Η επίσημη επιχειρησιακή επικοινωνία είναι σε επιστολόχαρτα της εταιρείας και τυπικά περιέχει την υπογραφή του συγγραφέα κάτω από το χαιρετισμό κλεισίματος. Η μορφή αυτού του τύπου επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι απλή. Ωστόσο, μια επιστολή που απαιτεί την υπογραφή περισσότερων του ενός προσώπων πρέπει να συντίθεται και να μορφοποιείται με ελαφρώς διαφορετικό τρόπο για να εξηγεί γιατί η επιστολή περιέχει πολλαπλές υπογραφές και παρέχει χώρο για περισσότερες από μία υπογραφές.
Παραδοσιακό Μπλοκ Τύπου
Η επιχειρησιακή αλληλογραφία πρέπει να είναι σε παραδοσιακή μορφή μπλοκ, δηλαδή η ημερομηνία είναι δύο γραμμές γραμμών κάτω από το επιστολόχαρτο. το όνομα και η ταχυδρομική διεύθυνση του παραλήπτη είναι δύο θέσεις γραμμής κάτω από την ημερομηνία. μια υποκείμενη γραμμή είναι δύο θέσεις γραμμών κάτω από τις πληροφορίες του παραλήπτη και, τέλος, δύο γραμμές γραμμής κάτω από τη γραμμή θέματος είναι ο χαιρετισμός. Αποδεκτοί χαιρετισμοί για την επίσημη επιχειρησιακή αλληλογραφία είναι "Αγαπητέ κα Smith", "Αγαπητέ κ. Jones", "Κύριοι", ή απλά, "Χαιρετισμοί". Το τελευταίο παράδειγμα είναι χρήσιμο όταν η επιστολή σας απευθύνεται σε πολλούς παραλήπτες μικτών φύλων. Παραδοσιακή μορφή μπλοκ σημαίνει ότι οι παράγραφοι δεν είναι χαραγμένες με κάθε γραμμή που ξεκινά με το αριστερό περιθώριο.
Λόγος πολλαπλών υπογραφών
Ενώ το πρόσωπο στο οποίο απευθύνετε την αλληλογραφία σας μπορεί να γνωρίζει ήδη γιατί υπάρχουν πολλοί υπογράφοντες, είναι καλό να επαναλάβετε εν συντομία το λόγο στο σώμα της επιστολής σας. Στις περιπτώσεις όπου μια επιστολή μπορεί να απαιτεί πολλαπλές υπογραφές, συμπεριλαμβάνεται η επικοινωνία μιας ενέργειας που απαιτεί εξουσιοδότηση από περισσότερα του ενός άτομα ή η έκφραση των συλλογικών απόψεων αρκετών ατόμων που υποστηρίζουν το μήνυμα που μεταφέρει η επιστολή σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Εκ μέρους της εκτελεστικής ομάδας ABC Company, η παρούσα επιστολή καθορίζει τη συναίνεση που επετεύχθη αφού συζητήσουμε το γραπτό αίτημά σας να προσλάβετε επιπλέον προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού". Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής, αναφέρετε τον λόγο της επικοινωνίας σας και τον λόγο για τον οποίο η επιστολή περιέχει πολλαπλές υπογραφές. Οι ακόλουθες παράγραφοι της επιστολής σας, φυσικά, είναι ίσες με το αριστερό περιθώριο.
Κλείνοντας χαιρετισμούς και μπλοκ υπογραφής
Ο χαιρετισμός θα πρέπει να είναι κατάλληλος για μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή, όπως "Πολύ αληθινά δική σας", "Με σεβασμό" ή "Καλό με τον καλύτερο τρόπο". Ο χαιρετισμός κλεισίματος αρχίζει με δύο γραμμές γραμμής κάτω από την τελευταία παράγραφο.
Εάν έχετε μόνο δύο υπογράφοντες, παραλείψτε τέσσερις διαστήματα γραμμής που είναι αρκετός χώρος για μια γραπτή υπογραφή και πληκτρολογήστε το όνομα του πρώτου υπογράφοντος με το αριστερό περιθώριο. Στη γραμμή κάτω από το όνομα του υπογράφοντα, πληκτρολογήστε τη θέση ή τον τίτλο. Περάστε άλλα τέσσερα κενά για το όνομα και τη θέση ή τον τίτλο του δεύτερου υπογράφοντα. Το όνομα και ο τίτλος του ατόμου που κατατάσσεται υψηλότερα στον οργανισμό πρέπει να είναι το πρώτο μπλοκ υπογραφής.
Εάν έχετε τρεις υπογράφους, παραλείψτε τέσσερις διαστήματα γραμμής και πληκτρολογήστε το όνομα του Signer 1 με το αριστερό περιθώριο. Καταχωρίστε την καρτέλα και πληκτρολογήστε το όνομα του υπογράφοντος 2. κάντε ξανά την καρτέλα και πληκτρολογήστε το όνομα του Signer 3. Περάστε ένα διάστημα γραμμής και πληκτρολογήστε τη θέση ή τον τίτλο του Signer 1, κάντε καρτέλα και κάντε το ίδιο για τον Signer 2 και τον Signer 3, ώστε οι τίτλοι τους να βρίσκονται ακριβώς κάτω από τα δακτυλογραφημένα ονόματά τους.
Για τέσσερις υπογράφους, παραλείψτε τέσσερα κενά γραμμής και πληκτρολογήστε το όνομα του Signer 1 με το αριστερό περιθώριο. Καταχωρίστε την καρτέλα στο κέντρο της σελίδας και πληκτρολογήστε το όνομα του Signer 2. μεταβείτε στην επόμενη γραμμή και πληκτρολογήστε τη θέση ή τον τίτλο του υπογράφοντος 1 και του υπογράφοντος 2 απευθείας κάτω από τα ονόματά τους. Περάστε κάτω από άλλους τέσσερις διαστήματα και επαναλάβετε τη μορφή για τον υπογράφοντα 3 και τον υπογράφοντα 4.
Κυκλοφορεί το σχέδιό σας
Επειδή συντάσσετε μια επιστολή εξ ονόματος περισσότερων από ένα ατόμων, είναι καλή πρακτική η κυκλοφορία του σχεδίου προτού ζητήσετε την υπογραφή τους. Πείτε τους ότι χαιρετίζετε την εισήγησή τους και στέλνετε το προσχέδιο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επισκεφθείτε κάθε άτομο ξεχωριστά. Όταν όλοι συμφωνούν για το περιεχόμενο και την παράδοση του μηνύματος της επιστολής, ετοιμάστε την τελική έκδοση και ενημερώστε όλοι ότι θα το κυκλοφορήσετε προσωπικά για την υπογραφή τους.
