Για διάφορους λόγους, ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να μην αρέσουν να συμπληρώνουν τα φύλλα εργασίας. Μπορούν να το θεωρούν ως κουραστικό και χρονοβόρο, ή στην περίπτωση μισθωτών ή απαλλασσομένων εργαζομένων, θα μπορούσαν να το θεωρήσουν περιττό. Το ομοσπονδιακό εργατικό δίκαιο απαιτεί από εσάς να παρακολουθείτε τον χρόνο των υπαλλήλων χωρίς χρόνο εργασίας. αυτό αντιπροσωπεύει τους περισσότερους ωριαίους εργαζόμενους. Με την προϋπόθεση ότι διατηρείτε ακριβή αρχεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σύστημα χρονομέτρησης που θέλετε. Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση και να πάρετε απρόθυμοι υπαλλήλους να συμπληρώσουν σωστά τα δελτία χρόνου τους.
Δημιουργήστε ένα εύχρηστο σύστημα χρονομέτρησης με βάση το μέγεθος της μισθοδοσίας σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε λιγότερους από 10 υπαλλήλους, μπορείτε να αγοράσετε πρότυπα φύλλα χρόνου από μια προμήθεια γραφείου και να τους έχετε συμπληρώσει εβδομαδιαίως. Για να αυξήσετε την ακρίβεια, μπορείτε αντ 'αυτού να αγοράσετε ένα πρότυπο ρολόι διάτρησης και κενές κάρτες χρόνου. Αν η μισθοδοσία σας είναι σημαντική, σκεφτείτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που απαιτεί από τους υπαλλήλους να παρακολουθούν ρολόγια μέσα από κάρτες με σνακ ή δάχτυλο ή εκτύπωση παλάμης.
Ενσωματώστε διαδικασίες χρονομέτρησης στο εγχειρίδιο των εργαζομένων σας. Αυτό περιλαμβάνει όταν χρεώνονται τα φύλλα χρόνου και σε ποιον πρέπει να υποβληθούν. Να δηλώσετε σαφώς τις συνέπειες της παραβίασης ορισμένων κανόνων φύλλου κατανομής χρόνου, όπως ο τερματισμός για τη διόρθωση των χρονοδιαγραμμάτων. Δώστε σε όλους τους εργαζομένους αντίγραφο του εγχειριδίου.
Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο μισθοδοσίας και διανείμετέ το σε όλους τους υπαλλήλους. Αυτό είναι χρήσιμο όταν αλλάζουν οι πληρωμές, όπως κατά τις εβδομάδες διακοπών. Το ημερολόγιο παρουσιάζει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της περιόδου πληρωμής, τις ημερομηνίες υποβολής του φύλλου εργασίας και τις αντίστοιχες ημερομηνίες πληρωμής καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.
Καθορίστε διευθυντές και επόπτες για να εκπαιδεύσετε νέους και υπάρχοντες υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο συμπλήρωσης των φύλλων αναμονής. Αν έχετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, αν χρειαστεί, ζητήστε από τον πωλητή να στείλει κάποιον να εκπαιδεύσει διαχειριστές και επιβλέποντες οι οποίοι με τη σειρά τους θα πρέπει να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους τους.
Απλοποιήστε τον υπολογισμό του φύλλου εργασίας, ζητώντας από τους υπαλλήλους να στρογγυλεύουν προς τα πάνω και προς τα κάτω μέχρι την πλησιέστερη τρίμηνη ώρα. Γύρω από το ένα έως επτά λεπτά κάτω και χρόνο από οκτώ σε 14 λεπτά επάνω. Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος φτάσει να δουλέψει στις 8:11 π.μ., βάζει το 8:15 π.μ. στο φύλλο χρόνου. Αν φεύγει στις 5:21 μ.μ., γράφει 5:15 μ.μ. Σε πολλές περιπτώσεις, τα αυτοματοποιημένα συστήματα χρονομέτρησης πραγματοποιούν στρογγυλοποιήσεις.
Περιορίστε καταχωρίσεις χρονομέτρησης μόνο σε ό, τι μετράει. Για παράδειγμα, περιορίστε τις καταχωρήσεις σε κανονικές, υπερωρίες, διακοπές, άρρωστες και προσωπικές ώρες και πληρωμένα διαλείμματα. Απαιτούνται σταθεροί μισθωτοί για να συμπληρώσουν μόνο φύλλα χρόνου, αν είναι απαραίτητο.
Εξηγήστε στους υπαλλήλους τι είναι γι 'αυτούς. Για παράδειγμα, πείτε ότι η σωστή ολοκλήρωση επιταχύνει την επεξεργασία μισθοδοσίας, εξασφαλίζει έγκαιρα κέρδη, επιταχύνει τον κύκλο χρέωσης και αυξάνει τη ροή μετρητών. Έχετε διευθυντές ή επιβλέποντες να κοινοποιούν τα οφέλη στους υφισταμένους τους.
Ενθαρρύνετε μια πολιτική ανοιχτής πόρτας ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν να απευθύνονται στους ανωτέρους τους όταν έχουν προβλήματα χρόνου.
Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα ποινών για να κάνετε τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν κατάλληλα το δελτίο τους. Για παράδειγμα, η παρακράτηση των μισθών έως ότου οι εργαζόμενοι να υποβάλουν το δελτίο τους μπορεί να απαγορευθεί από το κρατικό δίκαιο και μπορεί να δημιουργήσει ένα περιβάλλον δυσπιστίας μεταξύ διαχειριστών και εργαζομένων.
Συμβουλές
-
Πριν από την εφαρμογή πολιτικών χρονομέτρησης, συμβουλευτείτε το τμήμα κρατικών υπηρεσιών για τους ισχύοντες κανόνες. Για παράδειγμα, το κράτος μπορεί να έχει συγκεκριμένους κανονισμούς για στρογγυλοποίηση, καταγραφή και χρήση βιομετρικών ρολογιών.
