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση σε τεράστιες ποσότητες δεδομένων από μια πλατφόρμα. Για παράδειγμα, μπορούν να συλλέγουν και να επεξεργάζονται πληροφορίες από διαφορετικές πηγές, όπως πωλητές, πελάτες, αποθήκες και πράκτορες πωλήσεων, με μερικά κλικ του ποντικιού.
Χρήσεις και Εφαρμογές
Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι συστημάτων πληροφοριών και ο καθένας έχει διαφορετικό ρόλο. Τα συστήματα επιχειρηματικής ευφυΐας (BI), για παράδειγμα, μπορούν να μετατρέψουν δεδομένα σε πολύτιμες πληροφορίες.
Αυτό το είδος τεχνολογίας επιτρέπει ταχύτερη και πιο ακριβή αναφορά, καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις και πιο αποδοτική κατανομή πόρων. Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα είναι η οπτικοποίηση δεδομένων, η οποία επιτρέπει στους αναλυτές να ερμηνεύουν μεγάλα ποσά πληροφοριών, να προβλέπουν μελλοντικά γεγονότα και να βρίσκουν πρότυπα στα ιστορικά δεδομένα.
Οι οργανισμοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν το λογισμικό προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) για τη συλλογή, διαχείριση και ανάλυση δεδομένων σε διάφορες περιοχές, από τη μεταποίηση μέχρι τη χρηματοδότηση και τη λογιστική. Αυτός ο τύπος συστήματος πληροφοριών αποτελείται από πολλαπλές εφαρμογές που παρέχουν 360 ° άποψη επιχειρηματικών λειτουργιών. Το NetSuite ERP, το PeopleSoft, το Odoo και το Intacct είναι μόνο μερικά παραδείγματα λογισμικού ERP.
Όπως και άλλα συστήματα πληροφοριών, το ERP παρέχει ενημερωτικές πληροφορίες και σας βοηθά να αποφασίσετε για τα επόμενα βήματα. Επίσης, καθιστά ευκολότερη την επίτευξη κανονιστικής συμμόρφωσης, την αύξηση της ασφάλειας των δεδομένων και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων. Επιπλέον, βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλα τα οικονομικά σας αρχεία είναι ακριβή και ενημερωμένα.
Μακροπρόθεσμα, το λογισμικό ERP μπορεί να μειώσει το λειτουργικό κόστος, να βελτιώσει τη συνεργασία και να ενισχύσει τα έσοδά σας. Σχεδόν οι μισές εταιρείες που εφαρμόζουν αυτό το σύστημα αναφέρουν σημαντικά οφέλη εντός έξι μηνών.
Στο τέλος της ημέρας, τα συστήματα πληροφοριών μπορούν να σας δώσουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να παράσχετε τα δεδομένα που χρειάζεστε για να κάνετε ταχύτερες, πιο έξυπνες επιχειρηματικές αποφάσεις. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών, τα συστήματα διαχείρισης γνώσης, τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων και άλλα. Όταν επιλέγετε ένα, εξετάστε τον προϋπολογισμό, τη βιομηχανία και το μέγεθος των επιχειρήσεων. Αναζητήστε ένα σύστημα πληροφοριών που ευθυγραμμίζεται με τους στόχους σας και μπορεί να εξορθολογίσει τις καθημερινές σας λειτουργίες.
