Η σωστή αντιμετώπιση μιας επιχειρηματικής επιστολής είναι σημαντική για να εμφανιστείς ως επαγγελματίας και να δημιουργήσεις μια ξεκάθαρη αρχή σε μια επιστολή. Μια επιχειρησιακή επιστολή που απευθύνεται εσφαλμένα δείχνει ότι ο συγγραφέας είναι είτε τεμπέλης είτε αδηφάγος. Μια επιχειρησιακή επιστολή δεν είναι σαν να γράφετε μια επιστολή σε έναν φίλο και πρέπει να αντιμετωπιστεί διαφορετικά. Τα επιχειρησιακά γράμματα ακολουθούν πάντα μια μορφή που είναι εύκολη στην αναπαραγωγή μετά από ένα ή δύο γράμματα. Αποθηκεύστε την επιχειρησιακή επιστολή στον υπολογιστή σας και αντικαταστήστε τις πληροφορίες για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για μελλοντικές επιστολές.
Γράψτε τη διεύθυνση του αποστολέα και τη διεύθυνση του παραλήπτη σε μια γραμματοσειρά 12 σημείων σε έναν εύχρηστο τύπο γραμματοσειράς, όπως Times New Roman. Προγράμματα όπως το Microsoft Office προσφέρουν οδηγό επιστολών και πρότυπα με σωστή μορφοποίηση Στο Microsoft Office 2010, επιλέξτε το κουμπί "Αρχείο" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Νέο" και δημιουργήστε ένα νέο γράμμα ή ανοίξτε ένα πρότυπο.
Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο της εταιρείας που περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνσή σας για να γράψετε την επιστολή. Αν δεν υπάρχει επιστολόχαρτο, γράψτε την πλήρη διεύθυνση ευθυγραμμισμένη στα αριστερά στο επάνω μέρος της επιστολής, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης, της πόλης και του ταχυδρομικού κώδικα.
Γράψτε την ημερομηνία δύο ίντσες από την κορυφή, ευθυγραμμισμένη προς τα αριστερά. Αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα της εταιρείας, η ημερομηνία εμφανίζεται κάτω από το επιστολόχαρτο. Εάν πληκτρολογείτε ακριβώς τη διεύθυνσή σας, η ημερομηνία πηγαίνει απευθείας κάτω από τη διεύθυνσή σας. Εάν γράψετε την επιστολή σε μερικές ημέρες, γράψτε την ημερομηνία που ολοκληρώθηκε η επιστολή. Γράψτε τον μήνα και συμπεριλάβετε το έτος. Για παράδειγμα, μια επιστολή που θα είναι γραμμένη στις 30 Ιουνίου 2009, θα έχει ημερομηνία 30 Ιουνίου 2009.
Γράψτε τη διεύθυνση του παραλήπτη κάτω από την ημερομηνία, αριστερά αιτιολογημένη. Συμπεριλάβετε τον συγκεκριμένο τίτλο και το όνομα του ατόμου που γράφετε. Γράψτε τη διεύθυνση στη μορφή ταχυδρομικής υπηρεσίας των ΗΠΑ.
Γράψτε ένα χαιρετισμό κάτω από τη διεύθυνση. Αυτό είναι συνήθως Αγαπητέ (το άτομο που χρησιμοποιείται στη διεύθυνση). Γράψτε στο όνομα του ατόμου μόνο αν το γνωρίζετε καλά, αλλιώς, χρησιμοποιήστε τον κ., Κυρία, κυρία ή δρ. Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου, γράψτε μόνο το όνομα και το επώνυμο του ατόμου. Χρησιμοποιήστε το "Για ποιον μπορεί να αφορά" ως χαιρετισμό αν δεν έχετε συγκεκριμένο όνομα για τον δέκτη. Χρησιμοποιήστε ένα παχύ έντερο μετά το χαιρετισμό.
