Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης παρέχει ακριβείς και έγκαιρες οικονομικές πληροφορίες για σκοπούς εσωτερικής διαχείρισης. Παρόλο που τα συστήματα αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν εγχειρίδια και βιβλία χαρτιού, τα περισσότερα συστήματα στο σημερινό επιχειρηματικό περιβάλλον βασίζονται σε προγράμματα ή εφαρμογές λογισμικού λογιστικής. Τα συστήματα αυτά παρέχουν οικονομικές ή επιχειρησιακές αναφορές για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ώστε να λαμβάνουν αποφάσεις. Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης μπορεί επίσης να ενσωματώνει και να εκπληρώνει τους στόχους του τομέα και της εταιρείας.
Κεντρική Συλλογή Πληροφοριών
Τα λογιστικά συστήματα πληροφοριών συλλέγουν πληροφορίες για διάφορους σκοπούς σε μια επιχείρηση. Μεγάλες οργανώσεις χρησιμοποιούν συχνά αυτό το σύστημα για τη συγκέντρωση και την οργάνωση οικονομικών και άλλων πληροφοριών από πολλαπλές επιχειρηματικές υπηρεσίες ή τμήματα. Ένα λογιστικό σύστημα μπορεί επίσης να ωφελήσει οργανισμούς με διάφορες εθνικές ή διεθνείς τοποθεσίες. Αυτό το σύστημα επιτρέπει την ηλεκτρονική μεταφορά πληροφοριών από πολλές πηγές σε μια κεντρική τοποθεσία όπου οι λογιστές συγκεντρώνουν και επεξεργάζονται αυτά τα δεδομένα. Ορισμένα συστήματα μπορούν επίσης να συλλέγουν πληροφορίες σε μορφή πραγματικού χρόνου.
Επιταγές και ισολογισμοί
Οι διαχειριστές λογιστικών βιβλίων και οι εποπτικές αρχές χρησιμοποιούν ένα λογιστικό σύστημα πληροφοριών για να διαχωρίζουν τα καθήκοντα και να διασφαλίζουν ότι υπάρχουν έλεγχοι για διαφορετικές λογιστικές λειτουργίες. Λογαριασμοί πληρωτέοι, εισπρακτέοι λογαριασμοί, μισθοδοσία, χρηματοοικονομικά στοιχεία του τμήματος, πάγια περιουσιακά στοιχεία και αγορά κάθε εργασίας υπό ξεχωριστές ενότητες σε ένα προηγμένο λογιστικό σύστημα και απαιτούν ατομικές διεργασίες και διαδικασίες χειρισμού. Κάθε μία από αυτές τις μεμονωμένες ενότητες τροφοδοτεί συνοπτικά δεδομένα στο γενικό μητρώο, αλλά επιτρέπει ελέγχους και ισορροπίες του συστήματος στην πορεία. Μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές από μεμονωμένες ενότητες για να διασφαλιστεί η ακρίβεια των δεδομένων προτού μεταφερθούν στο γενικό μητρώο της εταιρείας.
Βελτίωση της ροής εργασίας
Η βελτίωση της ροής εργασίας σε μεμονωμένα τμήματα συχνά επιτυγχάνεται με την εφαρμογή ενός συστήματος λογιστικής πληροφόρησης. Τα τμήματα εκτός λογιστικής πρέπει να κατανοούν τον τρόπο επεξεργασίας κρίσιμων πληροφοριών μέσω του συστήματος εσωτερικών οικονομικών πληροφοριών της εταιρείας για διάφορους λόγους. Τα έγγραφα προέλευσης - όπως τα τιμολόγια, οι εντολές αγοράς, οι εκθέσεις δαπανών των εργαζομένων, οι κάρτες χρόνου για εισροές μισθοδοσίας, οι λογαριασμοί και τα έντυπα απόκτησης περιουσιακών στοιχείων - πρέπει να βρεθούν όλοι από τον εντολέα στη λογιστική υπηρεσία.
Ανάλογα με το λογισμικό, το λογιστικό σύστημα απαιτεί να εισάγονται χειροκίνητα στο σύστημα μια ποικιλία πληροφοριών για διαφορετικά μέρη της διαδικασίας. Αυτό συχνά καθορίζει τη ροή εργασίας άλλων υπηρεσιών όσον αφορά την επεξεργασία των οικονομικών στοιχείων. Διαδικασίες και διαδικασίες που οριοθετούν σαφώς τις απαιτούμενες πληροφορίες, τα βήματα για την επεξεργασία αυτών των πληροφοριών και τη διαδικασία έγκρισης, τη βοήθεια για τη μείωση της πλεονάζουσας εργασίας και τη διασφάλιση ότι η λογιστική υπηρεσία έχει τις απαραίτητες εγκρίσεις για τη διεκπεραίωση των οικονομικών δεδομένων.
