Η διεξαγωγή μιας επιτυχημένης επιχειρηματικής συνάντησης δεν περιλαμβάνει μόνο το περιεχόμενο και τα μέλη της συνάντησης, αλλά και τη διευθέτηση των επίπλων. Για να οργανώσετε αποτελεσματικά ένα χώρο για μια επαγγελματική συνάντηση, θα θελήσετε να εξετάσετε τη λειτουργία της συνάντησης και να δημιουργήσετε την κατάλληλη ατμόσφαιρα και χώρο εργασίας για παραγωγικότητα. Εάν η αίθουσα είναι καλά οργανωμένη για τη συνάντησή σας, οι συνεργάτες θα μπορούν να εργάζονται και να λειτουργούν χωρίς διακοπή ή απόσπαση της προσοχής σας για να κάνουν πλήρη χρήση του διαθέσιμου χρόνου συνάντησης.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πίνακες
-
Καρέκλες
-
Αξεσουάρ παρουσίασης
-
Zip δεσμούς
-
Κολλητική ταινία
-
Λάμπες
-
Πλευρικά τραπέζια, όπως απαιτείται
-
Είδη τροφίμων και ποτών
Εξετάστε τη λειτουργία του δωματίου και τοποθετήστε τα τραπέζια ανάλογα. Μια συζήτηση σε στυλ συζήτησης θα πρέπει να χρησιμοποιεί στρογγυλό τραπέζι, οργανώνοντας πίνακες σε κύκλο ή ημικύκλιο, έτσι ώστε κάθε συμμετέχων να μπορεί να δει όλους τους άλλους. Οι παρουσιάσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια αίθουσα συνεδριάσεων που έχει δημιουργηθεί με ένα μεγάλο ορθογώνιο ή να τοποθετήσουν μικρότερα τραπέζια σε σειρές με κάθε συμμετέχοντα να έχει την ίδια κατεύθυνση.
Τοποθετήστε τα καθίσματα σας γύρω από τα τραπέζια σύμφωνα με τη διάταξη του τραπεζιού σας χρησιμοποιώντας άνετες καρέκλες κατάλληλες για τη διάρκεια της συνάντησης. Οι σκληρές πλαστικές καρέκλες πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για σύντομες (ώρες ή λιγότερες) συναντήσεις για να κρατούν τους εργαζομένους εστιασμένους και άνετους. Τοποθετήστε δύο με τρεις επιπλέον καρέκλες στην πλευρά του δωματίου σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι φιλοξενούμενοι από ό, τι αναμενόταν ή μια καρέκλα σπάει.
Τοποθετήστε οποιαδήποτε στηρίγματα, όπως βάθρα, flip charts, οθόνες προβολής ή αφίσες παρουσίασης σε μια εμφανή περιοχή στο μπροστινό μέρος του δωματίου έτσι ώστε κάθε συμμετέχων να το δει εύκολα. Εάν χρησιμοποιείτε φυλλάδια ή φακέλους, τοποθετήστε τα σε κάθε καρέκλα κατά μήκος του τραπεζιού ή τα απενεργοποιήστε στο πλάι για να τα διανείμετε αργότερα στη συνεδρίαση. Μην επιτρέπετε σε αυτά τα στοιχεία να γεμίζουν τον χώρο εργασίας ή να μετακινούνται μέσα στο δωμάτιο δύσκολα, όπως η τοποθέτηση τους στο πάτωμα.
Απενεργοποιήστε το κουδούνισμα σε οποιαδήποτε τηλέφωνα στο δωμάτιο για να αποφύγετε τη διατάραξη. Ωστόσο, μην αποσυνδέετε το τηλέφωνο για να επιτρέψετε εξερχόμενες κλήσεις σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Εάν οι υπολογιστές χρησιμοποιούνται για τη συνάντηση, συνδέστε τα καλώδια με φερμουάρ για να αποφύγετε την εμπλοκή τους με τα πόδια και ταινία τυχόν κορδόνια στο πάτωμα που τρέχουν σε διάδρομους.
Προσθέστε επιπλέον φωτισμό πέρα από το φωτισμό του καθρέφτη στο δωμάτιο για να μαλακώσετε την ατμόσφαιρα και να κάνετε μακρύτερες συνεδριάσεις λιγότερο ελκυστικές οπτικά. Τοποθετήστε τους λαμπτήρες στα πλαϊνά τραπέζια, όπου δεν θα παρεμποδίσουν τις προβολές, αλλά αποφύγετε τα κεριά, τα οποία ενδέχεται να εκπέμπουν απαλό φως και άρωμα, αλλά μπορούν να αποτελέσουν κίνδυνο.
Τοποθετήστε μια μικρή περιοχή υπηρεσιών φαγητού σε μια γωνιά του δωματίου ή κατά μήκος ενός τείχους κοντά στην πόρτα για να προμηθεύσετε εμφιαλωμένο νερό, σάντουιτς, καφέ ή σνακ, όπως μπισκότα, καραμέλες ή δίσκους φρούτων και κρεάτων. Εάν χρησιμοποιείτε φαγητό για μακρές συναντήσεις, αποφύγετε τα τρόφιμα υψηλής περιεκτικότητας σε ζάχαρη και βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σκουπιδοτενεκέ κοντά στην περιοχή εξυπηρέτησης για να διατηρήσετε το τραπέζι σαφές και τακτοποιημένο όταν τελειώσει ο χρόνος γεύματος.
Συμβουλές
-
Εάν έχετε τη δυνατότητα επιλογής της αίθουσας συσκέψεων, προσπαθήστε να βρείτε ένα ήσυχο δωμάτιο μακριά από υπερβολικό θόρυβο και περισπασμούς ενώ παράλληλα τοποθετείτε την αίθουσα συνεδριάσεων κατάλληλη για μπάνια στον ίδιο όροφο του κτιρίου.
Εάν είναι δυνατόν, ρυθμίστε το θερμοστάτη στο δωμάτιο σε μια άνετη ρύθμιση, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να μην είναι πολύ ζεστοί ή κρύοι, προκαλώντας δυσφορία και απόσπαση της προσοχής όπου δεν θα είναι σε θέση να επικεντρωθούν στο έργο που έχετε.
