Οι επιχειρήσεις πρέπει να τηρούν ακριβή στοιχεία των αγορών, των δαπανών, των οφειλόμενων χρημάτων και άλλων λογιστικών παραγόντων. Παραδοσιακά, οι επιχειρήσεις παρακολούθησαν τα λογιστικά αρχεία χειροκίνητα, τα οποία θα μπορούσαν να είναι χρονοβόρα και δαπανηρά για να ολοκληρωθούν. Καθώς οι επιχειρήσεις στρέφονται όλο και περισσότερο σε μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα, ίσως αρχίσετε να αναρωτιέστε αν αυτή είναι η σωστή οικονομική απόφαση για την επιχείρησή σας. Μάθετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της μηχανογραφικής λογιστικής για να διαπιστώσετε εάν μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί.
Ακρίβεια
Η μηχανογραφική λογιστική μειώνει το περιθώριο για ανθρώπινο σφάλμα, δημιουργώντας λιγότερα λάθη και μεγαλύτερη ακρίβεια στην παρακολούθηση των οικονομικών της επιχείρησής σας. Δεδομένου ότι οι υπολογιστές εκτελούν βασικές λογιστικές λειτουργίες, οι πιθανότητες είναι ότι τα απλά ανθρώπινα λάθη θα οδηγήσουν σε σοβαρά λογιστικά προβλήματα. Η ακρίβεια είναι ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα για την ηλεκτρονική λογιστική, δεδομένου ότι οι εταιρείες πρέπει να βασίζονται σε ορθούς υπολογισμούς για να λαμβάνουν ενημερωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.
Πρόσβαση
Η αυξημένη πρόσβαση είναι ένα άλλο πλεονέκτημα που σχετίζεται με τη μηχανογραφική λογιστική.Έχοντας ακριβή, παρακολουθήσιμα αρχεία αυξάνει την αξιοπιστία με τους εξωτερικούς επενδυτές και τους επιχειρηματικούς εταίρους. οι εταιρείες μπορούν να μοιράζονται με επιτυχία και αποτελεσματικά τα επιλεγμένα αρχεία με τα σχετικά μέρη, μοιράζοντας έναν σύνδεσμο, έναν κωδικό πρόσβασης ή ένα ηλεκτρονικό αρχείο. Τα δεδομένα από πολλά τμήματα των επιχειρήσεων μπορούν εύκολα να μοιραστούν για περισσότερη διαφάνεια και μεγαλύτερη πρόσβαση στις πληροφορίες κατά τη λήψη αποφάσεων. Περισσότερα από ένα άτομα μπορούν να δουν και να χειριστούν μηχανογραφημένα λογιστικά αρχεία χωρίς τον κίνδυνο που συνεπάγεται η δημιουργία πολλαπλών αντιγράφων ευαίσθητων οικονομικών εγγράφων.
Ευθύνη
Ένας άλλος υπέρ για τη μηχανογραφική λογιστική είναι η αυξημένη λογοδοσία. Όταν τα λογιστικά αρχεία αποθηκεύονται και υποστηρίζονται ηλεκτρονικά σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή εκτός υπολογιστικού συστήματος, υπάρχει λιγότερος κίνδυνος ότι τα αρχεία θα καταστραφούν ή θα χαθούν σε περίπτωση πυρκαγιάς, ζημιάς από πλημμύρες ή φρενίτιδας καθαρισμού. Καλά συντηρημένα, ακριβή επιχειρησιακά αρχεία μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα κατά τη διάρκεια των ελέγχων, δεδομένου ότι οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμες.
Όρια
Η μηχανογραφική λογιστική έχει όμως τα όριά της. Ένα con που σχετίζεται με την ηλεκτρονική λογιστική είναι ότι ενώ τα προγράμματα λογισμικού μπορεί να είναι εξοπλισμένα για να εκτελούν εξελιγμένες αξιολογήσεις των οικονομικών αρχείων, θα χρειαστείτε ακόμη έναν επιχειρηματία-καταλαβαίνω άνθρωπο που καταλαβαίνει το λογισμικό και τις ικανότητές του αρκετά ώστε να επιτρέπουν εκθέσεις. Η ακρίβεια παραμένει ένα πρόβλημα όταν οι άνθρωποι πρέπει να εισάγουν δεδομένα σε υποχρεωτικά πεδία. Τα σφάλματα με σφάλματα ή τα δεκαδικά ψηφία μπορούν να προκαλέσουν σοβαρά λογιστικά σφάλματα, παρά τους μηχανισμούς λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για να εντοπίζουν λάθη.
Χρήματα
Ένα άλλο con που συνδέεται με τη μηχανογραφική λογιστική είναι το ακριβό της αγοράς επαρκών υπολογιστών και λογισμικού λογιστικής. Τα χρήματα που εξοικονομούνται από το να πληρώνουν οι εργαζόμενοι πολλές ώρες για να καταγράψουν μη αυτόματα τις λογιστικές πληροφορίες μπορούν εύκολα να χαθούν σε σύγκριση με το υψηλό κόστος των άριστα εκπαιδευμένων λογιστών εξοικειωμένων με το λογισμικό. Οι εταιρείες λογισμικού κυκλοφορούν τακτικά με νέα, ενημερωμένα λογιστικά συστήματα που μπορεί να είναι ακριβή αλλά κρίνονται απαραίτητα εξαιτίας της ευπάθειας στα ελαττώματα του συστήματος ή της πρόσβασης σε hackers σε παλαιότερες εκδόσεις.
